論企業檔案的信息化建設

李敏

神華集團準格爾能源有限責任公司檔案館

論企業檔案的信息化建設

李敏

神華集團準格爾能源有限責任公司檔案館

隨著信息技術在企業生產和管理上的廣泛應用，在企業檔案管理發展中，強化檔案信息化管理是發展的主要方向，將現代化信息技術應用于檔案管理活動中，數字化管理檔案信息并進行利用，從根本上改變檔案管理的固有模式，從以檔案實體保管轉為數字化存儲，進一步規范檔案管理工作。

企業檔案信息化建設

隨著社會信息化程度的推進，人們的工作和生活對檔案信息的依賴和需求越來越大，對檔案工作服務的信息化要求也越來越高，傳統的檔案服務模式及其他業務環節已不斷受到新的挑戰。在檔案事業發展中，信息化建設是時代發展的必然要求，也是提高檔案現代管管理的需要，更是提升檔案工作服務水平的必由之路。神華準能公司檔案館作為準能公司檔案利用服務中心，隨著近幾年業務量的不斷擴大，查閱檔案的需求越來越頻繁，使我們在提供檔案利用上產生了嚴重的瓶頸問題。這就迫使我們需要改變原來手工提供檔案利用的傳統模式，轉而采用信息化來適應公司對檔案的頻繁利用。根據《中央企業檔案信息化建設工作指引》的文件精神，特擬定了準能公司檔案信息化推進方案。

一、企業檔案信息化建設的方法

1.檔案信息化建設的總體目標是：檔案信息化建設從理論和實踐的角度來說，是一項長期而艱巨的任務，需要進行系統規劃，使整項工作有計劃、有步驟、有重點的實施。加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設，加快推進人才隊伍建設，逐步實現檔案管理現代化和辦公自動化；依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建準能公司檔案信息網。

2.制定各種標準規范，將信息化建設納入規范的軌道。為了保證用戶在查詢和利用檔案時達到快速、高效以及簡易的目的，我們必須對檔案著錄格式、數據庫結構、網絡體系結構以及軟件接口等工作實現標準化和規范化。只有數據與軟件體系在標準和規范上統一了，才能避免檔案信息重復開發、利用率低的問題，才能避免新老信息系統連接不通暢甚至出現無法連接的問題。

3.要以人為本，加強人才隊伍建設。堅持把與檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識等列入培訓教學計劃；普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能。積極組織檔案業務人員參加檔案信息化等知識培訓，爭取人力資源和社會保障局支持。

4.建立防范體系，保障檔案信息安全。隨著檔案信息化建設的發展和檔案數字化的普及，大量的電子檔案信息出現。它們在形成、歸檔、存儲和利用等各過程環節都將存在各種類型的安全問題。這就需要完善檔案信息安全管理體制，加強對計算機檔案信息系統的管理，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；存有檔案數據庫的計算機要與一切外網實行物理隔離，要認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保檔案信息和信息網絡傳輸的安全，防止失密、泄密的發生。

二、企業檔案信息化建設的任務

1.數字化建設：企業檔案信息數字化建設是在數據庫技術、掃描技術、壓縮技術等高新技術基礎上，對傳統的聲像、紙質文件進行存儲，成為電子檔案，系統經過有序的組織，構成檔案信息庫。對于檔案信息數字化建設而言，主要包含兩方面含義：第一，檔案目錄信息化；第二，檔案全文信息化。準能公司檔案館根據館藏檔案的實際情況，依據“應用與搶救并重”的原則，通過分析與鑒定，優先選擇重要的、利用率高的、保管期限為永久或長期、保存時間較久、載體面臨損壞危險的檔案納入數字化范圍。2008年，對館藏準格爾項目總體可行性研究報告及附圖、礦區南部詳查地質報告附圖等歷史檔案圖紙21395張、文字材料9435頁進行了加工掃描。2014年又將31萬頁文字材料，5萬張圖紙納入了第二批數字化掃描的范圍，從而實現了檔案數字化工作有計劃、有步驟、有重點的實施。

2.檔案網站建設。對于檔案機構而言，基于公共信息服務網站的基礎上出現檔案網站，屬于一個站點，通常以主頁的方式開展檔案宣傳及相關服務工作。其功能主要有宣傳、交流、服務等；主要內容包含檔案工作信息、資源信息、檔案機構信息及服務信息等。2007年準能公司檔案館開發應用了網絡版的檔案信息管理系統，接收的紙質檔案全部錄入檔案管理系統，電子檔案掛接到相對應的案卷目錄上，可以從OA系統中接收檔案原文，實現了電子檔案網上歸檔、網上查詢利用等功能。

3.數字檔案館建設。在電子網絡遠程技術的基礎上，建立起數字檔案館，實現獲取檔案文件信息的目的，主要強調的是在數字化檔案管理環境中，對用戶利用檔案信息資源提供方便。主要是特點包含：首先，存在方式上，屬于無形的信息管理形式，其利用的環境也是無形的；其次，在運行方式方面，具有網絡化存取的特點；第三，在功能定位上，以存取為主。

數字檔案館與實體檔案館的關系：首先，實體檔案館的檔案為數字檔案館的建設提供了基礎；其次，數字檔案館的建設為實體檔案館的發展提出了新的要求；第三，從管理形式和服務機制方面，數字檔案館的建設要求實體檔案館必須要進行轉變，兩種檔案館是相互促進和相互依賴的關系。

三、加強檔案信息化的資源建設

對于檔案館信息化建設而言，其核心是信息化資源建設，也是檔案事業發展的物質基礎。其主要的內容包含館藏檔案電子文化的收集和接收。主要通過掃描設備將紙質檔案資料掃描成電子版文件，并進行有效的數據組織和管理。目前，我公司檔案庫已經陸續存有十萬份的工程圖紙檔案及15萬卷（件）文字材料檔案，通過長期的掃描工作，陸續將紙質檔案通過高速掃描技術轉換為電子文件，然后存儲到計算機系統內，形成檔案資源庫。主要的形式包含館藏檔案目錄中心數據庫建設及多種檔案數據庫建設。對于企業檔案信息化管理工作而言，基礎與核心就是開發與建設數據庫系統，所有信息的檢索和利用都來源于數據庫，數據庫信息的維護并不是瞬間能完成的工作，它是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。要建立和健全好數據庫則離不開領導重視、統一認識、堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合這些因素。