淺析檔案管理的信息化建設

程然

（灤平縣人社局勞動監察大隊 河北 承德 068250）

淺析檔案管理的信息化建設

程然

（灤平縣人社局勞動監察大隊 河北 承德 068250）

工作業績和資料整理歸納都是通過檔案管理體現出的，是日常工作的重點之一。檔案管理需要建立良好的管理規章制度，采用書寫、影像以及電子書的形式進行規范管理。隨著社會信息化不斷進步，信息技術在不斷促進檔案管理的深化改革，想要將檔案管理更加信息化，就必須要提高工作人員積極自主信息化管理學習的新方法，努力提升積累學習知識，也要求相應的工作單位增加所需要的硬件設施，提升檔案管理信息建設水平，有助于形成全新的檔案管理觀念和水平。

檔案管理；信息化建設；硬件設施

伴隨著網絡的愈加普及化，信息技術不斷發展，中國正式進入信息化社會。檔案是相應工作單位最重要的組成部分，而檔案管理則是每個工作單位最為重要的內容，以前傳統式的人工書寫管理已經不再能夠適應社會發展的步伐。就如今而言，信息化檔案管理是通過利用當代信息技術對資料進行管理、儲存以及開發，在此過程中對電子檔案加強管理和使用，這是信息化檔案建設重點任務。在信息社會發展同時，檔案管理信息化建設對我國經濟發展起到了很大作用。在信息化發展背景下，檔案管理對學校、企事業單位管理起到了很大的作用，是學校、企事業單位工作中不可缺少的一部分。

一、在信息化下檔案管理內涵及分類

在信息化下的檔案管理主要是利用以電腦為主的智能工具進行加強資料的整理、采集、運用和開發研究。檔案信息創建主要包含了：網絡運用、數字儲存以及標注化建設。中國現如今正處在信息化迅速發展的當下，加強檔案管理建設對中國經濟社會發展起到了關鍵性作用。

二、檔案信息管理具有哪些意義及作用

（一）檔案信息管理能體現資源共享

在全球經濟一體化的今天，檔案資料信息化創建也被提上了日程，這是實踐檔案資料共享的實際需求。檔案信息創建可以打破信息用戶之間堵塞的通道，快速促進信息資源的運用、儲存、傳遞及開發，真正實現信息資源之間的共享。

（二）檔案信息是發展檔案工作新標志

過去傳統檔案管理的方法是用手書寫，而這種方法已經無法滿足當今信息快速發展需求，現在無論是檔案管理事業從內在需要或者是外觀條件全都在發生著巨大轉變，要改變“管檔案，收檔案”這種傳統做法已經勢在必行。工作人員應當在工作中，主動減少對檔案信息化發展負面影響的弊端，采用對檔案管理適用的工作方式，促使社會發展和檔案信息管理工作相結合的一體發展。

（三）檔案信息是信息改革的新需求

過去傳統的檔案管理事業，重點是在于需要工作人員對檔案進行人工書寫、采集、整理、保存及應用，人力投入比較大，但是效率欠佳，然而在檔案信息化管理之后，具有明顯的優勢。不僅提升了檔案存儲數量，并且可以減少對人力注入，可以更加節約資源，提升工作人員的工作效率，這一改革更加適合于對信息建設迅速發展的當下。

在中國經濟快速發展，科技多種多樣的環境下，發展檔案管理工作這一重點事業，能夠使企業單位在社會經濟發展中起到積極作用。而檔案管理的特點是：檔案是一些單位進行管理及業務工作時的考察依據；是單位進行生產研究的參考憑據；是進行科學探究的條件基礎；是進行宣講教育的鮮明材料。

三、新時代時期對檔案信息管理有哪些要求

網絡信息迅速發展的現在，檔案相關工作人員應當充分認識到檔案信息創建具有著重大作用，更應當著重加強信息化檔案意識，提升對檔案管理的工作效率，全面開展信息化管理的各項事業，可以促進檔案管理信息化創建迅速有效地開展。就現在而言要提升檔案信息創建技術水準，應當遵守這樣幾點：一、需要配置完善的信息硬件設備，例如，電腦、掃描機、打印機、交換器以及服務器等等之類，使用研究開發出的系統軟件，將檔案管理工作人員進行集體培訓，使工作人員對新系統軟件熟悉之后，從實際點出發為完善軟件提供合理且寶貴意見。二、將檔案內容及目錄進行有效地數字管理，這是最基礎的電子檔案管理工作，對各個部門移交的資料進行匯總并整理，從信息資料源頭開始，創建統一一體的數據資料，避免出現重復性，提升工作者的工作效率。三、對可能在網上可以查詢到的檔案資料進行加密設定，以公開，內部，秘密，機密以及絕密區分開來，這樣有助于公司的重要資料不被泄露。并且對查詢者的信息進行網上實名登記，根據不同的人提供不同程度的資料查詢權限，以此來保證上網查詢的安全性。四、檔案工作者及管理人員要培訓全面的各項技能。管理檔案工作者應當明確自身的工作職責及責任，要對檔案工作這份事業非常重視，要調節自身，努力提升自己專業知識，更加適應以后檔案管理工作信息化的不斷創新。檔案工作者不僅可以自學更可以利用業余時間去參加相關的專業培訓，充分利用各種方式，用較短時間快速全方位掌握和自身工作相關的技能與知識，為以后自己自身發展創造有利條件。

四、結束語

綜上所述，就如今社會不斷發展進步，信息化也愈加普遍，檔案管理也更應該要由傳統的管理方法轉變為信息化的管理。人事資料檔案管理信息也愈加繁瑣和復雜，但是卻具有重大意義，因此必須要加強對于檔案管理的信息化創建。在檔案管理概念基礎上轉型的同時，更需要建立完善的管理檔案信息化制度規范，提升工作人員的工作效率，提高檔案管理的安全性，更充分的利用檔案管理的信息化作用和實效性，真正達到檔案信息化管理的目標。

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