企業辦公管理現狀及發展分析

摘要：由于企業辦公管理的工作效率高低會直接影響其在企業發展中是否穩定前進，所以在現代企業的發展歷程中，越來越看重辦公管理的工作效率，企業的高層管理和相關負責人也不斷提升這方面的建設意識。文章從辦公管理對企業的重要性出發，分析了目前企業辦公管理的現狀，最后分析了企業辦公管理的發展狀況。

關鍵詞：企業管理；辦公管理；現代企業；辦公管理模式；辦公室；無紙化辦公 文獻標識碼：A

中圖分類號：F272 文章編號：1009-2374（2015）22-0168-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.22.083

在以前，很多企業大多是以紙質、人工等的方式來對辦公涉及到的一些檔案加以管理，這種辦公管理的模式不僅僅是浪費時間、人力、物力，還會給管理工作帶來許多不便。隨著計算機互聯網和信息技術的漸漸發展，企業的辦公管理模式也進行相應改革。要進行改革，就需要明確規范辦公管理的職責及其重要性。

1 企業辦公管理的重要性

辦公室是企業名下綜合管理的部門，它的主要職能就是溝通協調企業各個部門的工作。辦公室可以說是綜合性能很強的一個行政管理部門，它是企業和員工之間的溝通橋梁，承上啟下，工作的范圍廣，參與的事務多，內容也比較復雜。

1.1 協調企業各部門

辦公室管理的工作可以從企業全局發展出發考量，對于某部分重要問題可以進行研究并深入探討；辦公室可以通過把握企業各個發展的動態，從而及時地向有關部門以及企業高層管理提供最新的信息，使得決策者可以更全方位地進行決策工作，提出更符合企業實際需求的發展戰略決策；在布置企業目標時，辦公管理能夠以全局為出發點，基于符合企業高層管理要求和各部門職能的基礎上，計劃布置相關工作；在企業的日常運行方面，辦公管理應當要溝通協調好各個職能部門，從而保證相關的工作可以更加順利。

1.2 明確各個員工的崗位職責

因為企業在實際運行時所涉及的崗位工作比較多，要求多人進行分工合作完成，所以必須面向企業的工作人員及旗下部門實行崗位責任制。辦公管理能夠劃分各崗的權責職能，使得每個部門以及每個工作人員都可以各司其職，進而提高其工作效率，降低企業的產品生產時間，增加企業經濟效益。此外，辦公管理還要考核企業員工的工作，處理那些曠工、不能及時完成工作目標、損害企業利益等的員工，進而提高企業的日常生產效率，增加企業經濟效益。

1.3 信息化企業管理

伴隨著我國市場經濟的迅猛發展和信息技術的愈加創新，我國的計算機技術以及網絡數據庫技術等也有了很大的提高，與此同時，這給企業的辦公自動化信息管理工作創造了有利的條件形勢。辦公自動化技術是將信息時代的管理模式和工作方式有效地結合，能夠實現資源共享，從而提高辦公效率。將計算機和通訊技術進行有效運用，就能夠給企業建立一個高效率、高質量和高智能的辦公體系，能夠在日常辦公時給高層管理和相關員工提供更加便利的服務，減少企業人員的不必要工作量，提高員工的工作質量和效率，完善企業的內部管理工作，進而加強企業的市場競爭力。

1.4 推動企業發展

辦公室建立的出發點是給企業提供辦事的部門，究其本質，就是提高企業面對不斷發展的市場所能適應的能力。當下，在企業的發展過程中，通常都會遭受來自同行激烈市場競爭以及生存的壓力，企業要想降低這種矛盾，就要利用好辦公室職能，不斷探討并加以適應新型的市場發展。此外，在企業發展過程中，辦公室管理的工作人員還可以著眼于市場需求，力求更好地把握未來的市場需求，從而給企業的未來發展提供一個方向，進而能夠更好地引導并推動企業發展。

