淺論學校校檔案信息化的應用

張莉英

（哈爾濱輕工業學校 黑龍江 哈爾濱 150000）

淺論學校校檔案信息化的應用

張莉英

（哈爾濱輕工業學校 黑龍江 哈爾濱 150000）

伴隨著我國信心技術的進步與發展，文件檔案的計算機管理已經非常重要了。建立高校檔案信息化管理是當今高校檔案管理的必要的。學校檔案的信息化理克服了以往復雜的工作環節。本文則針對學校傳統師生檔案管理系統的缺點，提出了實現學校師生檔案管理信息化管理的方法，以及對現在高校檔案的信息化應用存在的現狀進行分析和研究。

檔案管理；信息化；特點

隨著信息技術的快速發展，檔案進行了快速的發展，傳統的檔案管理存在一些缺點與不足，這樣已經無法滿足人們的需求。檔案的信息化管理變得越來越重要了。同時，對學校檔案管理的要求也變高了。信息化管理加快了檔案管理進行的速度，減輕了檔案管理人員的壓力，重要的是方便了人們的信息的查找。與此同時，還能達到人們對檔案管理保密性的要求。改變了傳統檔案管理的方式，這樣使我國檔案管理更進一步。

1.傳統學校檔案管理的不足

學生檔案管理在一個教育單位非常重要的，也是不可或缺的。它的內容對于學校的決策者和管理者來說都非常重要，所以學生檔案管理系統應該為使用者提供非常多的信息，以供他們選擇，同時還有簡單方便的查詢手段。然而，從古以來，人們都是使用傳統人工的方式來管理學校檔案，這種方式存在著很多的不足和缺陷：

1.1 低效率

傳統的方式來整理學生檔案會花費很多的時間，因為大量的信息人們整理起來非常艱難，嚴重降低檔案管理工作人員的工作速度。

1.2 易透漏信息

以前，人們使用傳統的方式來整理資料，由于接觸的人比較多，這就使學生檔案的信息容易泄露，保密性降低。

1.3 查找，更新不容易

使用傳統的檔案管理方法，一旦文件積累時間長，將會積壓大量的檔案文件，對于工作人員來說，增加了查找與更新信息的難度。

2.信息化檔案管理的特點

2.1 信息化管理的方便性

現代化檔案管理應用是用電腦來處理的，可以對檔案進行分類，使人們更方便的查詢，以獲得自己所需要的信息。同時電腦內有大量的內存，可以存儲大量的檔案信息，并可以通過電腦技術對檔案進行修改，從而使管理工作更加有效。

2.2 對檔案管理工作人員的要求變高

學校檔案工作人員必須喜歡自己的工作，熟悉自己的工作內容，這樣才能做好自己的工作。更重要的是心細，具有保密意識。除上述之外，這項工作還要求工作人員具有熟練地掌握計算機的能力，并且對所需軟件能熟練地使用。現在是信息化的時期，信息化管理是至關重要的。要想跟上社會發展，必須解決其發展過程中的問題，必須提高檔案管理工作人員的素質，使管理人員的知識面加大，調整自己的知識結構。這樣才能提高檔案工作者知識水平以適應這份工作。

2.3 檔案管理信息化應用的缺陷

現代化檔案管理工作尚處于早期發展階段，并不完善，還需要在管理過程中不斷的改進并加以適應。計算機技術在各個領域都有廣泛的應用。新檔案的產生伴隨很多新載體的產生，因此出現了新型檔案載體歸檔和保管的問題。國家目前沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。

3.信息化檔案管理的意義

現在我國學生的檔案管理還是使用紙質版，并沒有什么其他形式。然而，這樣的形式并不適應現在的社會了，因為耗費了大量的人力，同時也需要大量的物力。在現在的社會，傳統的檔案管理方式已經被信息化的管理逐步取代了。進行信息化的學校檔案管理有著及其重要的意義。信息化的檔案管理系統有著很大的內存，可以存儲很多的學生檔案，并且能夠有效的管理學校檔案，并且更具安全性.

4.實現信息檔案管理應用的方法

為適應當前社會經濟發展的需要，學校應近快建立起現代化的檔案管理系統，使用檔案管理信息化。

4.1 提高學校檔案管理的標準與規范

檔案信息系統的現狀是檔案標準化規范化滯后，同時應用軟件太多，讓人們無法選擇。這些都嚴重影響了信息化檔案的應用。檔案管理的信息化應用在各個方面和各個環節。那么掌握好檔案管理的標準與規范這兩者相輔相成互相促進的辯證關系。

4.2 建成學校檔案數據庫

目前檔案信息管理仍處于由文件處理向信息管理的過渡時期，建設數據庫的含義是以先進的信息技術為基礎，對資料進行科學的管理和方便的使用。

4.3 保證檔案管理工作人員良好的素質

檔案管理工作涉及到很多豐富的知識內容，為此要求管理工作人員必須具備豐富的知識含量。同時檔案管理工作人員還必須喜歡學習，能夠及時的吸收和借鑒信息化管理的一些成功的例子，及時的改變自身的管理方式，順應現在的發展趨勢。除此之外，檔案管理工作人員還需要比較高的領悟能力，服從管理，腳踏實地，認真實施學校領導的各項決定，保證學校檔案管理信息化應用的順利進行。

4.4 加強學校各部門的溝通合作

檔案室與學校信息網絡中心有密切的關系，通過資源整合，可以增加檔案室的信息量，特別是一些特殊的信息，尤其是具有學校文化底蘊的信息。用這些資料對學生進行教育。此外，檔案室也與學校各科室組室有很多的聯系，將各種資料及時上交，并且盡量將檔案資料進行專業化的處理。全校各部門進行及時的溝通與合作，把每個人平時工作中生成的信息資料及時地輸送到信息庫里，信息化管理檔案這項工作才能更加順利地進行。

5.結語

我國信息技術在不斷的發展，人們對學校檔案管理工作有著的新的要求，并且要求越來越高。由于傳統的學校檔案管理已經不能滿足人們的要求，很多學校兜使用信息化來管理學生檔案，代替傳統的檔案管理模式，使用一支高素質的管理人才隊伍，是信息技術在檔案管理工作中的運用的基礎。促進學校檔案管理，學校檔案的信息化應用是檔案工作發展的需要，隨著計算機技術的普遍，檔案管理信息化必將成為學校檔案管理的一個必要的趨勢，一個主要的發展方向。

[1]高力，高校檔案管理信息化建設的思考，中外企業家，2011

[2]張永軍，淺析圖書館員的信息素養和信息素養人，情報雜志，2004