淺談房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)與利用

陳小微

(上海西部企業(yè)(集團(tuán))有限公司威斯特房地產(chǎn)分公司 上海 200060)

一、開發(fā)的戰(zhàn)略與目標(biāo)

(一)戰(zhàn)略

現(xiàn)代化技術(shù)作為房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)利用的支撐，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理模式不斷完善，以實(shí)現(xiàn)其收集、整理、查詢、利用、提高檔案管理水平以及開發(fā)利用質(zhì)量，為房地產(chǎn)更好發(fā)展進(jìn)行服務(wù)。

(二)目標(biāo)

開發(fā)利用的目的是為公司改善經(jīng)營(yíng)管理、提高開發(fā)質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

二、開發(fā)的內(nèi)容與模式

(一)開發(fā)的內(nèi)容

從根本說(shuō)，是將房地產(chǎn)檔案信息中隱含的信息量以及知識(shí)價(jià)值展現(xiàn)出來(lái)并且傳遞出去，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息真正的價(jià)值。

(二)開發(fā)的模式

1.專業(yè)性

房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)具有很強(qiáng)專業(yè)性，更是一種知識(shí)載體，逐步深入到各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域中，使得檔案開發(fā)利用工作人員必須具有著高度專業(yè)性。

2.現(xiàn)實(shí)性

公眾隨著信息全球化的不斷發(fā)展，其信息需求量驟增，對(duì)房產(chǎn)權(quán)利人自身的合法權(quán)益維護(hù)保障，開征房地產(chǎn)稅收以及住房制度改革的知情需要以及利用需求也隨之提升。因此，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。

三、當(dāng)前的現(xiàn)狀及存在問題

(一)開發(fā)現(xiàn)狀

作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，市場(chǎng)變動(dòng)必然影響著房地產(chǎn)發(fā)展與繁榮，在不斷明確房地產(chǎn)權(quán)利歸屬關(guān)系的同時(shí)，另一方面還需要時(shí)刻確保二手房地產(chǎn)交易行為合法有效。房地產(chǎn)檔案信息及現(xiàn)代化圖形數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，可全面良好清晰的反映出各類房產(chǎn)結(jié)構(gòu)，面積以及戶數(shù)，為建設(shè)部門及時(shí)提供各類相關(guān)數(shù)據(jù)，使得城市建設(shè)既能夠節(jié)省資金，對(duì)成本可以方便快捷的計(jì)算，從而加快工程進(jìn)度。

(二)開發(fā)存在的問題

1.檔案部門自身存在的問題

第一，檔案開發(fā)利用服務(wù)觀念落后，對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足。許多人對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)僅局限于個(gè)人人事檔案，但具體涉及到保管，利用以及內(nèi)容卻均不清楚，甚至許多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作只是單純保管好檔案實(shí)體。第二，檔案工作者自身素質(zhì)不高。多數(shù)檔案工作人員僅具備檔案文史知識(shí)，而熟悉精通計(jì)算機(jī)信息化，管理，法律等綜合知識(shí)人員稀少，單一知識(shí)結(jié)構(gòu)直接阻礙了檔案信息資源開發(fā)利用。第三，檔案收集范圍狹小，室藏單一，導(dǎo)致利用率低下。目前室藏檔案一般多以紙質(zhì)檔案，其他如照片、計(jì)算機(jī)信息、錄像等載體形式少之又少，收藏檔案門類不全面，范圍狹窄，導(dǎo)致室藏檔案無(wú)法滿足群眾需求。

2.體制存在的問題

在目前情況下，我國(guó)房地產(chǎn)檔案信息均分散在多個(gè)部門進(jìn)行保管存放，一些檔案室的建設(shè)并不是檔案部門統(tǒng)一規(guī)劃下進(jìn)行建立，這種分級(jí)管理模式常導(dǎo)致檔案資源難以做到有效共享，并且檔案室進(jìn)程出現(xiàn)重復(fù)存檔以及爭(zhēng)奪檔案資源現(xiàn)象，甚至存有相關(guān)法律法規(guī)相互沖突，無(wú)法協(xié)調(diào)工作等問題。例如檔案實(shí)際工作標(biāo)志不一，直接對(duì)檔案資源的充分開發(fā)利用造成一定程度的阻礙。

