高校人事檔案管理工作的特點與作用探討

楊富霞

（新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南 新鄉(xiāng) 453006）

高校人事檔案管理工作的特點與作用探討

楊富霞

（新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 河南 新鄉(xiāng) 453006）

學(xué)校的人事調(diào)動、科研成功、教學(xué)活動會產(chǎn)生大量的資料，這些資料蘊含著大量的信息，是學(xué)校的寶貴財務(wù)，甚至指導(dǎo)著學(xué)校后期的發(fā)展規(guī)劃的制定，具有較高的利用價值。人事檔案管理就是對上述資料進行系統(tǒng)、專業(yè)的管理，防止重要資料被劃折、抓破，減緩資料的老化，實現(xiàn)長期儲存、利用。

高校；人事檔案管理工作；特點；作用

高校人事檔案的管理是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)之一，但長期以來高校人事檔案管理工作存在著領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問題。另一方面，隨著時代的發(fā)展，高校人事檔案要求增加一些新的內(nèi)容，只有完善檔案運行機制，規(guī)范管理程序，才能從根本上解決這些問題。本文首先探討了高校人事檔案管理工作的作用，接著詳細論述了當前高校人事檔案管理工作的特點。

一、高校人事檔案管理工作的作用

人事檔案的真實全面準確可靠地反應(yīng)教職工的發(fā)展?jié)摿Α⒐ぷ髂芰Γ歉咝９芾韺恿私饨搪毠さ幕厩闆r的渠道之一。作為國家人事檔案的組成部分，高校人事檔案詳實地反映了教職工在校期間的教學(xué)、科研和社會活動的實踐情況，能真實反映教職工的工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、管理水平、教學(xué)水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于學(xué)校挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為學(xué)校人才發(fā)展計劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。面對日益競爭激烈的辦學(xué)環(huán)境，學(xué)校只有充分發(fā)揮了自身的人才優(yōu)勢，并根據(jù)自身的人才儲備情況做出了最合理的中、長期發(fā)展計劃才能卻確保學(xué)校能保持市場競爭力、社會影響力，而人事檔案管理是高校合理利用人力資源的保障。

二、高校人事檔案管理工作的特點

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)對高校人事檔案的重視和支持是先決條件。就目前的實際情況而言，在進行檔案管理的過程中，由于領(lǐng)導(dǎo)忽視高校人事檔案管理的重要性，高校人事檔案的管理的混亂和無序的狀態(tài)已經(jīng)持續(xù)很長一段時間，對高校人事檔案的后期管理工作帶來了嚴重的挑戰(zhàn)。隨著社會的發(fā)展，社會各界對人事檔案管理水平的要求越來越高，這就使得高校人事檔案的管理工作需要更大的投入，管理需要創(chuàng)新和改進。

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視人事檔案管理工作，并不斷地在人力物力上給予支持，自動更新對人事檔案管理的認識，加強對檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)操守的培訓(xùn)。高校人事檔案管理工作應(yīng)由檔案管理中心主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭主抓，增強重視程度。及時更新硬件設(shè)施，缺少的及時補充，在各個中心配備專門的檔案庫房、采購檔案基礎(chǔ)設(shè)備，切實改善檔案工作環(huán)境

2.管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)不高

檔案員是高校人事檔案管理工作的實際操作者，人事檔案管理工作對其業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)的要求的非常高，他們直接決定著高校人事檔案管理工作的成敗。但是，實際的情況并不容樂觀，很多高校檔案員并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達到預(yù)期的標準。所以加強高校人事檔案管理隊伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切[1]。

