淺議彩票行業檔案管理的思考

聶姍姍

[摘 要]隨著彩票事業迅速發展，行業的業務范圍、玩法調整以及行政體制、人事管理等方面都發生了一系列的變化，同時對彩票銷售、管理行業的各種檔案收集、管理、歸檔、流向工作也提出了新的問題。基于對彩票行業檔案管理的雙重性原則，給業內傳統的檔案管理工作帶來了新的課題，在新常態下，如何做好地市級體育彩票管理行業的檔案管理工作，實現傳統檔案的管理模式向現代電子檔案的轉變，勢在必行。

[關鍵詞]彩票；檔案管理；思考

一、傳統彩票行業檔案管理存在的問題

目前由于彩票管理行業的特殊性導致行業內檔案管理工作存在著不同程度的問題，具體體現在以下幾個方面：

（一）行政性與業務性高度結合，導致檔案管理難度大

彩票是由彩票中心發行銷售，彩票中心屬于事業單位，檔案管理工作也就具有行政性與業務性高度結合的特點。目前我國的彩票行業在實踐過程中（以體育彩票為例）形成了體育主管部門、財政監管部門和全國彩票發行機構三個管理系統，全國彩票系統又分為中央、省、地三級管理層次。這種行業管理體制，對檔案的管理尤其是檔案的流向工作提出了特別高的要求，一方面要符合檔案管理的基本要求，另一方面要適應彩票發行過程中游戲變革和營銷方式、營銷網點的動態變化。因此，彩票行業的檔案管理工作要想做好是需要與時俱進不斷創新的。

（二）彩票玩法與彩票市場形勢不斷變化，導致彩票管理行業檔案種類多、數量大、變化頻

近年來由于彩票行業內各項技術的不斷創新、廣大群眾物質生活水平不斷提高和社會主義精神文明建設的不斷深入，體現在彩票行業的現象就是電彩及即開彩票發行游戲種類的不斷增多，玩法更新頻率較快，催生技術不斷創新發展，彩票的市場形勢也瞬息變化，任何新游戲的上市和舊游戲的退市、各種游戲促銷方案和發行方式的改變、樣票的收集、歸檔，銷售終端每次的系統更換和升級改造等等，都涉及到檔案的收集、歸檔、管理、流向等工作。彩票行業檔案類型多、數量大、更新快以及彩票市場形勢的瞬息萬變，勢必造成彩票管理行業檔案管理的復雜化。

（三）多種管理系統的不唯一性，導致檔案管理始終不夠規范

目前，就地市一級彩票銷售管理行業來講由于各地實際情況各異，導致彩票管理行業體制建設和管理部門也不盡相同。體現在檔案管理上存在的問題也就顯而易見，主要表現在：檔案收集標準不統一如檔號不規范、案卷標題不規范；檔案的整理要求不相同，不同業務部門工作內容交叉，經常出現大部分案卷缺少卷內目錄，數據之間不盡一致；從事檔案的保管工作主體調整后由于多種原因缺乏全面細致的工作交接容易引發檔案的組卷混亂無延續性。

（四）檔案保管標準不高直接導致檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

二、彩票行業中做好檔案管理工作的一些思考

（一）提高認識，明確檔案管理工作的重要性

任何一項工作都是如此，只有被大家重視了才會有人去關注，才會從有無到有，從探索學習到逐步完善，不斷地開展起來。檔案工作也是如此，只有大家認識到了檔案工作在彩票行業中的重要性，確定科學、與時俱進的檔案管理標準，檔案管理工作才會不斷的完善、發展。檔案管理人員不斷地努力，創新，才能適應彩票事業高位運行和檔案事業發展的檔案管理體制。健全規章制度，提高管理水平，保證檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，夯實彩票事業快速發展的堅實基礎。

（二）加強學習，不斷完善工作機制，提高工作水平使檔案工作與時俱進、落在實處

辦公室作為負責檔案管理工作的職能部門，統一協調各業務部門的檔案工作，要加強對國家有關檔案工作的法律法規和方針政策的學習，科學的制定本單位檔案管理的規章制度，并對貫徹執行情況進行監督、檢查、指導。每個部門指定專人具體負責本部門檔案的收集、整理、歸檔等工作。責任明確，各司其職，為單位檔案工作順利開展提供保障。

（三）實事求是，解決歷史遺留問題

彩票管理行業創始初期，人員少，任務重。因人員和硬件條件有限，檔案管理工作未做好，近年來，隨著行業的不斷發展，完善了檔案管理工作，調整并調入人員專門負責檔案管理，使檔案工作在人員、財力和技術上都得到了空前的加強。本著實事求是的態度對以前的檔案進行了規范整理，整理過程中注重在科學化、規范化、制度化上下功夫，在文書檔案、電子文件、聲像、財會、人事等各類檔案的管理工作上做出了相應的探索和完善。

（四）與時俱進，積極推進檔案管理工作信息化建設

為使檔案工作跟上彩票事業發展的需要，我們專門邀請專家指導，虛心向檔案部門及兄弟單位請教，結合彩票系統的特點，及時配置了檔案管理專用計算機，安裝了檔案管理軟件，對近十年的檔案進行計算機錄入，并建立全部檔案的電子目錄。同時，為將來通過網絡查詢和提供利用打下基礎。

目前彩票行業檔案工作信息化建設已經走上正軌，但要想使檔案工作邁上一個新臺階不斷適應新時代的發展，還要進一步去完善、鞏固和提高，繼續快速推進檔案管理電子化，探索和建立檔案共享的制度與平臺，力爭將全部紙質檔案掃描整理歸檔；努力探索出一套電子文件歸檔、保存、利用的新方法，將檔案管理的信息化融入到辦公自動化的建設之中。通過建立健全檔案查閱、借閱制度，積極做好檔案服務工作，把便于檢索、方便利用作為確保檔案信息服務質量的前提和條件，使檔案工作與業務工作的聯系更緊密，共同為中國彩票事業的發展做出貢獻。

參考文獻：

[1]《中國產經新聞報》2011.

[2]《科技風》2008.