2 企業辦公管理現狀

我國市場經濟在不斷推進，而現代的企業制度也在不斷完善，所以我國的企業管理也有了明顯的進步。然而，現在的社會已經步入信息時代，現在的這種企業管理還是不能夠完全滿足社會發展的要求。

2.1 溝通的效率不高

（1）企業中大部分請示匯報、指令下達以及結果反饋都是語言表達，聽的人再筆錄，這就有可能由于表達能力、理解能力、記錄能力或是記憶能力存在的差異，從而使得層層傳遞的信息內容出現失真，并且沒有正式的書面內容，在重復使用信息以及共享時也比較困難；（2）地域差別，協同工作的效率較低。因為信息在傳遞過程中會出現人員外出等情況，進而導致審閱批復的周期較長，所以一些工作項目就不得不變成一個長時間等待的狀態；（3）未能有效進行日程管理。日程管理可以說是一個現代員工所必須具備的能力。有效的日程管理能夠幫助其進行更正確的判斷，讓企業整體的人力資源能夠發揮更大的作用。

2.2 管理行為規范性難以保障

（1）控制能力不好。一些領導的事務繁多，就容易忘事，會顧此失彼；此外計劃如果很多的話，但是與此相對的控制力卻不夠，這就會造成部分計劃擱置；在多個事務都需要協同時，若是缺乏有效的監控手段，就會造成這些事務長時間的停滯；（2）缺乏有效的共享手段。日常辦公的事務若沒有正式的文檔，就不能夠共享信息。共享正式文檔的途徑一般都是電話和Email，這種方式的效率較為低下。但是如果不能夠共享信息，就會進行重復的工作，從而浪費資源；（3）異地的管理成本高且效率低。傳統的異地管理大多是通過出差來實現，由此就會產生通訊費用和交通費用，積少成多，成為運營成本中的累贅。出差時的通訊條件、交通條件以及辦公條件等都會受到一些限制，會降低工作效率。

3 企業辦公管理發展分析

伴隨著信息化的逐漸普及，人們的生活方式也在發生著翻天覆地的改變，辦公管理也在逐漸適應這種發展趨勢并不斷的改革，新型的辦公模式定會逐漸替代傳統的人工管理方式。改革并重新設計企業的辦公管理的重要目標就是提高企業的辦公管理質量及效率，從而可以更好地解決企業日常工作中的問題。對于舊的辦公管理的框架結構，我們應當要全面分析企業的辦公室管理模式，從而使得企業辦公管理更加系統化、自動化，所以我們可以基于B/S結構，采用JSP面向對象技術與SQ L Server數據庫提出一個辦公管理的框架：（1）這個框架是基于B/S三層結構來建立的，可以避免C/S構架所需要的安裝和不易維護的難題；（2）這個框架利用UML建模語言，總結企業的辦公業務流程，來建立辦公管理系統的框架，可以更好地加強模塊實用性、降低耦合度；（3）這個框架主要包括會議管理、公告管理、人力資源管理、文檔管理、系統設置、通訊錄管理、論壇管理這七個部分，可以使得企業的信息傳遞更快，有利于企業的協同工作可以無紙化辦公。

4 結語

企業的辦公管理工作是一項比較瑣碎繁雜的工作，因此應當在符合市場和企業發展的趨勢下，采用更加專業化的辦公管理模式，從而加強企業科學決策。此外，還要針對企業自身的辦公特點，深入研究企業的辦公管理模式并對其優化改革，使企業的辦公管理更加系統化、科學化、規范化、制度化、規范化。總而言之，企業先進高效的辦公管理模式是企業能夠正常運轉的基礎，只有履行好辦公管理的職責，才可以保證企業的工作效率和經濟效益，才能夠更好更遠地發展。

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作者簡介：王秀蘭（1971-），女，山西山陰人，國網山西省電力公司朔州供電公司助理政工師，研究方向：政工。

（責任編輯：王 波）