電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容和特點(diǎn)

李宏實(shí)

(杜爾伯特蒙古族自治縣政府采購(gòu)中心 黑龍江 大慶 166200)

一、電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的概念與作用

電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是:對(duì)電子文件和電子檔案工作中具有多樣性和相關(guān)性特征的重復(fù)事物，經(jīng)過充分協(xié)商，通過專門的程序制定的、用特定的文件形式、由權(quán)威機(jī)構(gòu)頒發(fā)的統(tǒng)一規(guī)定。電子檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是全部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的組成部分。實(shí)行電子文件和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于簡(jiǎn)化和科學(xué)管理電子檔案，維護(hù)其法律效力、提高工作效率均有非常重要的作用。電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的作用主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

(一)標(biāo)準(zhǔn)化是指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，規(guī)范檔案工作的重要內(nèi)容

電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)是為檔案工作者提供組織和技術(shù)保證，又是他們工作的指南。標(biāo)準(zhǔn)是衡量工作水平、工作成果的客觀尺度。檔案工作人員自覺遵守、采用有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，就可以摒棄那些不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，出色地完成自己的本職工作，為檔案工作的現(xiàn)代化創(chuàng)造有利的條件。

(二)標(biāo)準(zhǔn)化有利于提高電子檔案管理水平

電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，是對(duì)檔案管理人員提出的一些具體的工作規(guī)范和客觀指標(biāo)，要求他們認(rèn)真執(zhí)行，經(jīng)努力完全能夠達(dá)到。這些客觀指標(biāo)對(duì)提高檔案管理水平，起到推動(dòng)和促進(jìn)作用，同時(shí)也起到了改善電子檔案管將面臨現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展、社會(huì)管理職能擴(kuò)大而帶來的信息資源膨脹的挑戰(zhàn)，我們檔案管理部門也不例外，其根本的出路在于現(xiàn)代化的管理。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，必須在管理環(huán)節(jié)上高效化，管理手段上自動(dòng)化，管理人員專業(yè)化，同時(shí)也確保了檔案資源的原始性和可靠性。而構(gòu)成這一切的基礎(chǔ)是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

二、電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成與制定原則

(一)電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)

電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，由電子檔案工作的組織標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)兩部分組成。

第一、電子檔案工作的組織標(biāo)準(zhǔn)。這是用以組織檔案機(jī)構(gòu)活動(dòng)的依據(jù)。它可以使電子檔案工作的組織活動(dòng)成為協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化的一種手段。

第二、電子檔案工作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這是保障電子文件和電子檔案工作順利進(jìn)行而設(shè)計(jì)的技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)目前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的大量的電子文件，如果沒有一個(gè)統(tǒng)一的工作技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)造成電子文件和電子檔案管理的混亂。

(二)制定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的原則

第一，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接。電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)屬檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的組成部分，在制定過程中，應(yīng)考慮與其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的銜接問題，避免發(fā)生矛盾，以維護(hù)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)性。制訂電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)既應(yīng)該充分考慮電子文件的特殊性，又應(yīng)該考慮與紙質(zhì)文件和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相銜接和配套的問題。但是，在這樣做的時(shí)候又不能一味地去遷就已經(jīng)顯得過時(shí)的、老的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。相反，也應(yīng)該以改革的思路去對(duì)待傳統(tǒng)載體檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使之也同時(shí)跟上改革時(shí)代的步伐。

第二，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。認(rèn)真研究，積極采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，已成為我國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化工作的一項(xiàng)基本政策。當(dāng)然，制定電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)也不例外。雖然每個(gè)國(guó)家的檔案和檔案工作各具特色，但在電子文件和電子檔案管理方面有許多共性的問題。國(guó)外對(duì)電子文件與電子檔案的研究起步比我們?cè)纾晒任覀兌啵瑸槲覀冎贫娮訖n案工作標(biāo)準(zhǔn)提供了豐富的經(jīng)驗(yàn)。我們遵循這一原則，可以加快我國(guó)電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的速度，便于與國(guó)際檔案學(xué)界交流與合作，推進(jìn)我國(guó)的電子檔案管理學(xué)術(shù)研究。

第三，追蹤高科技的發(fā)展，適時(shí)制訂和修訂標(biāo)準(zhǔn)。任何標(biāo)準(zhǔn)都是實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，反過來又用于指導(dǎo)實(shí)踐。事物的發(fā)展是復(fù)雜的，每一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定都應(yīng)該在最能促使事物發(fā)展的最佳時(shí)期進(jìn)行。電子文件和電子檔案管理是在高技術(shù)條件下操作，對(duì)技術(shù)設(shè)備的要求非常高。然而，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)更新的速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，多少會(huì)對(duì)原工作標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生影響。所以當(dāng)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)制定過后，就需適時(shí)地制訂和修訂標(biāo)準(zhǔn)，避免給新的工作環(huán)境帶來困難，造成人力、資源的浪費(fèi)，乃至于造成管理落后的尷尬局面。

三、檔案人員的意識(shí)是推進(jìn)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵

在電子檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，必須建立在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，檔案管理的目的是為了利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的大目標(biāo)，只有通過網(wǎng)絡(luò)工程，使本部門、本單位的檔案信息資源成為全社會(huì)共享的信息資源，才能真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，這就要求檔案指導(dǎo)部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從選購(gòu)檔案管理軟件，制定數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等方面加以規(guī)范，以便于數(shù)據(jù)的移交與接收。另一方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，還必須建在電子檔案的立卷歸檔及其管理的標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上。因此，統(tǒng)一電子檔案信息化建設(shè)，為檔案信息資源共享和安全提供保障，要使檔案信息在市場(chǎng)環(huán)境下找準(zhǔn)位置，發(fā)揮實(shí)效是信息價(jià)值競(jìng)爭(zhēng)的重要措施，實(shí)現(xiàn)這一目的條件就是檔案人員要有積極采用現(xiàn)代化手段開展檔案服務(wù)工作的意識(shí)，更新知識(shí)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實(shí)踐技術(shù)，以應(yīng)用多媒體技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源檢索和利用。以計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)教育為重點(diǎn)培養(yǎng)檔案信號(hào)人才隊(duì)伍，推進(jìn)電子檔案工作的進(jìn)程，努力使電子檔案建設(shè)成為現(xiàn)代化信息化的重要組成部分。

四、電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施

目前我國(guó)已發(fā)布了《GB/T17678．1－1999CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《GB/T17679－1999CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試》和《GB/T17825．1－17825．10－1999CAD 文件管理》三個(gè)國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)已全部實(shí)施。電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，主要取決于有關(guān)檔案管理部門的努力。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，人們往往對(duì)制訂標(biāo)準(zhǔn)比較重視，對(duì)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)則有時(shí)會(huì)疏于職守，以致達(dá)不到預(yù)期的效果。為此，必須從思想上提高認(rèn)識(shí)，努力創(chuàng)造條件保證標(biāo)準(zhǔn)的推廣和運(yùn)用。除此，還需有相應(yīng)的措施和制度作保障，把執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)作為檔案人員自覺的思想和行動(dòng)，才能取得良好的效果。

［1］董莉．淺談山西省組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案掃描工作［J］．大眾標(biāo)準(zhǔn)化，2009(S2)．

［2］顏祥林．略論檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的完整內(nèi)容和主要特性［J］．浙江檔案，1996(04)．