從機構考核談計量技術檔案管理

于富

（牡丹江市事容環境衛生科學研究所 黑龍江 牡丹江 157000）

從機構考核談計量技術檔案管理

于富

（牡丹江市事容環境衛生科學研究所 黑龍江 牡丹江 157000）

檔案管理既作為機構參與工作考核的主要憑證，又反映出了計量技術機構和計量活動的達成狀況。通過各個檔案文件我們能夠重現計量技術機構的各種計量活動過程。檔案管理和機構運行是相互關聯而存在的，二者缺一不可。在機構運行的基礎上做好相關檔案的管理工作，除了可以顯示出技術機構運行的情況，方便工作人員及時發現并調整運行過程中存在問題的體系，使所有工作有序進行以外，還為日常檢定工作的溯源和改進提供了主要憑證和強大動力。在計量事業發展的同時，檔案管理也發揚著其日益重要的作用。該篇文章將圍繞計量技術單位該怎樣安排有限的人力資源，做好各項檔案管理工作，保證在使常規工作有條不紊的進行的同時，能妥善保管各種工作檔案來談談自己的理解。

機構考核；計量技術；檔案管理

1.明確人員職責，確保崗位進一步落實

因為計量技術機構人力、資金等多方面因素的影響，一人身兼數職，一名檢定員身兼多個計量項目的情形時有發生。一些重要崗位必須按照計量機構考核規范的要求來設立質量管理體系而不能因為機構中人員的缺乏去減少崗位的數量，指定好主要的技術質量管理人員并使他們對自己的崗位職責有所了解，對于不同文件的編制、審核和批準既要明確相關的人員又要對他們簽字授權的范圍進行規定。只有這樣才能保證體系的正常運行。

通常情況下由業務部門的主管來對計量技術機構的檔案進行管理，因為機構編制質量體系文件的主要依據之一就是充裕的檔案信息，所以檔案管理部門必須任命一名做好歸檔、登記以及年度審查文件資料等工作的專職（或者兼職）人員來提示檔案管理的相關人員在檔案管理的環節中有哪些疏忽的地方以此來保證檔案管理工作在運行的過程中準確無誤。

2.建立完善的文件控制程序，確保各種文件得以有效控制

計量技術單位用來表明該單位在施行質量管理體系時將所做工作的文件疊加在一起就叫做管理文件。它除了涵蓋質量手冊（包括質量方針和目標是怎樣構成文件的）、程序文件以外，還包括記錄表式、作業指導書和其它管理性質的文件。計量技術機構舉行各種質量活動都以文件管理為基礎，因此，機構內部職員都必須遵循各自的工作法規。機構質量管理體系是否有效和適宜是根據體系有沒有達到其所規定的質量方針和目標以及是否為進行質量更新提供保障來評價的。

計量技術機構以計量標準考核規范為條件，按照每項計量標準來設置的文件集（涵蓋規程規范、技術報告和證書記錄以及制度等主要文件）就叫做技術文件。計量技術機構以機構設置的各個計量標準來展開各個工作。機構開展量值傳達工作以技術文件為技術憑據，在確保保持計量標準技術狀態平穩以及確立正常的工作秩序的同時，也詳盡的反應了技術計量標準的情況和檢定工作的進展狀況。

要想以文件的批準、發布和作廢等步驟來設立健全的文件控制程序對其進行有用的限制，就必須按照法定計量機構考核規范的要求來做，更要保證它的完善性、準確性和有效性。因為計量技術機構文件管制主要在管理文件方面存在著薄弱環節，所以應該在管理方面使文件的發放和作廢環節得到增強，以此來保證各個管理文件都是有用的版本，這樣做的目的是為了規避新版本發放后，作廢文件依舊還在投入使用并被混淆的狀況發生。

3.各項記錄隨日常工作進行，盡可能避免完成工作后補記錄的現象

我們實施有效的采集、控制、保存和整頓等措施是因為計量技術機構平常工作過程的痕跡是通過多樣的記錄來展現的。質量和技術記錄是計量技術機構記錄的兩大構成部分。管理性記錄、管理評定記錄、抱怨處置記錄、人員培訓與考核記錄、預防改進措施記錄等組成了質量記錄，它記錄了機構曾經進入過的質量活動，包含了計量活動的所有步驟。與質量記錄不同，檢測原始記錄、環境監管記錄、能力考證記錄、計量穩定性考核記錄、運行檢測記錄等則組成了技術記錄。它是數據的檢驗記錄和成績的觀測記錄，它將計量檢驗、考訂、測驗工作的全部流程真實的反映了出來，技術記錄只有包含充裕的信息并和監測過程同時進行，才能將追溯和處理的根據提供給量值傳遞過程。

4.對照考核規范細則規范檔案的分類管理

計量技術機構加入實驗室并得到認可的根基就是檔案管理工作。它將全面的質量和技術提供給了考核工作。計量技術機構除了設立質量體系以外，還設立了一個專門的網絡來管理檔案。這樣做一方面使計量活動工作的質量得到了保障，另一方面也使檔案管理的工作質量得到了保障。既在文件和記錄重要性的方面增加了職工對其的認識，又在檔案方面提升了全體員工的意識。在文件和記錄的支配過程方面，實驗室認可考核準則對其提出了新的條件：技術機構管理檔案時應該按照相關的條例來進行規范，以實驗室認可考核細則和管理體系的目錄為準繩來將檔案挨個編號并進行分類，之后將不同的文件和資料分門別類的進行填充，這樣我們按照考核細則目錄來搜索檔案時便一清二楚。

5.結語

質監部門的基礎崗位就是計量技術機構，它擔負著多項重要職責（如監測企業計量工具、管理區域能源計量、計量管理等）。因為考察工作目標和提升體系運行情況都以工作的檔案資料中的憑證為基礎，所以我們要把工作的重心放到檔案的管理工作上來。要想讓檔案管理工作向質量體系效勞，達成質量目標及方針的愿望從而使體系的運作得到保障，就必須使檔案管理工作和各個平時實行的工作平起平坐。使檔案管理的水平切實提升，將質量放在一個更高的水平點上，貫穿檔案管理的始終將是我們的長期目標。

[1]申秀云.計量標準與計量標準器的穩定性考核[J].品牌與標準化，2012，(10):10

[2]暢秋菊.從機構考核談計量技術檔案管理[J].中國計量，2011，(9):46-47