人事檔案的收集與補充

王明亮

(黑龍江省創(chuàng)業(yè)農(nóng)場 黑龍江 建三江 156321)

一、人事檔案材料收集的來源

搞清人事檔案材料的收集來源，是做好收集工作的前提條件。只有掌握了從哪里收集，收集哪些方面的內(nèi)容，才能在收集工作中心中有數(shù)，抓住重點。當前人事材料的收集來源主要有:

(一)通過單位人事部門收集個人的經(jīng)歷、考核考績、培訓、歷史問題審查(復查)、工資升級、出國、晉升技術(shù)職稱、調(diào)動、任免、離休、退休等方面的材料;

(二)通過黨、團組織和政府機關(guān)來收集個人的入黨、黨內(nèi)外表彰等方面的材料以及統(tǒng)—布置填寫的各種履歷表鑒定、登記表等材料;

(三)通過紀檢、監(jiān)察部門、保衛(wèi)部門、司法部門來收集個人違犯黨紀國法而形成的黨內(nèi)外處分，取消處分，甄別復查平反決定，個人檢查以及判決書等方面的材料;

(四)通過人大常委、政協(xié)等有關(guān)部門收集的人大代表登記表、政協(xié)代表登記表等情況;

(五)通過科技、業(yè)務部門收集的反映個人業(yè)務能力、技術(shù)發(fā)明、技術(shù)職務評定和技術(shù)成果評定的材料;

(六)通過中學、大學的有關(guān)部門收集的個人在校學習時形成的學歷、學位、學銜、學習成績、鑒定、獎勵、處分等方面的材料;

(七)通過部隊有關(guān)部門和民政部門收集地方干部兼任部隊職務方面的審批材料，復員和轉(zhuǎn)業(yè)軍人的檔案材料;

(八)通過個人原工作單位收集的有關(guān)文件明確規(guī)定的應該歸入個人人事檔案的材料。

二、收集人事檔案材料應采取的態(tài)度

人事檔案材料的歸檔范圍，要有利于反映人的信息，要有利于領(lǐng)導的選才;必須以客觀真實、變化發(fā)展、全面的思想為指導，形成規(guī)范化、科學化、制度化的工作秩序和工作方法。檔案管理人員要明確自己的職責，主動聯(lián)系，全面地、及時地收集人員的德、能、勤、績等各方面現(xiàn)實表現(xiàn)的材料，鑒定、清理、充實檔案的內(nèi)容。歸檔時，注意到材料的準確性、可靠性和典型性。并將新的變化隨時記入卡片，為查詢提供迅速、方便的服務，起到“開發(fā)人才的參謀部”作用。

三、人事檔案的收集補充制度

人事檔案材料的收集，是一項貫徹始終的經(jīng)常性工作，不能單純依靠突擊工作，應當建立起必要的收集工作制度。主要包括:

(一)移交和轉(zhuǎn)遞制度。各級人事檔案部門應當在現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)上，建立健全人事檔案的移交和轉(zhuǎn)遞制度，明確規(guī)定各個單位、各個部門在日常工作活動中形成的，屬于人事檔案管轄范圍的材料，都應當及時地移交給人事檔案部門，以使人事檔案能夠及時地、源源不斷地得到補充。移交制度應當有明確的移交范圍、移交時間和移交時的人事檔案的整理要求。比如，對各級單位的黨、團組織、人事與業(yè)務部門，應當本著檔案工作中分工管理的精神，對現(xiàn)已保管的檔案進行檢查、發(fā)現(xiàn)屬于人事檔案范圍的文件材料，應及時移交給人事檔案部門;對于各單位的保衛(wèi)部門、應當在員工的政治問題得到妥善解決之后，將結(jié)論、決定及相關(guān)的重要材料送交人事檔案部門歸檔;紀律檢查和行政監(jiān)察部門應當將有關(guān)人員的獎懲決定及重要材料送人事檔案一份以備案;對于調(diào)動工作離開原單位的人員，該單位的人事檔案部門應及時將其人事檔案材料轉(zhuǎn)遞至新單位的人事檔案部門，以防丟失和散亂。

