高校檔案管理與高校教學改革的功能互動

張海燕

摘要：以高校檔案管理在新時期的功能特點為出發點，從新時期高校檔案管理的功能精準定位入手，通過i進“精準營銷…行商”的現代營銷理念，闡述檔案管理如何為高校的教學改革服務，以實現檔案管理與現代教學趔革進行互動，提高高校檔案管理的工作效率和服務水平。

關鍵詞：檔案管理；精準定位；教學改革；功能互動

中圖分類號：G647

文獻標志碼：A

文章編號：1001-7836（2015）05-0047-02

檔案管理是高校管理的基礎性工作，是衡量一所學院辦學質量和管理效應的關鍵指標，也是高校辦學水平評估的重要數據支撐。目前，我國高校已進入全面發展的新階段，教育教學改革取得了突破性進展。與此同時，也對高校檔案管理帶來了新的機遇和挑戰，集中表現在檔案信息材料在大量增多，對信息需求的程度更深，對服務的手段要求更高。如何適應形勢的發展變化，使檔案工作更好地服務學校的教學改革？筆者認為應正確認識新時期檔案管理功能的擴展特點，引進“精準營銷”“行商”的營銷理念，以此來完善檔案信息的管理和服務功能，利用云計算技術和移動互聯平臺，并做好與高校教學改革的功能互動。

1 新時期高校檔案管理功能的再認知

1.1 檔案管理信息收集功能的外延擴展

傳統檔案管理主要局限于紙質檔案、各種介質的聲像及電子檔案。而隨著現代技術的發展和對教學內容和課程體系的改革，建設國家精品課程、實施“質量工程”、人才培養模式創新、建設實踐和實驗教學示范中心、“教學名師”表彰、建設優秀教學團隊、高職高專人才培養工作水平評估、校企合作、政產學深度融合、項目化課程改革等在教學改革工作中形成的各種檔案信息材料，都是最具開發潛能的一部分室（館）藏。

1.2檔案服務管理手段的拓展

在擴大室（館）藏的同時，檔案部門就學校改革信息利用快和數量多的情形下，可以更多地使用現代信息資源。隨著互聯網和云技術的引進，檔案管理可以通過更加先進的網絡技術進行精準服務。在權限范圍內，利用者可以通過現代手段，隨時隨地接收、查閱檔案信息，不必再恪守檔案部門固定的作息時間、地點。檔案服務由室（館）內拓展到了室（館）外的任何角落，并通過引擎搜索，使傳統檔案室（館）中原來分散、零亂的信息，經過提煉、整理、編輯出二次信息，使檔案用戶在短時間內可以掌握某一問題的詳細資料，從而取得較好的利用效果。云計算技術的應用，使檔案管理的服務功能正由傳統原始直接的服務向多樣化的信息服務轉化。

2新時期高校檔案管理功能的精準定位

2.1 現代檔案服務對象的精準定位

高校檔案服務對象主要為三個方面：一是學院各級管理部門，二是學生及教師，三是學院以外相關部門。如何提高檔案服務的效率，主要體現在如何對服務對向進行精準定位，向他們提供和開發有價值的信息材料，服務于技能應用性人才的培養。其關鍵是要引進“精準營銷”的理念。即在新的發展時期，職業院校要與企業深度融合、與政府密切協作、與社會廣泛接觸已是高校多元化發展形態，要使雙方達到相互了解，相互認可，就需要提供各自的檔案信息材料。在這樣的環境下，檔案服務對象擴大了，包括本校畢業生、企業員工、政府官員、評估專家、同級或兄弟院校領導、國外友人以及社會各階層人員。如果檔案管理仍然采用原來的服務模式，不能實現全面精準定位，那么很難改變傳統檔案管理的實效。

2.2現代服務理念精準定位

傳統檔案部門的服務理念主要是“坐商”式的被動服務理念，檔案管理效率低，使用者牢騷滿腹，效果不明顯，這與現代高等教育跳躍式發展及追求高效率的要求相去甚遠。現代檔案管理服務理念需要引進“行商”的營銷理念。檔案工作人員必須利用各種渠道，“為檔案找利用者”“送信息上門”，開展主動服務，讓檔案信息在管理者與使用者之間無障礙地傳遞。一方面發揮現代檔案功能效率；另一方面通過引進“行商”式營銷理念，可以讓檔案信息使用者從多角度、全方位地感知檔案管理部門及人員是真心為他們服務，從而增加他們的愉悅感，提高他們的使用效率。而且讓信息使用者主動向檔案管理部門提出他們的想法，檔案管理者可以利用這些反饋意見，變被動服務為主動服務，發揮現代檔案“精準營銷”的服務功能。