許多房地產(chǎn)企業(yè)存在局室合一的管理制度，雖然此制度有助于管理部門執(zhí)行其應(yīng)有職責(zé)，監(jiān)督并且協(xié)調(diào)室藏檔案開發(fā)利用工作但是這樣管理制度，從根本來(lái)說(shuō)部門對(duì)檔案室的監(jiān)督相當(dāng)于對(duì)自身的監(jiān)督，因此無(wú)法對(duì)開發(fā)利用檔案形成有效的督促檢查。

3.法律法規(guī)不夠完善

我國(guó)目前相關(guān)法律法規(guī)中并沒有明確指出哪些檔案可以隨時(shí)開發(fā)利用，哪些不可以，而當(dāng)?shù)狡跁r(shí)對(duì)開放的檔案需要如何處理，檔案部門需要如何審查檔案均沒有相應(yīng)的法律法規(guī)指引與指示，檔案室對(duì)檔案信息開發(fā)利用具體尺度無(wú)法準(zhǔn)確把握，另外《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》與《中華人民共和國(guó)檔案法》中均有對(duì)公民隱私權(quán)做出保護(hù)。但是，相關(guān)檔案法律法規(guī)中并沒有明確指出，涉及到公民隱私的檔案需要如何處理，什么是涉及公民隱私的檔案，檔案開發(fā)利用重要還是保護(hù)隱私重要等問題均沒有涉及。一定程度上阻礙了房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)與利用。

四、開發(fā)利用有效開發(fā)的技術(shù)與方法

(一)數(shù)字化建設(shè)

自從房產(chǎn)管理信息綜合系統(tǒng)實(shí)行以來(lái)，極大提高房地產(chǎn)事業(yè)工作效率。但是隨著房地產(chǎn)日益成熟，在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中逐漸暴露出局限性等問題，開始制約信息化工程發(fā)展。據(jù)調(diào)查反應(yīng)出兩個(gè)原則:第一是在前置業(yè)務(wù)已受理情況下，在下一步收件的時(shí)候進(jìn)行驗(yàn)收，如有變化則要掃描變化之后的材料，做到同一資料不同版本管理和共享。若無(wú)變化則與前置業(yè)務(wù)資料實(shí)現(xiàn)共享。第二，當(dāng)收件資料是前置業(yè)務(wù)成果時(shí)業(yè)務(wù)人員根據(jù)情況查詢前置業(yè)務(wù)辦理過(guò)程，以數(shù)據(jù)或掃描件等形式完成共享。

為避免資料重復(fù)，需要統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)內(nèi)資料名稱，在統(tǒng)一全局業(yè)務(wù)資料基礎(chǔ)上再次調(diào)研，統(tǒng)一想法，制定計(jì)劃，進(jìn)行測(cè)試。資料共享系統(tǒng)情況穩(wěn)定，不僅實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的資料共享，也為日后信息化檔案管理奠定了基礎(chǔ)。

(二)房屋權(quán)屬登記數(shù)字檔案

自從房屋權(quán)屬登記數(shù)字檔案利用以來(lái)，效果顯著。單位查檔案不受地點(diǎn)，時(shí)間等客觀因素影響，根據(jù)新系統(tǒng)隨時(shí)查閱檔案資料。服務(wù)方式多樣化，加入網(wǎng)上預(yù)售備案系統(tǒng)與二手房合同網(wǎng)上交易系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)房屋查封，抵押等信息網(wǎng)絡(luò)化查詢，并且提供自主信息查詢服務(wù)，以提高服務(wù)效率，并且建立起房產(chǎn)數(shù)據(jù)GIS整理系統(tǒng)，提高查全率，便于解決某些棘手事件。

(三)對(duì)檔案員崗位責(zé)任制明確

檔案員將《檔案法實(shí)施辦法》以及《檔案法》認(rèn)真貫徹執(zhí)行在工作當(dāng)中，同時(shí)將各類檔案的收集，整理，立卷與歸檔工作做好，并且對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，只有將檔案資料整理完整才能方便公司人員查詢和使用。在工作過(guò)程中進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督，編制出必須的參考資料以及檢索工具，對(duì)歸還，借閱，查閱，移交，復(fù)制，銷毀檔案等工作需要嚴(yán)格履行公司制度。并且需要時(shí)刻保證檔案室衛(wèi)生及安全，確保收藏檔案完整與安全。專職檔案員對(duì)檔案信息開發(fā)利用有著無(wú)法替代的作用。

