90天導入精益辦公

文＝楊 凱

（作者為唐道述精益戰略顧問）

通過前期在一些公司開展精益辦公的經驗，我們一定要在前三個月取得比較明顯的快速突破，辦公室的同志比車間的同志難度更大，因為知識越多難度越大，所以快贏就變得非常重要。

在精益新常態的背景下，越來越多的企業在推進精益生產，但隨著精益生產的逐漸開展，僅僅在生產領域推進精益，顯然效果是有限的，所以大家思考如何把精益思想延伸到非制造部門。

通常我們在一個典型的辦公室環境，會看到一些癥狀，類似我們到醫院看病一樣，比方說我們對工作進度把控不清，需要大量的溝通、郵件交流，每天參加很多的會議，同時這些會議大家感覺時間還是很長，辦公室工作效率比較低，人很多，做不了事，同事和同事之間互相不了解對方的工作內容，以及如何協作，辦公室各自為政，平時缺少溝通，改善的意識和文化就很難談起了，所以這些癥狀都是我們在辦公室會碰到的。有了這些癥狀，那么我們應該如何去開展工作，下面先跟大家分享一個案例。

長安汽車信息管理部推進精益辦公的一個案例。這個信息管理部是干什么的？信息管理部是僅次于戰略規劃部的一個重要部門，大家都知道汽車工廠有很多信息化的事情要做，信息管理部將近三百人的團隊，負責長安汽車整個信息系統的構建，每年要做很多項目維護和運行維護。這個項目是信息管理部的部長提出來的，出現的癥狀和剛才講的非常相似，這個三百人團隊每天工作很忙，對整個的工作進度難以把握，每次開會都開很長時間，得不出很好的結論或者措施，于是他們希望導入精益辦公。精益辦公做了哪些事情呢，主要做了三件非常重要又簡單的事情。第一個我們叫OBEYA目視管理，也就是把核心的業務流程完全地梳理一遍，并且用目視化的方式進行展現。看上去非常簡單，其實非常復雜，因為把業務流程、管理的邏輯以及問題的解決和處理都要形成目視化的管理的話，那么需要相當多的時間。第二是對核心流程包括會議形成標準化的作業。第三是大家比較熟悉的，在辦公室開展5S的活動。基本上以這三條線為主開展之后，從部級每周溝通開會4.5小時下降到1個小時，部下面有很多處，處級每周1小時降到每周0.4小時。大家會看到類似的問題，在很多辦公室都會存在，那么我們就研究一下Why和What都需要做哪些事情？

為什么要精益辦公

首先我們先談第一個為什么，我們從范圍來談，大家看為什么要推進精益辦公呢？在生產車間大多數公司都開展精益了，但是在公司的七大環節即市場、工程設計、生產計劃采購分銷，包括后臺部門，如果是服務業，會計公司律師事務所，軟件公司這些環節都沒有開展，所以在范圍層面采取精益辦公是非常重要的。

第二個為什么要精益辦公，我們從財務層面來看，大家知道辦公室有很多的成本，在損益表上可以表現為管理費用上，通過這個精益辦公，從領導角度說可以降低辦公的流程成本，也可以減少出錯率，縮短辦公流程的時間，這是從財務角度來思考為什么要精益辦公。

第三我們從人員層面上來思考，按照大型的跨國企業外資企業，在工廠所占的人數有可能占公司所有人數一半都不到，大部分人都在市場營銷，工程設計、采購等部門，如果只要工廠實施精益，那么大量非工廠人員就沒法參與精益的過程了。

第四我們可以從流程角度來切入，看為什么要做精益辦公，大家會看到整個公司流程，我們收到原材料到倉庫然后生產配送內部物流，外部物流直到客戶那里，這是物在流，那么更重要的對企業來說是上面的信息流，包括訂單、工程設計、采購、生產計劃和供應商信息的傳遞，所有這些都是信息在流，所以僅僅改物流，沒有信息流配合的話，那么這種改進是非常有限的。

第五，我們從文化方面來闡述，大家看到影響一個公司的文化的人往往是坐在辦公室的，比如說我們公司推進5S，車間5S做的很好，但是你一到辦公室，文件紙張到處都是，那么這樣的企業改進文化很難建立，你在辦公室傳遞出負面信息，放大作用是10倍，如果我們在辦公室開展5S，那么這個正向效果也是有10倍，所以在辦公室開展精益，對企業的改進文化起到一個非常重要的作用，因為大多數領導都在辦公室，因為他影響一個企業的感情文化。

剛才從五個角度來闡述為什么要做精益辦公，為什么要花這么多錢、這個時間研究這個Why，因為領導要搞清楚為什么做這件事，他才會有動力去做這件事，所以大家要花大量的時間先在Why這個層面搞清楚，或者說在團隊里面形成某種共識。

開展精益辦公的5層模式

下面我們進入What，精益辦公的核心是源自TPS精益生產系統，理論上講要對TPS要有深刻認識，TPS不僅僅是一組的工具，我們要研究一個系統；不僅僅是一個系統的部件，更重要的是要研究這個系統部件和部件是怎么銜接的，大家看到有兩根柱子準時制、自動化，這些內容都是非常重要的。

在具體的辦公環境中開展精益活動，那么我們要分析一下不同類型的辦公環境，大概分成三類，第一類：重復性活動比較多的交易形辦公，第二：項目型的辦公環境，第三：就是后臺型，行政辦公型的，那么這三種辦公環境所對應地開展精益導入模式會有所區別，在交易型辦公環境交易重復比較多，JIT的作業，這些流動作業就非常重要了。在項目型的研發里，整個項目的過程管理，我們看到長安汽車的信息化項目中有大量的項目管理、目視管理、任務看板，這些工具就比較重要了。那么一般典型的行政辦公環境大家都比較熟悉，辦公5S、目視化管理、標準化等等都可以順利展開。

