論干部檔案的規(guī)范化管理

楊強

（寧陽縣人力資源和社會保障局 山東 泰安 271400）

論干部檔案的規(guī)范化管理

楊強

（寧陽縣人力資源和社會保障局 山東 泰安 271400）

干部檔案是對干部個人能力、工作成績、行為品德、工作態(tài)度等綜合素質(zhì)的真實記錄，是人才信息的重要組成部分。隨著我國人事制度改革的不斷深入和對干部人才要求的不斷提高，我們必須實現(xiàn)干部檔案的規(guī)范化管理，推動人才管理工作的快速發(fā)展。

干部檔案；規(guī)范化；管理

筆者在個人多年理論研究和工作實踐的基礎(chǔ)上，對于“干部檔案的規(guī)范化管理”這一話題提出個人的見解，歡迎大家批評指正。

一、提高認(rèn)識加強宣傳

干部檔案管理在人事管理工作中占據(jù)重要地位，各企事業(yè)單位一定要加大干部檔案管理的宣傳力度、提高從主要領(lǐng)導(dǎo)到普通干部的檔案意識：

首先，各企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識到干部檔案管理的重要性，將干部檔案管理作為單位的重要事項來抓，為干部檔案管理提供制度支持、人才保障和物質(zhì)保障。

其次，要革新檔案管理人員的工作理念、提高他們的責(zé)任意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，提高干部檔案管理水平，使干部檔案管理與單位的人才儲備和人才管理有效結(jié)合起來，共同促進(jìn)企事業(yè)單位的長足發(fā)展。

最后，提高普通干部對干部檔案管理的認(rèn)識。近些年來，隨著人事改革的不斷深入，個別干部對于干部檔案管理的意識變得越來越淡薄，這給干部檔案管理工作帶來一定的困難。缺乏廣大干部的積極配合，干部檔案管理工作難以規(guī)范開展。

二、完善制度依法治檔

干部檔案管理工作是一項長期而復(fù)雜的工作，牽涉到人事材料的收集、整理、保存、借閱等各個方面。因此，要想實現(xiàn)干部檔案規(guī)范化管理，就需要完善相關(guān)管理制度，以《檔案法》為基準(zhǔn)，細(xì)化工作條例和管理細(xì)則，使干部檔案管理工作有法可依、有章可循、按章辦事、規(guī)范管理。例如，建立檔案管理責(zé)任制，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，提高檔案管理的效率。

三、嚴(yán)格收錄妥善保存

（一）信息篩選鑒別真?zhèn)?/p>

要想實現(xiàn)干部檔案規(guī)范化管理，首先要嚴(yán)把材料準(zhǔn)入關(guān)：

首先，鑒別材料真?zhèn)巍８刹繖n案材料收集完成后，檔案管理人員要對材料內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行嚴(yán)格審查，確保材料內(nèi)容的真實性。如發(fā)現(xiàn)偽造或涂改的材料信息，需及時向上級部門匯報，維護(hù)干部檔案管理的權(quán)威性和純潔性。

其次，審查材料價值。檔案管理人員在鑒別完干部檔案材料真?zhèn)沃螅膊荒軐τ谒胁牧隙颊諉稳眨歉鶕?jù)材料的用途和價值對材料進(jìn)行篩選，對于重復(fù)的、無效的材料及時進(jìn)行清除，將有價值的材料收錄進(jìn)來。

最后，完善材料內(nèi)容。在干部檔案材料篩選過程中，往往出現(xiàn)材料缺失或遺漏現(xiàn)象，對于這種問題檔案管理人員要及時發(fā)現(xiàn)，并進(jìn)行補充和修正，確保干部材料的完整性。

（二）準(zhǔn)確分類科學(xué)排序

檔案管理人員要對材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類和科學(xué)排序，使干部檔案管理具備條理性和系統(tǒng)性：

首先，準(zhǔn)確分類。檔案管理人員要根據(jù)材料的內(nèi)容、用途和時間階段對材料進(jìn)行準(zhǔn)確分類，使所有材料都分門別類、規(guī)范保存，方便材料的保管和借閱。例如，高校入學(xué)通知書、成績單、登記表等在校材料要歸屬到第四類學(xué)習(xí)材料體系當(dāng)中，而入黨申請書、思想?yún)R報材料、推薦材料等需要歸類到第六類黨建材料當(dāng)中。

其次，科學(xué)排序。對于干部檔案材料進(jìn)行科學(xué)排序和合理編目，能夠提高檔案材料的查找和利用效率。一般來說，干部檔案材料排序有如下幾種：按照時間順序排序、按照材料內(nèi)容重要程度排序、按照材料收集順序排序、按照材料更新順序排序。無論那種排序方式，都需要撰寫詳細(xì)的目錄，方便對材料進(jìn)行查找和調(diào)閱。

（三）材料復(fù)制技術(shù)加工

干部檔案材料經(jīng)過長期保存和多次借閱之后，容易出現(xiàn)頁面破損、字跡模糊等現(xiàn)象，此時要求檔案管理人員完成以下工作：

首先，材料復(fù)制。對于殘損的材料要及時抄錄，將缺失的內(nèi)容補充進(jìn)來，始終保持材料的完整性。

其次，技術(shù)加工。在干部材料當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)紙張規(guī)格各異、載體材料不同等現(xiàn)象，這就要求材料管理人員一方面統(tǒng)一紙張規(guī)格，通過剪裁、轉(zhuǎn)錄、裱糊等形式，使材料規(guī)格整齊劃一，在方便材料管理的同時，也增加材料的美觀性；另一方面，針對材料中出現(xiàn)的金屬、塑料、布料等物品，要進(jìn)行妥善處理，防止損害其它材料文件，延長檔案的使用壽命。

（四）審核校對慎重入庫

在干部檔案材料整理完成后，要對材料內(nèi)容反復(fù)校對核實，確保材料內(nèi)容無誤后，按照目錄的順序?qū)⒉牧涎b訂成卷，并規(guī)范書寫檔案所屬人的姓名、檔案號等信息，完成歸檔工作。

（五）按章借閱跟蹤管理

首先，按章借閱。隨著人事管理制度的改革，在檔案借閱方面也出臺了一些新的方法和政策。檔案管理人員一定要嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行檔案借閱制度，嚴(yán)格審查借閱人的身份和用途、規(guī)范檔案借閱手續(xù)和流程，確保干部檔案的安全性和保密性。

其次，跟蹤管理。檔案借閱必須要有期限限制，檔案管理人員在期限內(nèi)也不能放松對檔案的跟蹤管理，一旦逾期，必須即刻上報主管部門，追查檔案下落，確保檔案安全、準(zhǔn)時歸檔。

四、完善手段增強技術(shù)

為了提高干部檔案管理水平、合理利用和開發(fā)檔案資源，檔案管理部門還應(yīng)該充分利用計算機、掃描儀、打印機等先進(jìn)的設(shè)備和手段，提高檔案材料收集、管理和利用的效率，并通過建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案實現(xiàn)信息化管理。

五、結(jié)束語

綜上所述，干部檔案的規(guī)范化管理，關(guān)系到干部人才的培養(yǎng)與任用，關(guān)系到人事管理體制的改革與發(fā)展，希望通過本文，能夠引發(fā)大家對干部檔案管理的思考與討論，大家交流溝通、共同進(jìn)步。

[1]錢慧君.關(guān)于人事檔案管理工作的幾點思考[J].中國檔案，2009(5).