數(shù)字化建設(shè)在高校檔案管理中的應(yīng)用

曾憲力

（湖北省宜昌市廣播電視大學(xué) 湖北 宜昌 443000）

數(shù)字化建設(shè)在高校檔案管理中的應(yīng)用

曾憲力

（湖北省宜昌市廣播電視大學(xué) 湖北 宜昌 443000）

本文闡述了高校檔案信息管理的重要意義，介紹了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題進行了說明，同時提出了改進的策略。

高校檔案；管理；信息數(shù)字化

一、高校檔案信息數(shù)字化的重要意義

（一）高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的必然趨勢

高校信息化建設(shè)的實施，數(shù)字校園的成功運轉(zhuǎn)，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變，形成了大量的數(shù)字化檔案信息。另一方面，計算機大量應(yīng)用于高校教學(xué)、科研及管理，產(chǎn)生了大量的電子文件，進而形成數(shù)字化形態(tài)的檔案信息。面對數(shù)量眾多的新型形態(tài)和載體的數(shù)字文件材料，開展檔案數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范其管理，更好地為學(xué)校各項工作提供檔案信息服務(wù)，成為高校檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。

（二）檔案數(shù)字化能促進檔案管理工作環(huán)境的改善、工作效率的提高

只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立與高校相適應(yīng)的檔案檢索軟件，便能輕松查到需要的信息資料，從而大大提高工作效率。

（三）有利于對實體檔案的保護

檔案信息數(shù)字化有利于進一步延長檔案原件壽命，降低檔案原件丟失與損壞的風(fēng)險，受到損傷的原始檔案，其數(shù)字拷貝可有補償原件的作用。數(shù)字化可以用某種方法增強原始檔案信息，或通過消除檔案上外來的污跡、斑痕等改善、恢復(fù)原始檔案的信息，還可以解決紙張脆化的檔案利用問題。

二、高校檔案信息數(shù)字化現(xiàn)狀

2000年，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中明確規(guī)定“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程，在北京、天津、遼寧、陜西、青島等地開展檔案工作應(yīng)用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的試點”。在這一方針的知道下，我國很多地方已經(jīng)開始了檔案數(shù)字化的理論與實踐研究。在“十五”期間，高校信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已逐漸普及。目前國內(nèi)檔案數(shù)字化工作還處于起步階段，對檔案數(shù)字化建設(shè)的研究正在積極探索論證中。

三、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)中的不足

（一）人才資源匱乏

檔案信息化管理需要熟練掌握教學(xué)管理和計算機管理的綜合性人才，而當(dāng)前一般都是由閑雜人員或者臨近退休的人來負(fù)責(zé)，即使有完善的設(shè)施也不能實現(xiàn)設(shè)備和人員的完美組合，充分發(fā)揮作用。有些專職檔案人員思想保守，不肯接受新生事物，對這中檔案管理信息化的方式產(chǎn)生恐懼感，認(rèn)為很難操作。而對于那些兼職檔案人員來說，檔案信息化建設(shè)的拓展必然要使其承擔(dān)更多的工作任務(wù)，從而產(chǎn)生抵觸情緒。

（二）高校檔案信息化建設(shè)所需要的基本設(shè)施不完善

高校實施檔案信息化建設(shè)必須要依靠完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，但是根據(jù)當(dāng)前高校的信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析，高校的檔案信息化建設(shè)所需要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)都存在問題。很多學(xué)校雖然購置了計算機設(shè)備，但是掃描儀、打印機等設(shè)備比較短缺。再者買檔案管理中存在著使用軟件的不同，導(dǎo)致信息的共享性不高。

（三）信息化管理的意識薄弱

學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中沒有引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視，管理了觀念落后。相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化建設(shè)的重要意義沒有清楚地認(rèn)識，對這方面投入的精力和財力不夠，導(dǎo)致學(xué)校建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施相對落后。等高校發(fā)展到一定水平了，才意識到在高校產(chǎn)生的檔案資料的價值。

（四）檔案信息的安全性不高

實施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)上存在很多不安全的因素，導(dǎo)致高校的檔案信息被泄露。檔案信息化建設(shè)過程中肯定會與網(wǎng)絡(luò)有緊密頻繁的聯(lián)系，但是在網(wǎng)絡(luò)安全方面還缺乏足夠的監(jiān)督手段，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)存在不安全因素，一些涉及到國家、個人、工作等方面的秘密信息有被竊取的可能性，安全系數(shù)較低。

四、高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)策略

（一）提升檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理人員專業(yè)化

檔案信息化管理需要熟練掌握教學(xué)管理和計算機管理的綜合性人才，因此必須加強檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識。

（二）加強硬件建設(shè)和軟件開發(fā)

針對高校檔案信息數(shù)字化管理中硬件軟件中所存在的問題，我們應(yīng)當(dāng)加強硬件建設(shè)和軟件開發(fā)工作，加大人力、財力的投入，完善檔案管理的設(shè)備結(jié)構(gòu)，加大軟件開發(fā)力度，建立統(tǒng)一的管理平臺，使信息得到共享。

（三）加強信息化管理的意識

強化高校人事檔案管理人員的信息化意識實現(xiàn)高校人事檔案管理信息化前提就是要強化人事檔案管理人員的信息化意識，提高他們對檔案工作的重視程度提高高校員工的檔案意識。

（四）加強檔案管理系統(tǒng)安全保障

在實際的管理中，學(xué)校一定要對可能發(fā)生的意外做好充分的準(zhǔn)備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案設(shè)置使用權(quán)限的設(shè)置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，既要保證機密的安全也要方便于操作和使用。

五、總結(jié)

總之，高校檔案數(shù)字化建設(shè)需要經(jīng)歷一個不斷探索、不斷進取、不斷發(fā)展的過程，只有遵循合理的原則，設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能逐步做好此項工作，才能充分發(fā)揮高校檔案信息為學(xué)校教學(xué)、科研和管理服務(wù)應(yīng)有的作用。

[1]朱玉明，琪娜.高校檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包初探[J].內(nèi)蒙古教育(職教版)，2015，01:43.

[2]劉志國.信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件[J].價值工程，2015，02:150-151.