檔案管理模式改革研究

梁明越

(齊齊哈爾市昂昂溪區榆樹屯鎮農業綜合服務中心 黑龍江 齊齊哈爾 161000 )

引言

檔案管理模式改革實施方案中提出建立歸屬明晰、運行協調、門類齊全、結構合理、管理科學、服務高效的檔案信息資源管理和利用新模式。檔案是單位管理的重要組成部分，它真實地記錄了相關活動的每一個環節，客觀地反映了改革和管理研究的成果。檔案管理模式改革是一個檔案部門的新任務新時代的需求。文件的收集、識別、存儲、檢索、數字整理和發揮檔案管理的全過程的集約化、現代化水平，大大提高社會服務功能，越來越多樣化，使檔案煥發出生機和活力。

一、檔案管理模式改革需明確改革的目標

目前的檔案管理模式已經不能跟上社會發展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發展的障礙。主要在以下幾個方面:

(一)單位規模比較小文件檔案的形成量少，造成設備、人員的浪費。

(二)檔案工作是一門專業，但絕大多數是兼職的檔案管理人員，在做檔案專業知識方面缺乏工作隊伍不穩定，這些因素導致檔案工作水平低。

(三)現代化管理進程緩慢。檔案現代化管理應具備的“身份”和“互換性”只有水平的基本統一實現資源共享。

(四)群眾日益增長的檔案意識，自我保護意識不斷加強，這將促進檔案的利用率不斷增加的需求。檔案管理難以達到科學管理的要求。

目標:要以加快檔案信息化建設為發展方向，逐步實現檔案存儲數字化、檢索自動化、利用網絡化、查閱可視化，使檔案在為管理服務，發揮檔案專業信息資源特有的作用。

二、檔案管理模式改革的方法

(一)積極完善檔案管理模式改革的基本理念

信息化的管理模式正日漸成為檔案管理今后的發展趨勢。積極引導這一工作朝著更為綜合性和全面性的方向邁進，應當將檔案管理與知識庫管理有機結合制定完善的服務體系，推動檔案管理工作的有效開展。

(二)促進檔案管理體制建設的不斷完善

檔案工作的管理應是自覺形成的，在特定的社會環境下加以轉化和完善，進而促進信息資源的有效管理，值得注意的是，必要的法律手段也應當在檔案管理的實施過程中發揮必要的保障作用。

(三)加大檔案管理人才的培養力度

重視檔案管理人才隊伍的建設，積極組織相關人員的培訓，形成系統化的檔案管理實施方案，讓執業人員從思想觀念上認識到自身崗位職責的重要意義。

管理依據。一是知識服務的檔案管理模式的理論。知識經濟的產生是由于知識和經濟這兩者之間不斷的融合與發展形成的一種具有獨特性、個異性、共識性、創新性、繼承性、可塑性、穩定性特征的經濟形勢，這種經濟形勢的誕生相對改進了我國的經濟結構。在這種知識管理中，基于知識服務的檔案管理模式是最為基礎也是最為重要。基于知識服務的檔案管理模式孕育而生，這種理論知識的出現也取得了較好的發展。

二是基于知識服務的檔案管理模式的基本內涵。檔案管理模式的基本內涵:就是指運用相關方面的知識來編碼，緊接著對相關方面的檔案進行整理歸類建立起正式的管理方法與制度，最后還要根據用戶與顧客的實際需求建立用戶需求信息來進行管理。

三是基于知識服務的檔案管理模式的理論依據。基于知識服務的檔案管理模式的理論依據主要包括知識編碼和提供人性化的服務。只有將知識編碼與人性化服務有效的整合在一起，那么基于服務的檔案管理模式才是有效、科學合理的。

三、檔案管理模式改革的創新及所有權及權利保障問題

(一)改革的創新

(1)思維創新

檔案工作轉型，首先需要檔案工作者觀念轉型、思維創新。檔案部門必須根據時代和實踐對于檔案工作的需求，不斷深化對新時期檔案工作的認識。檔案工作者只有主動轉型，才能更好地服務于市場經濟條件下的各項事業。變傳統管理為現代管理，啟動電子文件中心建設;變死檔案為活信息，讓檔案工作奮力崛起。

(2)理論創新

創新是對既有理論、實踐的突破，要創新就要有批判和發展，社會轉型期的檔案工作實踐正在發生巨大變化，檔案管理模式改革只是其中一部分，這些新的實踐需要新的理論來總結，以便引導檔案工作變革向縱深推進。

(3)服務創新

創新服務內容是檔案服務創新的核心，服務領域、服務對象、服務模式、服務態度、服務環境、服務時間都需要隨著時間的推移而持續創新。檔案工作要順應時代和改革的現實需求，為不同領域、不同層次的用戶提供檔案信息服務。檔案開放利用不僅是十分迫切的社會需求，也逐漸成為檔案學者們的共識。

(4)檔案工作創新的思考

檔案界的創新人才培養狀況不容樂觀，一方面還沒有形成培養檔案創新人才的規模，另一方面為數不多的檔案創新人才正在不斷流失。基于政府信息公開的檔案開放利用創新，是當前和今后檔案管理模式改革的創新內容，其預期成果價值重大。

(二)所有權及權利保障

(1)我國檔案的所有權形式主要有3 種，即國家所有、集體(單位)所有和個人所有。人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的，記錄和反映人員社會經歷及其德才能績等方面數據和信息的，以個人為單位集中起來的，具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。

(2)變革傳統的人事檔案控制理念，給人事檔案的相對人以必要的知情權，就成為人事檔案管理制度變革的一項十分必要的舉措。，提高人事檔案管理的透明度，讓我國公民的信息知情權在人事檔案管理制度中得到應有的體現。允許相對人對人事檔案的有關內容提出有證據支持的合理修改申請要求。

四、總結

開展檔案管理模式改革，整合檔案信息資源，創新檔案服務機制，是適應信息時代發展，加快檔案信息化進程的內在要求。在科學、有序、標準、智能的前提下開展檔案管理工作，不僅是對于檔案管理模式的有效改革，更是促進檔案事業可持續發展的關鍵所在。檔案管理模式改革的創新意義是寬泛的，內涵是豐富的，其中最值得深度挖掘與弘揚發展的就是探索進取精神。

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