紙質(zhì)檔案數(shù)字化質(zhì)量問題研究

賴麗珍

摘 要：隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的快速發(fā)展，信息化越來越受歡迎，因此迎來了檔案工作發(fā)展的新機(jī)遇，檔案數(shù)字化孕育而生，重視檔案數(shù)字化的質(zhì)量問題，對(duì)推進(jìn)檔案管理工作具有重大意義。本文主要針對(duì)紙質(zhì)檔案，從控制其數(shù)字化質(zhì)量的重要性、質(zhì)量問題產(chǎn)生的原因、應(yīng)對(duì)質(zhì)量問題的舉措等方面對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行簡要闡述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化質(zhì)量;產(chǎn)生原因;控制措施

一、控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要性

在當(dāng)今快節(jié)奏發(fā)展時(shí)代，查詢檔案原件已不能滿足日常工作需要，這就對(duì)檔案工作提出了更高要求，信息化為檔案數(shù)字化提供了技術(shù)基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化質(zhì)量問題也引起極大關(guān)注。在檔案數(shù)字化的建設(shè)過程中，由于在認(rèn)識(shí)、技術(shù)、管理等方面的不足，出現(xiàn)了許多質(zhì)量問題，不免讓人對(duì)數(shù)字化檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及安全性等方面產(chǎn)生懷疑，使得數(shù)字化建設(shè)工作大打折扣，嚴(yán)重影響到檔案工作的意義和地位。

二、產(chǎn)生檔案數(shù)字化質(zhì)量問題的原因

1.檔案原件的質(zhì)量問題突出。檔案由于形成時(shí)間和紙張材質(zhì)等的差異，使檔案原件字跡明晰程度不一，破損程度不同，修復(fù)后數(shù)字化效果欠佳;還有一些檔案原件本身就是復(fù)印件，存在著內(nèi)容蒼白、色澤明暗不平衡以及紙質(zhì)不適應(yīng)掃描等各種問題，容易出現(xiàn)掃描文字識(shí)別率低、圖像模糊、圖像上出現(xiàn)多重陰影等多種情況。

2.工作人員的素質(zhì)不高。高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才隊(duì)伍是關(guān)鍵，在日常工作中，由于工作人員對(duì)數(shù)字化工作認(rèn)識(shí)不到位，操作起來隨意性大，可能導(dǎo)致在檔案掃描過程中漏掃或重復(fù)掃，隨意更改數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫和目錄庫未能建立有效連接，發(fā)現(xiàn)問題也不能及時(shí)返工處理等情況，敷衍了事，從而影響了數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性，使數(shù)字化檔案失去原始記錄性和憑據(jù)作用，導(dǎo)致數(shù)字化檔案質(zhì)量得不到保障。

3.數(shù)字化檔案安全性難以保障。在數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)，任何疏漏都會(huì)引起檔案數(shù)字化的安全問題，若在數(shù)字化加工過程中系統(tǒng)存在漏洞，那么就極易受到病毒、木馬、黑客等攻擊，會(huì)造成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)被修改、被竊取，從而出現(xiàn)數(shù)據(jù)亂碼、無法識(shí)別等現(xiàn)象。而且，在系統(tǒng)的更新?lián)Q代期間進(jìn)行的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，也易導(dǎo)致重要的檔案信息發(fā)生變化甚至丟失的現(xiàn)象 。另外，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)若未實(shí)施多套備份，一旦工作人員的操作失誤和設(shè)備故障也同樣會(huì)引起安全問題。

4.數(shù)字化軟硬件操作不正確。在進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)，未根據(jù)檔案原件實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整設(shè)備參數(shù)，未統(tǒng)一數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)格式，未能正確使用加密技術(shù)，導(dǎo)致對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換、讀取時(shí)易造成信息丟失，無法讀取等缺陷。

三、應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化質(zhì)量問題的舉措

1.在檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備中，一是要選擇適宜的數(shù)字化設(shè)備。根據(jù)數(shù)字化對(duì)象的不同，要充分考慮設(shè)備自身各項(xiàng)參數(shù)，同時(shí)數(shù)字化設(shè)備投入使用前要進(jìn)行測試，避免在數(shù)字化過程中造成檔案原件損毀。二是明確檔案數(shù)字化的范圍。在選擇檔案進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，應(yīng)先對(duì)檔案情況進(jìn)行梳理鑒別，結(jié)合成本、價(jià)值、利用率等因素，優(yōu)先選擇“高齡”的、價(jià)值高、利用率高、具有特色的檔案進(jìn)行數(shù)字化，而不是單純采用“拿來主義”，造成諸多浪費(fèi) 。同時(shí)，要先對(duì)受損檔案原件進(jìn)行修復(fù)，保證檔案原件信息的完整性和準(zhǔn)確性，以免影響數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。三是加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)。目前檔案數(shù)字化工作大多是委托給專業(yè)的檔案公司，數(shù)字化工作人員的素質(zhì)參差不齊，因此，在正式上崗前，需對(duì)人員就設(shè)備技術(shù)、安全風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量問題等方面進(jìn)行培訓(xùn)，提高思想認(rèn)識(shí)，明確任務(wù)分工，將工作質(zhì)量與績效考核掛鉤，以減少數(shù)字化過程中的人為失誤。

2.在檔案數(shù)字化過程中，要注意操作方法，避免檔案原件遭受損毀，根據(jù)檔案原件實(shí)際情況對(duì)掃描設(shè)備做出相應(yīng)的調(diào)整，確保掃描后的文件圖像與檔案原貌保持一致，字跡清晰且不失真，無錯(cuò)掃、漏掃，不能發(fā)生圖像與文件相互重疊、多份文件合并等問題，保證數(shù)字化檔案的正確率。統(tǒng)一存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)，采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)或主流的存儲(chǔ)格式進(jìn)行保存，以方便數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換利用。

3.在檔案數(shù)字化后期管理中，要將數(shù)字化檔案質(zhì)量對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行檢查，對(duì)圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)庫采用多種檢索方式反復(fù)實(shí)驗(yàn)、測試，確保數(shù)字化圖像與檔案目錄一一對(duì)應(yīng)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查明原因并修改調(diào)整，以便利用者快速準(zhǔn)確檢索查閱。根據(jù)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，建立健全規(guī)章制度，提高檔案管理人員的保密意識(shí)，防止檔案信息泄漏;隨時(shí)抽查存儲(chǔ)載體及其軟硬件的情況，做好防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、加密技術(shù)及數(shù)據(jù)備份措施，以確保檔案安全。

總之，檔案數(shù)字化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，從價(jià)值性、效益性、社會(huì)性方面來說都收效顯著。因此，抓好檔案數(shù)字化的質(zhì)量問題，保證數(shù)字化檔案的真實(shí)完整和長期可用，才能提高工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：深圳市光明區(qū)愛華小學(xué)）