對高校檔案員的專業(yè)技能和職業(yè)操守進行培訓(xùn)，使其達到并滿足現(xiàn)代高校人事檔案管理對檔案員的要求。建立完善的培訓(xùn)機制，使得檔案管理工作能不斷地學(xué)習(xí)到國內(nèi)外先進的專業(yè)知識和技能，借鑒新的培訓(xùn)模式和方法，加強檔案檔案員專業(yè)素養(yǎng)和團隊意識，建設(shè)一個專業(yè)的高效檔案管理工作人員。同時，加強對檔案檔案員職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，增強高校檔案員的事業(yè)心、上進心、細心以及責(zé)任心等，建設(shè)一個優(yōu)良的團隊，此來有效的提升整體檔案員的積極主動性，提升職業(yè)道德修養(yǎng)。

3.管理技術(shù)滯后

社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展催生了大量的以及以計算機為核心的聲像技術(shù)、多媒體、軟件應(yīng)用在各個機構(gòu)上的投入和使用。但是大部分的高校人事檔案管理機構(gòu)仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關(guān)資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術(shù)革新意思，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在高校中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。

高校人事檔案的管理工作不能被信息化、科技化浪潮拋在身后，要做時代的弄潮兒，革新觀念學(xué)習(xí)新的科學(xué)技術(shù)，并運用到具體的工作中去，讓檔案管理工作并入到信息的高速公路上，同時優(yōu)化整合資源加強資源的再利用[2]。所以我們首先應(yīng)建立并完善高校人事檔案計算機檢索管理系統(tǒng)，并詳細地在計算機上記錄下每份檔案的編號、題名，格式應(yīng)簡單且具有統(tǒng)一性。其次創(chuàng)建行之有效的計算機借閱管理工作流程，并完善預(yù)約、查找、借閱以及統(tǒng)計工作細節(jié)。再次創(chuàng)建計算機統(tǒng)計分析系統(tǒng)，即調(diào)查統(tǒng)計分析高校人事檔案管理工作的實際開展情況，達到量化管理和統(tǒng)計監(jiān)督的目的。最后將高校人事檔案存進硬盤縮微化，實現(xiàn)大量儲存高校人事檔案信息的目的，實現(xiàn)自動化智能化管理。

4.服務(wù)意識薄弱

隨著社會發(fā)展的需要，檔案開放程度的有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會效益。服務(wù)性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)[3]。龐大復(fù)雜、知識密集是檔案管理事務(wù)的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作的需要檔案管理人員事有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

對此，檔案管理人員除了要具備廣泛扎實的專業(yè)知識外，還要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，時刻牢記“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”的理念，不急不躁禮貌待人。檔案管理服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)專業(yè)程度的尺度，開放檔案信息資源，使其服務(wù)于社會主義經(jīng)濟的發(fā)展。檔案工作者要做到以人為本、明確服務(wù)方向、樹立創(chuàng)新意識、提高服務(wù)質(zhì)量、端正服務(wù)態(tài)度、對查閱檔案人員專業(yè)耐心，耐心細致回答解決查閱檔案的人員提出的疑問和問題。

5.數(shù)字化程度不高

人事檔案數(shù)字化是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，高校人事檔案管理未來發(fā)展的方向。數(shù)字化資源的缺少將使人事檔案的數(shù)字化建設(shè)陷入“巧婦難為無米之炊”的窘境。人事檔案數(shù)字化，是對原有的人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化，根據(jù)學(xué)科組成、科研項目、研究領(lǐng)域不同建立起特有的數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，使得人事檔案的數(shù)字化建設(shè)成為可能，那些擁有豐富數(shù)字資源的人事檔案館更容易提升管理的科學(xué)化水平，發(fā)揮其最大的功能效益。加大人事檔案的數(shù)字化能有效提升人事檔案的管理水平，為學(xué)科建設(shè)、項目研究提供更好的服務(wù)，提升在高校管理中的地位。為了更方便查閱，應(yīng)對數(shù)字資源進行細分，通過合并、分類、整理來方便查閱。此外，應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案館自身的優(yōu)勢，走“獨立建庫、有機連庫、特色服務(wù)、資源共享”的發(fā)展模式。這樣既可以節(jié)省人力物力，又可以實現(xiàn)進一步提升數(shù)字化水平。

