提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

王蕾

（河北省區域地質礦產調查研究所 河北 廊坊 065000）

提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

王蕾

（河北省區域地質礦產調查研究所 河北 廊坊 065000）

檔案是重要信息的集合處，因此對檔案進行科學管理意義重大，可以幫助國家、地區或是單位更好的對信息作出處理。信息技術的發展為檔案管理提供了新的發展途徑，這也使得檔案管理水平進一步提高。目前我國的檔案管理體系還不夠完善，有關部門并沒有意識到這項工作的重要性，管理系統中存在許多漏洞，制度也尚待完善，需要制定一系列的法律條文來規范管理行為，進一步提升檔案管理者的工作素養。為此，首先要提高各部門對檔案管理的重視程度，完善相關體制，充分利用檔案，多管齊下以提高檔案管理水平。

檔案管理；科學化；路徑選擇

1.提升檔案管理科學化水平的意義

隨著時代的進步和發展，傳統的管理方法已經不足以解決目前的檔案管理問題，因此要采取科學的方法和手段提高檔案管理水平，建立健全相關機制，制定一系列的制度條文以規范檔案管理流程，提高檔案管理工作水平。對檔案進行科學化管理是為了迎合時代發展的需求，互聯網將人類帶入到信息時代，人們的生活已經發生了翻天覆地的變化，網絡滲透在生活的每一個領域。面對如此大批量的信息，僅靠傳統的檔案管理方法是不夠的，必須提高工作效率，采用科學管理手段，應用現代技術快速完成管理任務，這樣一來不僅能夠降低工作人員的勞動強度，還能夠幫助人們進行更加便捷的信息查詢，最大限度的發揮檔案的作用。

2.目前我國的檔案管理體系存在的不足

2.1 重視程度有待提高

目前國家已經意識到了檔案管理的重要性，但是許多小地方和單位卻對此不以為意，對于他們而言，檔案工作并不具有現實意義，無法產生現實可觀的利益，無法推動經濟的發展，所以常常忽視檔案管理工作。主要表現在對文獻資料的保管不夠及時細致，甚至將檔案管理看作無用功，沒有給予檔案資料足夠的保護，致使許多信息無故缺失，這些都是檔案管理的弊病，也是檔案管理體系需要完善的地方。

2.2 檔案管理制度不夠健全

在很多人看來，檔案管理工作不具有實際意義，所以工作人員也只是應付了事，而沒有根據規定的流程完成任務。在很多地方，檔案管理就是工作人員的個人極記憶，即便付出了實際行動，也沒有按照相關的規定進行歸檔和保存。制度的不健全主要表現在缺乏規范，只有用制度和規范進行約束，才能夠推動檔案管理實現科學化和先進化。

2.3 檔案管理員素質有待提高

在實際工作中，檔案管理工作并沒有得到應有的重視，檔案管理員也因此成為一個邊緣職業，單位在安排人員對檔案進行管理的時候都表現的比較隨意，常常會安排一些年紀比較大、不適合在原來的工作崗位上繼續勞動下去的人來管理檔案，這些人對現代技術的利用水平大多比較低，檔案管理技能和水平也一直停滯不前。再加上對檔案管理工作沒有正確的認識，不知道檔案管理的意義和目的是什么，也不知道如何做好歸納和整理，久而久之就導致檔案管理工作一團糟。所以說，檔案管理人員的素質有待提高。

2.4 檔案利用率不高

從我國目前的檔案管理現狀來看，大多數檔案被保存下來之后很少被啟用，這導致檔案的利用率非常低。許多地方的檔案館都是封閉的，外來人員很難進入其中，更別說查詢相關信息了。即便對外開放，也只是開放一部分檔案，想要進行細致查詢還是有一定難度的，這樣一來檔案的意義便不復存在，其價值無法得以體現。檔案存在的意義在于利用過去的資料解決當下的問題，亦或是對未來做出合理化的預測，倘若這些檔案無法得到利用，那么它的存在就是沒有意義的。

3.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

3.1 給予檔案管理足夠的重視

就一個單位而言，要提高全員對檔案管理工作的重視程度，領導層首先要起到示范作用和主導作用，建立健全單位內部的檔案管理機制，并將責任落實到個人。對于專門的管理部門，要強化對工作人員的培訓，幫助他們樹立正確的管理觀念，用心完成檔案管理工作，避免出現紕漏，提高檔案管理工作的科學化、規范化程度。檔案管理工作流程復雜、任務繁多，為此需要各個部門的配合。為此，要提高全員參與熱情，鼓勵全體員工在日常的工作學習中自覺的保存資料，降低檔案管理人員的工作壓力。

3.2 建立健全檔案管理制度

高水平的管理有賴于制度的規范，隨著時代的發展，檔案管理模式也得到了相應的轉變。要想做好這一工作，就必須制定一系列的規范來對檔案管理人員進行約束，細化對入檔的范圍、內容、方式、環節的規定，盡可能的做到面面俱到，不留漏洞，對檔案的入檔、存檔以及出檔進行明確的規定，建立科學有序的管理模式。在科學技術高度發展的情況下，檔案的管理工作也要順勢而行，對傳統管理模式進行大刀闊斧的改革，對空白處進行補充和完善。

3.3 采用新技術進行檔案管理

時代的進步帶來了大批嶄新的技術，要想做好檔案管理工作，就需要對技術進行及時更新，采用更加現代化的模式進行管理。充分利用網絡技術、云技術對現有管理模式進行改進，用技術推動管理工作的進步，保證檔案得到安全的保管。與此同時，還要有效利用多媒體、電子文本等媒介，轉變傳統的紙質存儲方式，將信息輸入到更為穩定的環境中。

3.4 強化人員培訓，提高管理者的素質

要想做好檔案管理工作，就要培養一支水平高、技術強的管理隊伍。為此，需要對從業人員進行定期或不定期培訓教育，讓他們意識到檔案管理的重要性，意識到自己肩負的責任，這樣才能保證在實際工作中認真負責。為此，要從兩個方面對管理人員進行培訓。首先，要幫助他們提升業務素質，了解檔案管理的基本知識，具備相應的能力，在此基礎上提高對新技術的應用程度，在制度規范下對檔案進行管理。此外，要進一步提升檔案管理人員的責任意識，推動他們全身心的投入到這項工作中。

[1]王育蘭.對有效提高檔案管理科學化水平的探討[J].辦公室業務. 2014(11).

[2]張曉玲.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].辦公室業務. 2014(11).