(四)做好統(tǒng)籌管理及深層次開發(fā)利用

1.統(tǒng)籌管理

第一，以維護(hù)與建立房屋樓盤表為中心，對(duì)各房管業(yè)務(wù)間管理進(jìn)行梳理，以形成各類型房地產(chǎn)檔案關(guān)系結(jié)構(gòu)圖，以便對(duì)數(shù)字化房地產(chǎn)檔案更好進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復(fù)建設(shè)與建設(shè)不足等現(xiàn)象出現(xiàn)。

第二，對(duì)室藏紙質(zhì)檔案以掃描形式形成其數(shù)字化，并且建立起電子影像文件與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)連接通道，完成檔案與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的清點(diǎn)核對(duì)工作，對(duì)各類數(shù)字檔案以及紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)配套管理，以減少冗余數(shù)據(jù)出現(xiàn)。這一步既可以由檔案室與業(yè)務(wù)部門共同完成，又可由業(yè)務(wù)部門單獨(dú)完成。

第三，對(duì)產(chǎn)生的檔案以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需要進(jìn)行前置管理。即所謂在業(yè)務(wù)審核，受理等過(guò)程中，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)關(guān)系直接建立起電子邏輯組織關(guān)系。電子數(shù)據(jù)以及文件需要直接歸檔，形成數(shù)字化檔案，盡可能做到避免重復(fù)勞動(dòng)，以提高歸檔質(zhì)量與歸檔效率。

2.加強(qiáng)信息化建設(shè)

加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案建設(shè)，突破利用局限。房地產(chǎn)檔案信息化主要包括檔案原件管理和檔案數(shù)據(jù)管理信息化。檔案原件就是資料原始文件，是數(shù)據(jù)源頭和房地產(chǎn)身份證明。檔案數(shù)據(jù)指原件數(shù)據(jù)化后的數(shù)字檔案，它從原件提取數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行各種操作。要建立高質(zhì)量的檔案信息系統(tǒng)，保障檔案輸入準(zhǔn)確性，完整性，在利用檔案的過(guò)程中不斷更新升級(jí)檔案信息系統(tǒng)。同時(shí)建立多途徑搜索方式，方便用戶快速查到想要信息。建立數(shù)字化信息覆蓋，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)交易的全國(guó)化，使得數(shù)字檔案成為主流。

3.豐富檔案信息形式

加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息的服務(wù)開發(fā)，增加利用形式。第一加大宣傳力度，通過(guò)各種媒體，以舉辦房地產(chǎn)展覽向社會(huì)展示檔案資源的價(jià)值和利用方法，使人們的意識(shí)形態(tài)影響實(shí)踐行為，逐步提高民眾的檔案信息意識(shí)。同時(shí)也要樹立超前服務(wù)的意識(shí)，建立房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)中心，實(shí)現(xiàn)資源的最大化共享。其次積極開展檔案的編研工作。對(duì)房地產(chǎn)資源檔案深層次的開發(fā)利用。

4.豐富室藏

想要滿足社會(huì)各界對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的需求，必須大力豐富室藏，擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案信息的儲(chǔ)備量，開闊房地產(chǎn)檔案信息接收渠道，建立起種類齊全，內(nèi)容豐富同時(shí)科學(xué)系統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案信息室藏體系，才能夠滿足于房地產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)一步開發(fā)利用。

(五)房地產(chǎn)檔案信息資源開發(fā)利用方式

1.宣傳開放式。

利用電視，報(bào)紙等新聞媒介以增強(qiáng)社會(huì)檔案信息意識(shí)，并且宣傳房地產(chǎn)檔案效益的實(shí)例。還可以通過(guò)房地產(chǎn)安全內(nèi)容的實(shí)物展覽，利用效益圖等室藏內(nèi)容展覽介紹等，將其介紹給全社會(huì)，以促進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用率。

