淺析數(shù)字化檔案館的建設(shè)

閆晗

（佳木斯技師學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154002）

淺析數(shù)字化檔案館的建設(shè)

閆晗

（佳木斯技師學(xué)院 黑龍江 佳木斯 154002）

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展的加快，使得數(shù)字化技術(shù)滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，改變了人們的生存模式、工作模式和思維方式。檔案事業(yè)在這種社會(huì)大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式也受到了沖擊。因此，檔案事業(yè)想要跟上時(shí)代的腳步，就要在原有的管理體制上進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用數(shù)字化的手段進(jìn)行檔案管理，建設(shè)以數(shù)字化技術(shù)手段為主的新型檔案館。

數(shù)字化；檔案館；建設(shè)

隨著數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)采用數(shù)字化的手段進(jìn)行信息管理，使得電子文件逐漸增加。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案信息利用者的要求，其只有對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，建立完善的數(shù)字化檔案管理制度，才能充分發(fā)揮出檔案館的實(shí)際作用。因此，數(shù)字化檔案館的建設(shè)刻不容緩，其建設(shè)也是順應(yīng)了時(shí)代的潮流，符合社會(huì)發(fā)展的需要。

1.數(shù)字化檔案館建設(shè)的緊迫性

1.1 電子文件增加

各級(jí)檔案館應(yīng)該加強(qiáng)數(shù)字化的建設(shè)。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案信息化已經(jīng)成為了衡量檔案管理現(xiàn)代化水平的重要依據(jù)。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理相比，其更具有流通性，對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)也更全面，能夠通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息共享，改變了檔案的利用方式，使得檔案的利用更加方便。現(xiàn)代化的管理需求使得數(shù)字化檔案館的建設(shè)加快，數(shù)字化檔案館的建設(shè)使得檔案管理由單純的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。總而言之，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，才能夠推動(dòng)檔案管理由封閉走向開(kāi)放，最大限度的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使得信息資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，滿足現(xiàn)代化管理的需求。

1.2 形勢(shì)發(fā)展的需求

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各行業(yè)紛紛利用互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行管理和工作。數(shù)字化辦公室、電子商務(wù)開(kāi)始出現(xiàn)，給人們的工作和生活帶來(lái)了方便。與此同時(shí)，數(shù)字化的發(fā)展也對(duì)檔案管理事業(yè)造成了巨大的沖擊。首先，檔案館的館藏非常豐富，從古至今的檔案資料都存儲(chǔ)于此。檔案數(shù)量數(shù)以萬(wàn)計(jì)。但是這樣數(shù)量繁多的檔案利用起來(lái)十分的困難，因此造成了資源的浪費(fèi)。因此，建設(shè)數(shù)字化檔案館就顯得尤為必要。其次，檔案載體的更新?lián)Q代也要求迫切要求建設(shè)數(shù)字化檔案館。傳統(tǒng)的檔案載體由甲骨、絲帛轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)，但是，近幾年，檔案載體逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榇疟P(pán)、光盤(pán)，這種電子檔案的出現(xiàn)使得檔案的保存更加便捷和長(zhǎng)久，但同時(shí)也給檔案的收集和利用手段帶來(lái)了麻煩，而想要解決這一問(wèn)題，途徑只有一個(gè)，那就是建設(shè)數(shù)字化檔案館。

1.3 檔案利用的需求

數(shù)字化檔案的開(kāi)發(fā)和建設(shè)是為了能夠更加快捷、方便的將檔案資源提供給檔案信息利用者，提高檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。數(shù)字化的檔案，不受時(shí)間、空間的限制，檔案信息利用者可以隨時(shí)獲取需要的資源，打破了傳統(tǒng)檔案管理的限制，使得檔案利用更加方便、快捷。建設(shè)數(shù)字化檔案館，可以為人們提供更加專業(yè)、熱情的咨詢服務(wù)，有助于改變檔案館的形象，使得檔案館更加貼合人們的生活，滿足人們的需要。