6.人事檔案歸檔的科學(xué)性不高

人事檔案作為是高校教學(xué)經(jīng)驗、科研成果、辦學(xué)發(fā)展的“見證人”，蓋我們辦學(xué)活動的方方面面，所以人事檔案的歸檔管理非常重要，這就要求檔案員需要做大量的工作用來確保歸檔工作的順利進行，除了核查核心治療是否齊備外，還要卻把其它輔助資料的完備，人事檔案的歸檔工作最好具體化、系統(tǒng)化，確保易于操作。提升歸檔科學(xué)水平的舉措如下：

①建立相應(yīng)規(guī)章制度。為了確保人事檔案管理的順利實施，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)制定《人事檔案管理辦法》。②確定歸檔范圍和原則。通常情況下，歸檔范圍和原則由檔案的性質(zhì)所決定。在歸檔過程中檔案員要加強檢查，確保檔案符合標準化規(guī)定；確保歸檔檔案按照明細表齊套；確保歸檔檔案應(yīng)有審核、標準化、設(shè)計、批準、工藝的日期和簽署；確保無揉搓破損，圖面整潔，字跡工整。對于有密級的檔案，在交保密部門存檔之前，應(yīng)填寫《密級界定表》，然后填寫一式兩份《歸檔文件資料清單》，檔案室和歸檔人各留一份。對于特殊人事檔案，可建立特殊檔案。③堅持“四同步”管理。為了確保設(shè)備檔案的歸檔率、完整率和準確率，要確保檔案員或兼職檔案員同步參與到人事檔案管理辦法的論證、訂立以及修改中。④確定人事檔案的組卷原則。方便后期利用和查找是人事檔案的組卷原則，通常情況下由檔案員根據(jù)人事檔案的內(nèi)容、密級和規(guī)格對歸檔檔案進行組卷，并把整理好的人事檔案按歸檔年度向檔案科移交。⑤建立科學(xué)的借閱制度。人事檔案通常專業(yè)性較強，有設(shè)計圖紙、設(shè)備維修方法等，這些技術(shù)性資料最常被借用，而科學(xué)的借閱制度不僅能方便人事檔案的借閱，還能確保檔案的完整性和安全性。對此應(yīng)實行先歸檔后借出借閱制度，先歸檔后借出能督促借閱人員及時歸檔，降低檔案磨損、劃折的幾率，確保檔案的安全[4]。⑥建立有效的監(jiān)督機制。人事檔案管理應(yīng)直接由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主抓，實行嚴格的監(jiān)督機制，對人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并把檢查結(jié)果與檔案員的績效考核成績掛鉤，并在月工資和年終評獎中體現(xiàn)出來。⑦建立人事檔案信息庫。由專門的人事檔案管理人員把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)錄入電腦中，建立數(shù)據(jù)庫，方便以后的查閱和管理。⑧人事檔案信息的全程收集。

三、結(jié)束語

要做好高校的檔案管理工作，應(yīng)立足于我國事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，重視檔案的管理，加強檔案管理隊伍的建設(shè)，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作技術(shù)，完善檔案內(nèi)容，提高服務(wù)意識，進而培養(yǎng)高校人事檔案管理工作人員的進取意識和責(zé)任感，建設(shè)有專業(yè)知識和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理工作人員，使高校人事檔案管理工作走上科學(xué)化、信息化、規(guī)范化和服務(wù)化的道路。

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理，2013，(6):99-102.

[2]吳建美.高校人事檔案管理淺議 [J].江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報，2006，17(6):90-91.

[3]陳小紅.信息化視野下的高校人事檔案管理對策[J].北京檔案，2010，(10):28.

[4]陳懋曄.市場經(jīng)濟條件下對高校人事檔案質(zhì)量問題的思考[J].蘭臺世界，2012，(29):12-13.

楊富霞（1969-9）：女，籍貫：河南延津，學(xué)歷：本科：館員，主要研究方向：高校檔案管理；單位：新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。