通過前期在一些公司開展精益辦公的經驗，我們一定要在前三個月取得比較明顯的快速突破，樹立信心才能為后面的工作打下基礎，辦公室的同志比車間的同志難度更大，因為知識越多難度越大，所以快贏就變得非常重要，在推進距離上，把它總結為5層模式，在90天內最好能按照這個5層模式快速推進，分成基石、標準、績效、優化、模式。

我們先從第一個開始，基石辦公5S，很多企業不停在做辦公5S，非常重要的是我們要理解，推進辦公5S目的在哪里，不同的目的推進的手法不一樣，在90天推進當中，我們通過辦公5S進行投石問路，投石問路問什么？第一個，是不是可以讓大家從簡單的辦公5S中獲得收益，獲得收益之后，大家形成了習慣，做了精益之后大家就可以取得很大的效果，那么在心理上會形成一個優勢，為下一步打下一個好的基礎。第二個通過辦公5S我們也可以測試在這個辦公區域，在這個部門難點在哪里，哪些人是比較困難的，哪些事是比較難做的，為什么會是這樣？為下一步確定攻堅點，需找方向和難點，目標不是大掃除，總體目標是你在30秒鐘找到任何想要找的物品，這個物品最好可以相互找。那么30秒鐘也可以作為這個區域的領導來評估指導這個區域的檢查的手段。

第二個我們在辦公室建立標準作業，這個標準作業對辦公室來說是比較難的，辦公室不是車間，要樹立這個標準的概念的話，我們要去從哪里入手，總是先從簡單的入手。哪些是比較簡單的，比如大家會看到我們每天都要用的東西：傳真機、復印機等，都可以建立比較簡單的標準，幫助大家可以迅速地學會，甚至建立維護的標準作業，提醒大家定期換墨，從簡單的設備的標準作業入手，辦公室推進首先要吸引大家有興趣，能嘗到甜頭，然后進入最關鍵的會議的標準作業。這個會議標準作業是很多領導非常關注的，大家知道一個企業每天好多會議，會議的標準作業可以按照高效會議的指南進行會議的標準，包括會議前中后的標準來實施。最后就是在流程上了，流程可以影響到我們后面的關鍵技巧，特別是在一次性的項目型的，流程就變得非常重要，對流程的梳理，流程過程的目視化就是非常重要的，用書面的形式寫下來，流程圖需要有固定形式固定下來，為第三步打下基礎。

第三層，流程梳理完成之后，我們需要對區域或者這個區域有幾個團隊，每個團隊都要建立目視管理，分成哪幾個目視管理？第一個是績效的目視管理，這個團隊到底有哪些目標和指標，要做績效目視管理，第二是團隊的目視管理。這個團隊的人員職責、訓練、問題的解決，我們要進行目視化管理以及工作流程的過程目視管理。第三個過程的目視管理是重中之重，銷售、工程設計、過程的目視管理非常重要。采用的形式主要是目視的溝通管理板，目視板和管理板的特點大家知道和一般的宣傳板內容是不一樣的，宣傳板的內容是不動的、靜態的，管理板的內容是動態的，是經常要更新的，所以我們要建立團隊的目視管理板，以這種形式開展。

第四層我們在流程清楚之后，我們采用一些流程的分析工具，來分析我們工作的流程，通過流程分析找到一些核心的問題，采用結構化的問題解決方法，PADC問題不斷的解決方法，不斷提升我們的績效。有好幾種流程圖，從高度來看，把它分成四個高度。一般在頂層會用SIPOC來確定流程圖的分析范圍，因為很多的辦公流程，部門和部門之間有邊界；那么在高層，可以采用架子流圖來分析部門或跨部門的核心流程。當跨部門流程很多的時候，還有一種叫泳道圖，來幫助分析跨部門的核心流程。如果再細節地看中層甚至底層的話，我們一般會針對流程不同層級選用相應的工具或進行組合，來進行有效分析。對于問題的解決方法，不同的公司是采用不同的方法，典型的是A3報告會比較多，要看公司用什么結構化的問題解決方法，核心是PDCA。

第五層叫開放式辦公，打破不同邊界，打破小組的邊界。特別是項目型的團隊，其中有兩個點，第一個就是要去掉隔板，最好是領導別有單獨辦公室，對于很多的隔板能夠去掉。第二是站立式辦公，也就是桌椅都是可移動的，帶輪子的，可以隨時組合用的，沒有完美的辦公布局，根據不同的項目，不同的任務，進行臨時的組合。開放辦公雖然概念很好，但是很多企業在文化上會有一些限制。在前90天內，開放式的辦公暫不導入，因為開放式辦公涉及到公司的文化改變，推進風險較大，所以放在后續開展。通過十二周精益辦公開展，團隊可以總結一下得失，為后續全面開展做好準備。

總而言之，大家會看到精益辦公不僅僅可以用在生產性企業內的后臺研發銷售部門，在一些服務性的企業也是完全可以應用的。例如在上海陸家嘴金融區投資公司導入精益辦公，通過流程改善、目視化、建立會議的標準，提升企業的運營效率。精益辦公是企業全面推進精益管理的重要基石，通過精益辦公的推廣將精益思想延伸到非制造部門人員，讓企業每一位員工都能學習精益、參與改善、不斷進步。