2.數(shù)字化檔案館的特征

2.1 信息資源存儲(chǔ)數(shù)字化

數(shù)字化檔案館利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行信息資源的存儲(chǔ)，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為二進(jìn)制的數(shù)字信息存儲(chǔ)起來(lái)，這也是數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字化檔案館的信息存儲(chǔ)更加方便，也更加的節(jié)省空間。數(shù)字化檔案館將數(shù)字化后的信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，并利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播，逐漸形成一個(gè)數(shù)字檔案信息資源庫(kù)，用戶可以在網(wǎng)上輕松、快捷的獲取到所需的信息，提高了檔案信息的利用率。

2.2 空間虛擬化

數(shù)字化檔案館的建設(shè)，使得檔案館由封閉轉(zhuǎn)向開(kāi)放，其不受時(shí)間和空間的限制，最大限度的實(shí)現(xiàn)了資源共享。數(shù)字化檔案館的建設(shè)，使得檔案的資源和服務(wù)不再只是單純的館藏資源，而是一個(gè)通過(guò)連接網(wǎng)絡(luò)，將信息資源進(jìn)行傳送的網(wǎng)絡(luò)傳遞系統(tǒng)。這種空間的虛擬化，使得數(shù)字化檔案館的發(fā)展更加的全面，其在信息資源的采集和存儲(chǔ)上將不再受到物理空間的限制，用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查找所需要的信息。

2.3 信息資源共享化

數(shù)字化檔案館的最大特點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)了資源共享，打破了傳統(tǒng)資源利用的局限性，通過(guò)數(shù)字化手段使得各檔案館實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)，信息的采集和存儲(chǔ)更加的方便快捷，構(gòu)建了一個(gè)巨大的信息利用空間。

3.數(shù)字化檔案館建設(shè)的途徑

3.1 統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃

數(shù)字化檔案館建設(shè)成為檔案事業(yè)宏觀管理工作的一部分，需要進(jìn)行全局性的規(guī)劃。可以考慮以檔案社會(huì)化、信息化利用為導(dǎo)向，積極采用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信手段，逐步建立以中央級(jí)檔案館為核心，省市級(jí)綜合檔案館為基礎(chǔ)，連接全國(guó)各地各類檔案館的檔案信息資源網(wǎng)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供網(wǎng)上服務(wù)。數(shù)字化檔案館是一項(xiàng)巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，所以要統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃并加強(qiáng)館際合作，避免數(shù)字化信息的重復(fù)建設(shè)，保證數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。

3.2 提高檔案工作者的能力與素質(zhì)

人才隊(duì)伍建設(shè)是數(shù)字化檔案館的關(guān)鍵，建設(shè)數(shù)字化檔案館，必須有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。因此，數(shù)字化檔案館所需要的人才，除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關(guān)的管理知識(shí)外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是具有信息處理、分析和利用能力以及一定英語(yǔ)水平的復(fù)合型人才。各級(jí)檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式提高檔案工作者的能力與素質(zhì)，只有這樣，他們才能真正成為數(shù)字化檔案館的導(dǎo)航員、協(xié)調(diào)員、管理員和咨詢員。

4.結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足人們的需求，只有對(duì)檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新，運(yùn)用數(shù)字化的手段來(lái)進(jìn)行檔案館建設(shè)，才能夠使得檔案館發(fā)揮出應(yīng)有的作用。但是在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，要注意依據(jù)數(shù)字化檔案加工的原則，合理規(guī)劃和布局，并不斷提高檔案工作者的能力與素質(zhì)，以加快檔案館的轉(zhuǎn)型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

[1]焦新亭，呂海民等.中國(guó)石化檔案管理[M].中國(guó)石化出版社，2013年：195-197.

[2]李紅蘭.檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化管理[J].《檔案管理》，2013年第2期：54-55.