企業人事檔案管理新思維

蘇巧云

[摘 要]人事檔案管理是企業檔案管理的重要組成部分，是企業選拔人才、使用人才、管理人才的重要信息依據，在人力資源開發、使用、人才政策制定等方面具有極其重要的作用。因此，創新人事檔案管理，掌握人事檔案管理知識，對人事檔案的科學管理與利用十分重要，對企業的長遠發展和人才培養、競爭具有重要意義。

[關鍵詞]企業；人事檔案；管理新思維

一、企業人事檔案工作在企業發展中的作用

1、人事檔案

是社會公共信息非常重要的組成部分，人事檔案是客觀記載和反映個人經歷、德、能、勤、績、廉表現以及成長軌跡的信息材料，人事檔案工作是組織、人事、勞資等部門工作中的一個重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據。

2、對企業人才發展起到促進作用

作為人才信息載體的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績、廉等方面的綜合反映。對人事檔案重視有助于企業根據每個人才的不同特點，有針對性的合理的選拔使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，以適應企業發展對人才的廣泛需求，及時地為企業和部門推薦優秀人才，使各種人才在企業發展中充分發揮聰明才智。

3、是培育企業核心競爭力的重要工具

企業管理關鍵要素是人，首先要服務好人，才能做好管理工作。因此，現代人力資源管理必須堅持“以人為本”的理念，充分調動員工的積極性和創造性。加強企業人事檔案的管理工作，是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

4、是人力資源管理的重要手段

社會主義市場經濟條件下，各類專業技術人才的流動日益頻繁，一份翔實、完整的個人人事檔案，對于新單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。通過查閱個人的人事檔案，就可以掌握其品行、表現、以往的工作實績等要素，增加企業對所聘員工的信任程度和認可程度，是企業選用人才、晉升提拔人才的重要參考信息。

二、創新人事檔案管理方法，為企業發展儲備人才信息

l、加強檔案管理，勇于探索創新

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷及德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的；是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況及獎勵等方面的原始記錄；是個人參與社會方方面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

2、加強收集工作，完善檔案內容

收集人事檔案材料，充實人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項經常性的工作。收集人事檔案材料，政策性強，涉及面廣，難度大。它不僅是人事檔案問好門的任務，也是形成人事檔材料部門的任務，因此各方必需密切合作才能做好。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提。

3、審核檔案真偽，做好材料鑒別

人事檔案鑒定工作是按照一定的原則和規定，對收集起來的檔案材料進行審查、甄別其真偽、判定有無保存價值，確定其是否歸入人事檔案，應以高度負責的精神，慎之又慎地決定取舍。檔案鑒別工作政策性，是維護人事檔案真實性和完整性的重要保證，是保證人事檔案質量的重要環節。因此，人事檔案管理人員應堅持原則、本著向組織負責的態度，對每—份收集上來的材料進行鑒別、精選，確保干部檔案精煉、翔實。

4、做好檔案整理，提高檔案質量

檔案整理是檔案管理中重要的基礎工作，是一項經常性的工作。檔案整理必須嚴格地把好質量關，做到分類準確、加工考究、排列合理有序、裝訂整齊。要遵循檔案工作活動規律，保持檔案材料內容和時間上的聯系，能夠準確的把反映個人歷史和現實的材料整理出來，通過檔案材料整理，使檔案管理更加規范，檔案材料更加完整和真實，同時注重創新服務手段，拓寬服務領域，在提高服務質量上下功夫，確保人事檔案整體質量的提高。

三、加強企業人事檔案管理的幾項措施

1、采取得力措施，遏制弄虛作假

領導干部、人事部門檔案管理人員要認真貫徹執行黨和國家有關人事檔案管理的方針政策，堅決遏制人事檔案中弄虛作假的現象。切實做到分工明確、責任到人，定期檢查，有錯必糾。一經發現弄虛作假現象，不僅要追究填寫人的責任。還要追究主管領導的責任。

2、增強法規意識，提高業務素質

人事檔案工作者要結合國家人事制度改革和國家各項社會保障制度的完善，積極宣傳檔案管理的各類政策法規做到有的放矢，增強宣傳效果。各類人才交流中心的人事檔案工作者更要緊跟社會形勢的變化，結合國家新出臺的文件要求，破除傳統計劃經濟體制下的企業人事檔案管理觀念，樹立人力資源管理新理念。從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責的態度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務管理型轉變。

3、健全管理機構，規范檔案制度

在不斷健全檔案管理機構、體制的基礎上，要嚴把檔案管理的入口，從政治素質、業務能力等各方面進行嚴格的要求，推行企業人事檔案管理人員持證上崗制度明確崗位職責，加強日常管理。通過對檔案管理機構的規范化管理，不斷促進檔案管理的科學化、制度化和規范化建設，逐步推行計算機管理.建立各類人才數據庫，提高檔案管理現代化水平。

4、創新服務理念，優化檔案管理

在社會多元化、資源網絡化的今天，傳統的管理方法已不適應社會的需求，應堅持以服務為宗旨，以創新的服務理念為指導，采取積極措施，加大現代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現代化，檔案利用網絡化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準確的服務。