電子檔案的特征探究

賈珩

[摘 要]傳統的公文、圖書、圖像、文獻資源、商業信息等，都可由電子計算機產生和傳遞，由此產生了電子公文、電子信件、電子報表、電子圖紙等，這些都屬于電子檔案。具有檔案保存價值的電子文件，必須要歸檔保護。電子文件歸檔后即形成電子檔案。本文對其特征進行論述。

[關鍵詞]電子檔案；特征；分析

一、快捷性、共享性、高密度性

在計算機環境中，文件的形式特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，突破了紙質檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。

二、不穩定性及不安全性

由于電子檔案內容與形式的獨立性，它具有比紙質檔案更不穩定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認。電子檔案的生成形式是由實態變為虛態，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態并非完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導致檔案信息失實。此外，電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

三、不可識別性和非直讀性

紙質檔案都是采用人可識讀的記錄符號，可直接辨認出，電子檔案使用磁、光介質，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀的記錄。其收集、編制、傳輸等也必須依賴計算機的軟、硬件級數據庫與網絡系統。在載體上的數字信息經過壓縮編碼、加密等處理會產生不兼容的問題，更增加了電子檔案的非直讀性。傳統檔案在紙上書寫、修改，留有痕跡。電子檔案在機器上可任意修改而表面不留痕跡，這樣，傳統寫作中的“草稿”、“定稿”、“正本”等就幾乎不存在。電子化操作可提高檔案處理的速度，但也可能破壞檔案的真實性和可靠性，把原檔案遷移到新的技術環境中還可能導致信息的丟失和變異。

四、對機器設備和標準的依賴性

計算機更新換代很快，一般只能隔代兼容。對需要長期歸檔保存的電子檔案來說，對設備的依賴性更明顯，甚至可能出現最新的設備讀不出幾十年前的數據情況。電子文件的運作、管理是建立在一套標準化體系之上的。其嚴格程度和對系統性的要求，均遠遠超過紙質檔案的標準化體系。其制作生成、存儲、信息壓縮存儲、傳輸、查找等都要有相應的標準，標準化是電子檔案管理重要的基礎工作。

五、物理結構、邏輯結構的復雜性

檔案的物理結構是指其信息存儲于載體上的位置及分布情況，例如檔案的正文、圖形、批示、附件等各自在載體上的存儲位置。檔案的邏輯結構是指信息自身的結構，例如文件中的文字排列、章節構成、各頁的先后順序、插圖、標號等。紙質文件信息的物理結構與邏輯結構是一致的、直觀的。電子檔案信息的物理結構和邏輯結構往往不一致，同一份電子檔案中的正文、圖形、批示、附件等可不在載體上連續存放，甚至可存放在不同的載體上，而不影響其正常顯示輸出。在電子文件歸檔時，如何保持其物理結構、邏輯結構完整是保證電子檔案不被破壞的關鍵問題之一。

六、對元數據、背景信息的依賴性

元數據是指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構，硬件和軟件環境、文件處理軟件，字處理和圖形工具軟件、字符等數據。背景信息指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息。元數據必須附在文件信息中，否則將無法恢復電子檔案的原貌。紙質文件在傳遞和處理過程中離不開行政部門的實際往來和人工辦理等各種手續，其生成和運作的背景會自然地記錄在文件上，而電子檔案的運作是在網絡上進行1，操作者互不見面，體現行政背景關系的信息可能存放在其他地方，如不特意提供或補充這些元數據或背景信息，就可能給電子檔案的運作和歸檔帶來問題。

七、載體的多樣性和信息存儲的高密度性

傳統檔案記錄信息的載體是紙，變化的是紙張規格的大小。電子檔案載體有磁盤、光盤等，其存儲量大大高于過去的各種信息介質，特別是光盤，一張容量可達600MB-4000MB的DVD光盤，可存35萬張打印紙上的文字信息或10萬頁圖形信息。經過壓縮處理后的信息，在存儲時不僅可以節省大量存儲空間，如果召開視頻會議，在傳輸過程中還可減少網絡傳輸的帶寬占用。

八、信息于載體之間的可分離性

電子檔案的存放位置不是固定的，可以變化，可以從一個載體轉換到另一個載體，信息可以通過網絡傳給遠方的一個或多個接收者，其內容卻不發生任何變化。在處理保密信息時，還采取把電子檔案分解后分別通過不同的途徑傳遞，存放在不同地點的不同設備上，只是在需要時才臨時把文件裝配起來。這不僅造成電子檔案于載體的分離，也使處于共享計算機網絡資源的使用者不關心電子檔案存儲于哪臺計算機、哪個載體以及什么位置。再則，電子檔案的信息形態包括文字、圖形、聲音、影響等多媒體信息，要比紙質檔案復雜得多，不同的載體適合存儲不同種類媒體的信息，使同一份電子檔案中的文、圖、聲、像在存儲時產生載體分離現象，如果脫機保管，可能造成混亂，會直接影響其真實性、完整性和可靠性。

九、文檔信息的共享性

傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場，但電子檔案的利用可以人在異地，可以多人不受空間的限制，同時共享同一信息。可以利用協同軟件“共同寫作”，即多個寫作者在不同地點同時對同一份檔案進行寫作和編輯，共同完成檔案的制作。在連接了局域網和上了因特網后，在辦公室、家中也可利用檔案信息。

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