2.咨詢服務(wù)式

這種方法可以說(shuō)是運(yùn)用作為普遍的開發(fā)利用方式。需要設(shè)立起專門的房地產(chǎn)檔案信息借閱，由熟悉室藏的工作人員負(fù)責(zé)接待，采取多種檢查，搜索工具，幫助用戶更快捷方便的尋找到所需資料。

3.開展編研

這種方法是對(duì)房地產(chǎn)檔案信息資源深層次的開發(fā)利用。所謂編研，就是將室藏的檔案資料按照一定形式加工、提煉、匯集將其整合為具有專業(yè)性以及系統(tǒng)性，指導(dǎo)性的檔案信息。

4.建立房地產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心

想要做到這一點(diǎn)，必須大范圍的實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息的資源共享，其也是檔案信息開發(fā)利用的發(fā)展趨勢(shì)。

五、檔案信息資源有效開發(fā)利用的益處

(一)檔案部門通過(guò)檔案信息資源的有效開發(fā)，可以豐富服務(wù)手段

通過(guò)對(duì)檔案信息資源的有效開發(fā)利用，使得房地產(chǎn)行業(yè)的服務(wù)手段不僅局限于借閱紙質(zhì)檔案資料方面，而是擴(kuò)展到計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)等更加方便，由傳統(tǒng)的被動(dòng)接待變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，由不同層次不同角度熱情回應(yīng)客戶利用需要，主動(dòng)幫客戶劃定查找范圍，群定查詢內(nèi)容，利用計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)為主，其余相關(guān)檢索工具為輔，提高查詢效率，一旦確定客戶所需要檔案資料，迅速提供利用。高效快捷的服務(wù)手段，使得客戶能夠“足不出戶，共享天下事”。

(二)檔案部門通過(guò)檔案信息資源的有效開發(fā)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案部門通過(guò)對(duì)檔案信息資源的有效開發(fā)，使得房地產(chǎn)檔案信息不僅局限于為市場(chǎng)規(guī)范以及產(chǎn)權(quán)管理方面服務(wù)，而是通過(guò)檔案室內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案室與檔案室之間以及社會(huì)各界的溝通交流，使得城市規(guī)劃、建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃，預(yù)測(cè)房地產(chǎn)走向以及提供政策依據(jù)等均成為了房地產(chǎn)檔案信息資源的服務(wù)領(lǐng)域。

(三)檔案部門通過(guò)檔案信息資源的有效開發(fā)，加大服務(wù)力度

通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息資源的有效發(fā)開，將現(xiàn)代核心技術(shù)——計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用在其中，使得房地產(chǎn)檔案信息由收集、整理、查詢，利用更加真實(shí)，可靠，快捷，方便。其咨詢工作由檔案室資深專家以及接待服務(wù)人員組成，接待服務(wù)人員負(fù)責(zé)解決客戶在進(jìn)行檔案利用查閱時(shí)所遇到常規(guī)性問題以及注意事項(xiàng)，而資深專家則負(fù)責(zé)解答客戶帶有一定難度以及專業(yè)性的疑問。

(四)檔案部門通過(guò)檔案信息資源的有效開發(fā)，增強(qiáng)服務(wù)效果

通過(guò)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息資源的有效開發(fā)，可以大幅度的增強(qiáng)服務(wù)效果，檔案部分利用重大紀(jì)念日，節(jié)日等依照不同主題舉辦檔案資料信息展覽，活躍檔案工作，增強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用社會(huì)影響力，同時(shí)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，報(bào)刊，電視以及廣播的媒體對(duì)社會(huì)公眾進(jìn)行房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)利用教育宣傳，讓更多人了解到房地產(chǎn)檔案信息的價(jià)值，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案信息的服務(wù)效果以及利用率。

［1］蔣瑛.淺談房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)與利用［J］.北京檔案，2014(03)．

［2］譚英.淺談房地產(chǎn)檔案信息的開發(fā)和科學(xué)利用［J］.才智，2009(35)．

［3］王金鳳.談檔案信息開發(fā)利用的對(duì)策［J］.黑龍江檔案，2013(03)．

［4］段超燕.論高校檔案信息資源的開發(fā)利用［J］.工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào))，2007(04)．