(二)清理制度。人事檔案部門根據(jù)所管檔案的情況，定期對人事檔案進行清理核對，將所缺材料逐一登記下來，有計劃有步驟地進行收集。

(三)催要制度。人事檔案部門在日常工作中不能坐等有關(guān)部門主動送材料，也不能送多少就收多少，應當經(jīng)常地與有關(guān)單位進行聯(lián)系，主動催促并索要應當歸檔的人事檔案材料。如果有關(guān)單位遲遲不交，人事檔案部門應當及時發(fā)函、打電話或者派人登門索要，一定要注意做到口勤、腳勤、手勤，以防漏下某些材料。

(四)及時登記制度。為了避免在收集工作中人事檔案材料的遺失和散落，人事檔案部門—定要做好檔案材料的收集登記制度。就目前情況看，主要存在兩種登記制度:—種為收文登記，即將收到的材料在收文登記簿上逐份登記;二是移交清單，由送交單位填寫，作為轉(zhuǎn)或接收的底賬，以便檢查核對。

(五)檢查制度。根據(jù)所管轄人事檔案的數(shù)量狀況，人事檔案管理部門應在每季度、半年或—年對人事檔案進行一次檢查核對，將那些不符合歸檔要求的材料，立即退回形成機關(guān)或部門重新制作或補辦手續(xù);剔出不屬人事檔案歸檔范圍的材料退回原單位處理。另外，根據(jù)人事檔案之間的有機聯(lián)系，如若發(fā)現(xiàn)缺少的材料，應當填寫補充材料登記表，以便補齊收全。

(六)隨時補充材料制度。組織、人事及勞資部門為了了解員工各方面的情況，及時補充人事檔案的內(nèi)容，應當根據(jù)工作需要和檔案材料的短缺情況，不定期地統(tǒng)一布置填寫履歷表、登記表、自我鑒定、體檢表等，以便隨時補充人事檔案材料，使組織上能比較完整地掌握一個人的情況。

四、人事檔案材料收集與補充的重點

目前新形勢下的人事工作需要的是人事檔案內(nèi)容新穎、能夠全面地反映個人的現(xiàn)實狀況，尤其需要反映業(yè)務水平、技術(shù)專長、興趣、工作業(yè)績以及個人氣質(zhì)等方面的材料，而當前的人事檔案收集工作恰恰不能滿足這種需求。要改變這種狀況，人事檔案部門應當確定當前收集工作的重點，比如應重點收集反映業(yè)務水平和技術(shù)專長、發(fā)明創(chuàng)造、科研成果的鑒定、評價、論著目錄等材料，反映重大貢獻或成就、工作成績的考察和考核等材料，反映學歷和專業(yè)培訓的材料，出國、任免、調(diào)動等方面情況的材料等，都應算作收集的重點。在業(yè)績方面，除了現(xiàn)在已歸檔的外語水平、科技成果，評審職稱形成的業(yè)務自傳材料，還可建立現(xiàn)實表現(xiàn)專冊，手冊包括專業(yè)人員每年的自我總結(jié)和組織上的全面考核，包括工作實績、科技開發(fā)、思想修養(yǎng)等，這佯便于在選拔優(yōu)秀人才時，也注重工作業(yè)績的考核，興趣愛好體現(xiàn)了人的知識的廣度和深度。將興趣溶入工作中，可以充分發(fā)揮自己的能量。組織部門注意觀察和記錄人的興趣愛好，可以全面地考察、認識干部，用人之所長。同時，人們氣質(zhì)的合理配置對事業(yè)的發(fā)展也有較大影響。

［1］李翠華.如何做好人事檔案的補充收集工作［J］.辦公室業(yè)務，2011(10)．

［2］牟丹陽.檔案收集工作特點的探討及思考［J］.蘭臺世界，2008(04)．