歸檔文件整理的組織工作要求探析

張偉

[摘 要]歸檔文件整理工作涉及到機關形成文件的各個部門，因此這項工作必須進行周密的組織和有效的監督，以保證這項工作能夠高質高效地完成。

[關鍵詞]歸檔文件；整理；組織工作

一、確定整理環節

要根據本機關的實際情況，以最大限度地保證歸檔文件的齊全完整，便于及時整理和利用，保證整理質量，節省人力、時間，提高工作效率為前提。

（一）文書處理部門立卷制度

文書部門立卷制度是我國機關文書工作中實行的一項基本制度。所謂“文書部門立卷”是與機關檔案室直接擔負立卷工作任務相對而言的。“文書部門”有時也稱“文書處理部門”，是一個比較籠統的概念，實際上，機關中的歸檔文件整理工作是由機關、部門內從事文書處理工作的人員具體承擔的。因此，我們所說的文書部門在實際工作中有可能是一個專門的機構，也有可能是某些文書、業務工作人員。

1.檔案室整理的弊端

由檔案室整理歸檔文件會產生以下弊端：由檔案室整理該歸檔的文件，整理工作幾乎成了檔案室的全部工作。盡管檔案人員花費了大量的精力，但由于他們不熟悉、不了解檔案業務工作和文件處理過程，不掌握文件之間的聯系，因此立卷的工作難度大、案卷質量也難以保證。同時，文件由業務部門隨辦隨歸檔是不可能的，這勢必造成文件的散失，歸檔文件不能保證齊全完整、另外，當年形成的文件要經常使用，如果辦完后就歸檔，每次需要時要到檔案室查閱，這就給文件的利用者帶來不便。所以往往有些人為了使用方便，到年終才將文件清理上交。這樣就加大了檔案室年終接收歸檔文件和分類歸卷的工作量。同時文件存在個人手里，極易丟失，他人又無法利用。

2.文書部門整理的優點

（1）可以充分發揮文書部門熟悉本機關、業務工作情況，了解文書處理過程的長處，提高整理的質量和工作的效率。（2）文件在本部門隨時歸卷、可以防止文件散失，有利于文件的安全保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。（3）文件部門暫存當年文件，方便了本部門工作人員對文件的查閱，也便于平時文件的收集。（4）有利于檔案室工作的全面開展。

（二）整理環節的選擇

1.集中式

即將歸檔文件整理工作集中在綜合部門或檔案部門統一進行：這種形式一般適用于小機關和基層單位；小機關因內設機構和層次少，辦公地點集中，文件形成數量不多，工作人員少，文件處理和檔案工作都集中在綜合部門（辦公室，秘書處、科），有的往往由同一人承擔。這種機關的歸檔文件整理工作自然集中在綜合部門或檔案部門，各部門辦理完畢的文件材料定期或不定期交由綜合部門的文書或檔案人員統一整理。

2.分散式

即將整理工作分散在形成歸檔文件的各部門進行。此種形式一般適用于大中型機關和單位。這些機關內部設有二三層機構，業務分工明確，文件形成量也較大，而且各部門往往沒有收發或秘書人員，可以承擔起歸檔文件整理工作。采用分散式整理工作的優點是：

（1）可以充分發揮各部門內收發或承辦人員熟悉本部門業務工作、了解文件處理情況的長處，提高整理工作質量和效率。（2）歸檔文件在本部門可以隨時辦理完畢隨時整理，既可以防止文件散失，又可以減輕年終集中整理的壓力；（3）集中歸檔之前，由文書部門或業務部門暫存當年形成的文件，方便部門內查閱利用；（4）檔案部門可以有更多的時間進行編錄、提供利用等工作，促進機關檔案工作的全面開展。

歸檔文件整理工作采用分散式組織形式時，應特別注意明確綜合性會議文件和跨部門聯合承辦的文件由誰負責整理。

3.集中與分散結合式

即將整理工作一部分集中在綜合部門或檔案部門，一部分分散在業務部門。此種形式一般適用于中型機關和單位。這樣的單位有一定的內部機構，形成的文件較多，文件處理及檔案人員多為兼職人員。具體做法是：行政、綜合性的文件集中在辦公室或秘書部門，年終在檔案室的協助下，進行整理編目：對一些業務件比較特殊的部門，如紀檢、人事、信訪、會計等形成專門檔案的部門，由其自行整理，向檔案室歸擋。

二、重視平時積累

（一）嚴格登記

收發文件的登記是文件來往的必經關口。因此，把好這一關，就能保證機關單位主要文件的齊全完整。通過登記，對來往于機關內部文件、會議文件等均逐件登記建賬，可以做到“家底清楚”、有據可查，是保證機關單位文件齊全完整的一項重要措施。登記時，不僅要對通過正常渠道傳送的文件逐件登記，而且要對外出開會、檢查工作等有關人員帶回本單位的文件材料也要認真登記，以使“賬外文件”也能及時收回，免出漏洞。

（二）及時收集

及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵。收集工作不要等到年底要整理了才進行，而應區分不同情況，明確歸檔時限。因為有些文件材料在辦文部門中留存時間太長，遇上機構變化、人事變動、工作調整時，很容易散失，造成歸檔文件不齊全、不完整。對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，應做到辦完—件收集—件；也可以采取定期清理的辦法，按月或按季度進行；此外還可進行一些臨時性的收集工作，如與保密檢查、節日清點文件以及人員、機構變動等相結合；對于一些臨時性的大型活動，特則是跨部門舉辦的會議、展覽等，在活動結束時，應將歸檔的文件及時收集起來：

（三）嚴格檢查

對收集來的各種文件材料，應針對以下各方面情況進行撿查。首先，同一事因的文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個程序，是否是生效文件。其次，文件材料是否齊全完整。同一事由的文件是否收集在一起，包括機關內部所有機構的文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齊全完整。再次，這些文件材料的字跡、用紙是否符合歸檔要求。

（四）隨辦隨歸

這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經過檢查后，應按照整理工作的具體要求，或進行完整的整理工作，或進行裝訂、蓋章等前期基礎性工作，使收集來的零散文件系統化，以便于日常工作的查閱，并為年終整理歸檔打下基礎。可以事先根據機關檔案部門統一的分類方案，準備好不同檔案盒，分別存放已辦理完畢但未整理的文件。

參考文獻：

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