2.3檔案管理室（館）藏的精準定位

檔案管理的出發點和根本目的，就是收集和管好檔案，最大限度地滿足學校發展建設的需要。高校檔案室（館）是永久保存學校檔案的基地及科學研究和各方面利用資料的中心。新時期，高校的室（館）藏，應實現質與量的統一，以教學檔案為中心，兼顧黨政類、科研類、基建類、儀器設備類檔案和人事、會計等專門檔案，以滿足利用者多元化的利用需求。同時還應收集聲像檔案、實物檔案、電子檔案等，館藏還應具有學校特色，如人才培養模式、專業設置、重點學科建設、實訓基地建設、著名人物等，實現高校檔案館藏的準確定位。

高校的檔案館藏現狀不容樂觀，經常是“保存的檔案沒人要”“需要的檔案找不到”，造成檔案信息供求關系不平衡。一方面檔案的容量在逐年遞增，另一方面使用者卻反饋找不到自己需要的信息。如何解決這些矛盾？其最有效的辦法還是應該從檔案部門健全館藏體系，擴大館藏容量，優化館藏結構做起，尋求通過網絡與同類院校建立起完善的檔案信息共享機制，實現館際互借的有效機制。

2.4檔案管理人才的精準定位

現代高校檔案部門普遍面臨著現代管理及技術人才匱乏的問題，尤其是云技術和互聯互通、二維碼管理等方面的人才；同時，也缺乏具備為各種專題和定題服務，進行檔案材料的深層次開發的能力的人員。針對目前高校檔案管理人才匱乏的現狀，除了應該重視對現有館員專業教育和技能常規的培訓、轉變服務理念和業務素質以外，還應該采取脫崗進修的方式挖掘現有人才的潛力，引進高素質、高技能的專門人才。

3新時期高校檔案管理與高職教育教學改革的功能互動

3.1 檔案管理服務于教育教學改革

新時期高校檔案管理功能的顯著變化是如何利用現代管理技術，包括移動互聯網技術、云計算技術，建立檔案信息管理平臺，整合傳統檔案，按照用戶需求，重構檔案信息服務體系。體現在教育教學改革方面：第一，明確檔案管理與教育教學改革互動的重要意義，建立與時俱進的新理念，做好主動服務工作。第二，針對學校各層次檔案信息使用者的特點，借鑒精準營銷的思想，構建精準利用服務平臺。如領導需要把握全局的信息，了解和掌握國內外關于高校建設發展最前沿的教育思想、教育觀念和教育措施；教師要掌握先進的教學方法、教學技能，要根據人才培養目標制定教學計劃、教學大綱、建立試題庫；學生要利用自己的學籍材料證明自己的學歷和身份等，根據不同需要，建設相應需要的館藏。第三，增加必要的投入，完善檔案管理軟件和硬件建設，建立起覆蓋全校范圍的檔案信息服務系統，以及一批大容量的、有特色的、規范化的、標準化的檔案信息數據庫，實現資源共享，進一步開發數字信息資源，實現檔案信息的數字化管理，便于查詢和檢索。第四，承擔培養利用者信息素養的職責，教育和引導利用者有效地利用學校檔案信息資源，維護它的完整與安全。第五，培養各部門兼職檔案員，對利用者開展專題服務，特別是對教師開展信息服務。同時，及時引進專業人才，為實現現代檔案管理功能提供人才保障。

3.2檔案管理引領教育教學改革的新發展

現代檔案管理要符合于時代的變遷。目前高等教育出現了許多的新特點，國家對于教育改革多以文件和項目的方式下達。因此，檔案管理在與學院教學改革的互動中，首先，要把握住文件的主體精神，利用檔案管理中政策的先知先覺功能，及時接收和傳達最新信息，并及時進行檔案匯編，利用網絡技術和移動互聯網技術，將有關方針政策及時傳遞給廣大教師和相關管理部門，為學院決策服好務。其次，要對廣大教師在教學改革中所形成的各類成果及信息，例如專業設置、重點學科發展、人才培養模式、精品課程建設（包括微課、慕課）、師資建設、示范性高校建設、實驗實訓基地建設、項目化課程改革、招生就業等問題進行調研、篩選、整理，編輯出帶有指導性的關于國內外同類院校的教學經驗、社會對高職教育的需求等方面的參考資料，為管理層決策提供事實依據。第三，利用檔案信息交流平臺，實現院際間檔案信息交流和互借共享。

總之，高校全面推進教育教學改革的新時期，帶給學校檔案管理工作的機遇大于挑戰，主動尋求新的功能定位和移動信息資源建設模式，與時俱進，做好教育教學改革各項服務工作，是體現高校檔案管理存在的意義和價值的重要途徑。