對事業單位辦公室檔案管理的若干思考

孫西寒

(黑龍江省明水縣社會保險事業管理局 黑龍江 明水 151700)

隨著社會的不斷發展，市場經濟也在快速的發展，那么隨之而來的事業單位的檔案數量與需求也在不斷的增加，從而導致了我國的檔案管理工作在很多方面都出現了變化，在我國的事業單位檔案管理中，還存在著很多的問題，如果這些問題不能夠及時妥善的解決，那么無疑會影響我國事業單位的發展，因此，一定要解決在我國事業單位中檔案管理工作中存在的問題，這樣才能夠跟上時代的步伐，朝著更好的方向發展。

一、辦公室檔案管理對事業單位的作用

對于事業單位而言，事業單位的檔案管理具有重要的意義，主要表現在以下幾個方面:能夠為事業單位工作的開展提供一些重要的參考資料。在評定工作成果時，通過使用檔案資料可以能夠準確的評價基層的工作，輔助績效管理。隨著人才的不斷引入到各個事業單位以及企業單位，檔案管理不僅能夠為這些單位提供各種不同的資料，同時也能夠提高單位的管理效率。

二、事業單位辦公室檔案管理存在的問題

(一)檔案管理的信息化程度較低

隨著信息化的到來，事業單位內部的信息化程度也有著更高的要求，目前電子操控已經成為了一種比較普遍的現象，但是又很多單位沒有意識到檔案信息化管理的重要性，工作效率被迫降低。很多事業單位的檔案都過于陳舊，更新的速度比較緩慢，不能夠及時的更新，隨著社會的進步，時代的變化以及科技的發展，這就要求事業單位的信息要能夠跟隨上時代的步伐。

(二)管理人員專業水平低下

在事業單位中，檔案管理的工作人員普遍缺少專業的知識，甚至還有一些檔案管理的工作人員是由其他行業的非專業人員來從事這項工作，由此可見，這樣的原因勢必會造成很多不良的結果。任何一個工作都需要工作人員具有積極的工作態度，同樣，在很大程度上，一個事業單位發展的好壞與工作人員的態度有重大的關系，在事業單位中，很多檔案管理人員在工作中工作態度消極怠慢，不能夠在工作中及時的更新檔案，嚴重的缺少責任心，更沒有耐心去發現更多的問題，正是因為這些因素的存在，會嚴重的影響我國事業單位的發展。

(三)檔案的管理體系不夠完善

隨著社會的不斷發展，人們對于工作機會的選擇也越來越多，一直在一個工作崗位一直不換的情況越來越少，那么即使有人一直堅持一個方位，那么也許存在著退休的問題，或者是其他的情況，那么這些情況勢必會對事業單位的檔案管理工作存在一定的影響，很多事業單位的檔案管理人員在離開工作崗位時，很多工作沒有做好交接，就造成了很多檔案最后變成了“死檔”、“棄檔”，這對事業單位很巨大的損失。

三、事業單位辦公室檔案管理的創新措施

(一)完善信息化管理

1．制定符合事業單位發展的檔案管理信息化總體規劃

在對檔案管理信息化制定規劃時，事業單位應該遵循服務于事業單位經濟發展的基本方針，結合自身的特點以及發展的目標，通過一系列的調研以及論證，從而制定出有利于檔案管理信息化建設的一個近期和遠期目標，從而不斷的形成一個相對比較完善的網絡管理體系，進而推進檔案信息化的整體發展。與此同時，事業單位還要注意檔案信息化系統實際使用的效果，支持事業單位信息服務目標，充分的促進事業單位的檔案管理朝著信息化的方向進一步發展。

2．為檔案管理信息化的良好實施建立一個實用的檔案信息網站

檔案的信息管理部門需要在網站上成立一個檔案的信息站點那么檔案信息網站的出現是通過網頁的形式為檔案管理工作人員提供相關的服務，方便檔案的工作人員在網絡上查詢、歸檔以及下載等。這樣的網頁服務已經成為了檔案信息化管理的一個重要的標志與手段。同時，在事業單位的檔案信息化管理中，事業單位管理信息系統又納入了檔案管理的操作系統，從而形成了一個全方位的傳送系統，從而能夠更有效的實現網絡信息資源的共享，有哪次，對于加強檔案管理信息化的建設來說，建立一個使用的檔案信息網站有著非常重要的作用。

(二)提高專業人員的專業素質

為了提高事業單位的工作效率，就應該定期的對其檔案管理的相關工作人員進行相關的工作培訓，不斷的提高工作人員的專業性，樹立他們正確的工作態度，提高對檔案管理工作的認識。隨著社會的發展，信息化也在不斷的普及，因此檔案管理人員一定要跟上時代的步伐，而不能由其他非專業人員來替代專業人員的位置。事業單位應該加強對檔案的保護工作，提高工作人員的責任意識，定期檢查檔案的管理情況，在發現問題的時候能夠及時的進行補救，檔案管理工作看似簡單，但是其實是一項非常繁瑣的工作，因此，這就要求從事檔案管理的工作人員一定要細心、耐心以及具有較高的責任感。

(三)完善檔案的管理體系

在這個信息時代，事業單位應該不斷地提高檔案的利用率，合理的利用檔案來為自己的發展服務，因此，事業單位要不斷的提高對檔案管理的重視程度，及時的檢查檔案，這樣才能掌握相關工作的最新動態，這樣對事業單位的工作會有更大的幫助。

在檔案的管理過程中，事業單位需要逐漸的形成和完善自己獨特的管理規則，要采用科學合理的方式進行管理，節約人力和物力以及財力來進行檔案管理，這樣才能夠加強工作效率。

在工作中，每天都會有新的資料變動，因此，檔案的管理人員一定要及時的跟上步伐，及時的收集新的材料來不斷的充實自己的檔案庫，逐漸的完善檔案的管理體系，那么這樣的管理體系勢必會給事業單位的發展帶來益處，并且也能夠體現出事業單位的工作效率。

［1］吳啟瑞:《人事檔案管理創新要與事業單位改革同步實施》，《太原城市職業技術學院學報》，2006，(04)．

［2］劉金蓮．機關事業單位檔案管理工作［J］．中華書局．2006年．

［3］程永寧．機關事業單位檔案管理［J］．黃山書社．2006年．