檔案資源體系建設中需要注意的問題

苗美玲

(黑河市璦輝對俄進出口加工基地管理委員會 黑龍江 黑河 164300)

在當前我國檔案資源體系建設工作中，由于檔案信息化和電子政務建設存在步調不一致的問題，各級檔案部門對電子政務建設還缺乏主動參與的意識，檔案部門相關的指導也較為忽視，在很大一部分檔案機構發展過程中，過多的將精力放在電子公務文書歸檔方面，對能夠反映機構業務職能的電子文件關注度不夠，導致其分散在業務部門和信息部門，這種分散狀態極易導致這部分電子文件流失。另外當前我國檔案管理形式導致綜合檔案館與其他單位在檔案資源方面存在著相互競爭的情況，這就決定了當前我國檔案事業發展的重要任務是需要進一步加強檔案資源體系的建設。但在檔案資源體系建設中還需要注意以下一些問題:

一、合理選擇資源整合的檔案

近年來，我國檔案資源加快整合的步伐，通過整合將分散的檔案集中統一管理起來，使保管條件、專業、人力資源和方便利等各種優勢最大限度的發揮出來，但在檔案資源整合過程中也存在著一些問題。特別是一些專門檔案，由于其還要行使著各種工具的使命，這就使這些檔案在充當工具過程中需要不斷的進行補充，如果對這些檔案不加區別的即進行整合，這就給檔案管理人員的工作強度增加，使其需要參與到相關業務管理工作中來，檔案部門的工作量增加。所以在檔案資源體系建設中，需要選擇辦理完畢以備查考的檔案實施資源整合，這樣才能更好的將檔案資源整合的優勢充分的發揮出來。

二、確定彈性的檔案接收期限

檔案館對各級檔案的移交期限都有明確的規定，通常時間都為二十年或是十年，這一規定與文件生命周期的規律具有較好的符合性，但隨著檔案事業的快速發展，檔案接收期限則需要更具靈活性。首先，當前政府信息公開得以實現，檔案需要更好的滿足社會利用需求，但檔案形成檔案往往不具備面向社會提供利用的條件。同時當前電子文件形成和檔案數字化給檔案保存和利用帶來了較大的挑戰，電子文件的利用，這就需要對檔案接收期限的時間進行考慮，檔案接收期限的確定需要對形成單位利用和社會利用等因素進行綜合考慮，對于形成單位對檔案利用率較高，而且能夠確保檔案保密性的，則可以對其移效期限進行適當的延長，如果達不到這一要求的，則需要對其接收期限進行縮短，確保檔案的安全性。

三、辯證地看待檔案的價值

對檔案進行保存其并不是單一的行為，需要綜合對其利用需求和管理成本進行有效的聯系，通過綜合權衡才能對檔案是否進行保存進行判斷。對于檔案價值來講，部分價值存在利用價值，但一旦其管理成本成本較大時，那么檔案的利用價值則會存在較大的折扣。同時根據不同主體來講，檔案價值的判斷標準也存在著一定的差異性。部分檔案價值是對某些人來講的，但對于另外一些人可能就沒什么價值可言，即檔案的價值具有相對性，這就也決定了檔案資源建設在區別對待。對于有條件的地區，在檔案歸檔范圍和保管期限上問題上可以對一些短期有時代印記的檔案進行適當的接收，而且在檔案資源建設過程中，也要確定一定的檔案價值觀。

四、處理好國家收藏與社會收藏的關系。

我國檔案資源種類多、數量大，完全靠國家檔案館很難管得過來。一般說來。國家檔案館管好“國家檔案”或者“對國家和社會有保存價值”的檔案就可以了。在國家檔案館法定的收集范圍之外。應允許和鼓勵民間收藏對國家和社會有保存價值的檔案。就像文物不可能完全由國家博物館保存一樣，檔案也不可能完全由國家檔案館全部“包攬”。只要珍貴的檔案得到有效的保存，就符合國家或公共利益。

五、重視數字檔案信息積累

為數字檔案館奠定基礎。為滿足社會各方面對檔案信息資源日益擴大的需求，不少綜合檔案館都對檔案或目錄進行數字化轉換。面對浩如煙海的檔案信息，如何選擇優先進行數字化的檔案信息，如何平衡檔案全文與目錄數字化。各級檔案部門都面臨“選擇”的考驗。檔案數字化是一項持續性強、運作復雜的系統工程，而并非簡單的掃描轉換．其中能夠引導“選擇”的檔案數字化戰略規劃就顯得十分重要。可根據用戶需求情況有選擇地對館藏檔案進行數字化。如需求量不大且不太重要的檔案信息就可只做到目錄級數字化轉換，需要保持原貌的檔案還可以采取圖像方式保存。此外，在信息化進程中越來越多的政府機關、企事業單位能夠在電子政務或辦公自動化中直接形成電子文件，電子文件越是廣泛而深入地應用到人們的工作、生活中，檔案資源建設就越要注重數字檔案信息積累。

六、結束語

在社會信息化推動下，為了更有效地開發社會信息資源，政府信息公開成為必然趨勢政府信息公開也加速了中國從“集體中國”向“公民中國”的轉變，個體的獨立性以及公民使用知情權維護自身權益的意識得到空前的提高，對包括檔案信息在內的政府信息公開也提出了更高要求，其中檔案開放利用的“空間”限制，即檔案資源層次性和時效性的缺乏首當其沖。新時期檔案開放利用工作有必要審視傳統環境下檔案資源體系存在問題，并積極回應公眾對承載政府歷史信息的檔案的需求，克服原有封閉與內向的弱點，制定有效、積極的對策，以謀求檔案開放利用的長遠發展。

［1］胡燕.我國檔案資源體系建設多元化探析［J］.檔案學通訊，2013－09－18.

［2］吳洋.新形勢下檔案資源體系建設的困境與出路［J］.黑龍江檔案，2014－12－15．

［3］丁雪琴.論新時期檔案資源體系建設的規則［J］.蘭臺世界，2013－12－12.