公共檔案館數字化建設的現狀分析

張宇晴

（哈爾濱市南崗區教育局 黑龍江 哈爾濱 150009）

公共檔案館數字化建設的現狀分析

張宇晴

（哈爾濱市南崗區教育局 黑龍江 哈爾濱 150009）

本文就當前檔案事業發展趨勢,以公共檔案館數字化事業的發展現狀為題，從技術、管理、法律和服務等方面存在的問題和解決措施進行論述分析，并說明了我國公共檔案館數字化的發展現狀。

公共檔案館；數字化；服務；技術；管理；法律

在數字信息化的時代背景下，信息技術和數字化成果與我們的生活和工作有著千絲萬縷的聯系。公共檔案館作為與現代化技術緊密相關的事業，不能固守過去的服務模式和工作方法，應適應社會發展和技術進步，與時俱進，不斷豐富和完善理論和實踐，以能促進公共檔案事業的健康發展。

1.基本概念界定

1.1 公共檔案館

公共檔案館是一種開放型的檔案館，是以把檔案向社會開放，以滿足社會各方面利用需求為主要目的的公共機構，包括為各級各類國家機關、企事業單位、社會組織和公民個人服務，既為黨和國家工作服務，也為一般的企事業單位、社會組織和普通百姓等社會其他方面的工作和生活服務。公共檔案館的根本特征就是全方位向社會提供服務，使館藏檔案資源為全體公民所共享。

1.2 數字化建設

“數字化檔案管理”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發布到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理的一種網絡的、新興的檔案管理技術。

2.公共檔案數字化建設過程中存在的主要問題

我國的公共檔案數字化事業在技術、管理、法律和利用服務等方面需要進一步改進完善。

2.1 技術因素

2.1.1 安全問題

在所有的信息資源中，檔案因其原始性、可靠性和憑證性，最具權威，涉及機密的檔案更是要求公共檔案館在為公眾開放提供服務的同時，需要做好安全保密工作。但在檔案網站中，安全問題不容小覷，主要有信息泄密、信息被篡改、傳輸非法信息、網絡資源錯誤使用、非法使用網絡資源、計算機病毒等問題。

2.1.2 標準問題

我國的數字化發展不均衡，或有或無，或優或劣。頒布的相關標準雖然有一定的針對性，但是涉及范圍小，數量少，而且只是對不同類型的檔案的數字化進行了技術規范，各個地區因地制宜，制定的行業標準也只適用于本地區，不能滿足地區間數字資源的溝通交流的需要。

2.1.3 互聯性差

一個地區只有一個公共檔案館，其唯一性在保護其地方資源的同時，也造成了地區之間的檔案不能交流溝通的弊端。而檔案數字化恰能實現區際間的互動，

但公共檔案館的網站互聯性較差，只能實現部分地區之間的聯系，其影響范圍遠不能滿足廣大用戶的需要和追求。

2.2 人員因素

檔案數字化是網絡技術、數據庫技術與多媒體技術的結合，對管理人員的技術能力和水平有較高的要求。而我國檔案數字化事業起步較晚，專業檔案人員中少數能熟練掌握以上技術，而掌握較全面者又不甚熟悉檔案業務，致使管理人員的配備與其工作出現瓶頸。

2.3 法律因素

在法制時代，檔案工作對法律法規具有依賴性，法規的完善是確保工作有效開展的基礎。面對數字檔案館產生的新情況、新特點，《檔案法》等相關法律法規中的一些內容已不能適應，需要及時地對其進行必要的補充和完善，才能更好地保證和促進數字化工程的良性發展。

2.4 利用服務薄弱

網絡技術發展日新月異，公共檔案數字化的出現改變了檔案部門多年來封閉半封閉的服務方式，使其能夠更快、更好地為利用者服務，對促進我國檔案事業的發展意義重大。

2.4.1 網站質量低

一是檔案網站制作粗糙，缺乏技術創新。界面質量低劣,結構單一，視覺藝術不佳。二是檔案網站內容、形式單一。從欄目的設置上看，數量偏少，缺乏層次感；內容雷同。缺乏特色，檔案專業內容不夠豐富；從查詢功能上看。多數檔案網站還沒有設立網上查詢功能，即使少數檔案網站有查詢功能。也只是用檔號等檔案專業方式來查詢，對普通利用者來說十分困難；從信息更新速度上看,多數檔案專業網站長期不予更新，不少附件內容在地址更改后沒有及時更新鏈接．導致無法打開。

2.4.2 認可度低

數字化的公共檔案館對于廣大用戶來說無疑是個新鮮事物，因為廣大用戶的認知程度和學歷水平迥異，接受能力參差不齊，對數字化成果感到陌生和膽怯。這種現象不利于公共檔案館數字化的推廣和普及，使投入巨大的數字化成果沒有得到相應的回報和效益。

3.解決措施和方法

3.1 技術措施

3.1.1 保證安全

在信息安全方面，要將公共檔案館的數字化成果做到具有保密性，保證網上數據和存儲器中數據不以非正當方式被泄露；具有完整性；可用性；認證性；可控性，防止非法利用信息和信息系統。

3.1.2 統一標準,規范技術

注重數字檔案館標準規范的相互借鑒和引用。在數字化標準規范還不完善的時候,通過借鑒檔案信息化的有關規范,還有對國際標準的借鑒、引用,另外各數字檔案館之間要開展深入溝通、學習和相互借鑒工作。

注重標準規范的體系建設,形成一體化的管理模式。檔案的數字化建設要遵循各種標準和規范,落實電子政務和檔案信息化的相互要求,形成一體化的管理模式。

注重數字信息系統的互操作性。我國數字檔案館標準建設必須要充分考慮到我國現有的情況,要在已的有信息基礎設施之上建設通用性強的標準,實現更高層次信息服務協議的統一,從而解決異構系統間的互操作問題。

3.1.3 準確鑒定

檔案鑒定是文件轉化成檔案的重要標志，是判定檔案價值大小的重要依據。鑒定工作可以保障最大限度地實現檔案數字化的核心目標——提高檔案的利用效率；鑒定工作為建立高質量的數字化信息資源庫把好質量關；對原有檔案鑒定成果的修正補充；能夠提高檔案數字化工作的效益。

3.2 人員方面

3.2.1 重視掌握信息技術人才的培養

加快從傳統型檔案管理人員向現代化檔案管理人員轉化，同時，檔案行政管理部門要采取相應措施，從政策、待遇等方面培養和激勵專業技術人才，要通過評職教育、短期培訓和學歷教育等多種渠道和方式，提高和更新在職人員的知識水平和專業技能，充分調動檔案管理人員的積極性、主動性和創造性，為推進檔案信息化建設作貢獻。

3.3 法律方面

3.3.1 對檔案著作權進行法律保護

要成功地實現公共檔案館的數字化，不僅要學好我國著作權法，而且要通曉當前國際上有關知識產權的法律規定。在建設公共檔案館數字化過程中，必須首先理解和掌握我國的著作權法，并在此基礎上把著作權法運用于實踐中。

3.3.2 對公共檔案館的數字化成果的知識產權進行法律保護

公共檔案館數字化建設中，對其中涉及到知識產權的檔案進行數字化時應防止侵權行為發生。為了最大限度地控制和防止侵權行為，保護產權人的正當權益，還必須嚴格制定法律法規，并設立相應的機構，監督網絡環境下知識產品的合法利用。