信息化技術在學校檔案管理工作中的應用

尹英范

(通河縣職業(yè)教育中心 黑龍江 通河 150900)

學校檔案作為對學校發(fā)展歷程的重要記載，通過檔案可以使學校能夠更好的對師生的生活和思想情況進行深入了解，有利于學校領導做好正確的發(fā)展決策。長期以來在學校檔案管理工作中都是采用手工的方式，不僅工作效率低，而且保密性較差。隨著教育體制改革的深入進行，學校的檔案數量不斷增加，在這種情況下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法更好的滿足社會發(fā)展的需求，所以需要加快推動學校檔案的信息化建設，利用信息化技術來實現檔案的更新和儲存，確保檔案信息的完整性和動態(tài)性，努力提供學校檔案管理的水平。

一、信息技術在學校檔案管理工作中應用的優(yōu)勢

(一)能夠更好的與時代發(fā)展相適應

在信息化技術下我國各個領域也都加快了數字信息化的建設，各地開始形成形式多樣及規(guī)模大小不一的數據庫，對信息進行集中采集處理。同時在信息化社會環(huán)境下，人們對信息的需求日益增強。在此環(huán)境下，學校也加快了現代化建設的步伐，通過學校檔案管理信息化建設從而更好的滿足學校檔案管理工作的要求，同時也能夠更好的與時代發(fā)展需要相適應。

(二)有利于檔案管理效率的提高

在傳統(tǒng)的學校檔案管理工作中，其是采用卷宗的方式人工進行管理，這不僅導致工作效率較低，而且紙質檔案不利于檔案的更新保存，特別是在當前檔案數量不斷增加的情況下，檔案管理的工作強度不斷增加。利用信息化技術來進行學校檔案管量，計算機可以將復雜的檔案信息進行整合和組織，而且通過學校檔案網站的建設，可以更好的實現檔案的利用，實現了學校檔案資料的高效整合和利用，對學校檔案管理效率和管理質量的提升起到了積極的意義。

(三)實現信息資源共享

信息化技術的應用，有效的減輕了學校檔案日常管理的壓力，不僅可以有效的提高學校檔案管理工作的效率，而且可以及時對檔案信息進行補充和調整，為學校各項建設工作提供重要的引導作用。網絡技術和數據庫資料的有效結合，實現了信息的自動檢索，提高了學校檔案資源的利用率，同時有效學校檔案資源的共享也得以實現。

二、學校檔案管理中推進信息技術應用措施

(一)加快學校檔案管理觀念的轉變

近年來，數字信息化技術已滲透進我國生活的方方面面，人們在日常工作和生活中開始頻繁的利用數字化信息技術，同時網絡技術的發(fā)展，更對信息化建設的進程起到極大的推動作用。目前計算機已十分普及，人們對數字化的信息處理能力也不斷的提升。這就需要學校檔案管理人員要加快觀念的轉變，引入信息化技術來提升學校檔案管理的水平，強化學校檔案管理信息化的意識，從而更好的推動學校檔案管理的信息化建設。

(二)加大資金投入

學校和政府都應加大對檔案管理工作的資金投入引進先進的軟硬件設備，尤其是對于學校檔案管理數據庫建設以及網絡共享平臺的建設等方面，建立完善的數據傳遞系統(tǒng)，以及信息共享平臺，以保證學校檔案管理信息能夠實現無障礙傳遞和共享。利用先進的軟硬件設備，強化學校檔案管理工作的個性化服務，所謂的檔案管理的個性化服務。主要是在對數據進行挖掘的同時體現出對數據處理的智能化，如關聯(lián)資源的挖掘。關聯(lián)挖掘也是個性化服務的主要組成部分。再者就是對于網絡電子檔案的智能化調取，這也是個性化服務的體現。

(三)提高檔案工作者的素質

隨著信息化檔案管理工作的發(fā)展，檔案管理工作者的素質會直接影響到學校檔案管理工作信息化推廣的效率和質量，因此必須要強化檔案工作者的素質。現代化學校檔案管理人員不僅要具備扎實的理論知識，還要熟練地掌握計算機以及網絡技術，促進學校檔案工作的數字化實現，同時還要建立后期培訓機制，保證檔案管理人員的技術能夠跟上信息化技術發(fā)展的速度。

(四)構建云計算信息處理平臺

云技術是一種具備大量且可擴充的與IT 相關能力的技術，通過網絡技術并以服務的方式提供給用戶，云技術可以細化為云計算和云服務兩大部分。云計算更側重于IT 方面，通過虛擬化和自動化技術，創(chuàng)造出更多計算機運算資源。而云服務則是利用虛擬的形式，將信息技術包括運算、儲存以及寬帶，以服務的形式通過網絡提供給用戶。基于云計算的區(qū)域范圍內信息資源共享的云服務管理，要圍繞著基礎設施以及基礎平臺來建設，最大程度地規(guī)范本地信息資源的建設，利用各個平臺的交互使用實現資源的最大程度共享。可以根據學校檔案管理的工作重點，將部分重要檔案和保密級別較高的檔案上傳到學校的公共云里，便于檔案的長久管理和保存。

三、結束語

當前我國網絡計算機技術為平臺的數據處理技術取得了較快的發(fā)展，這在一定程度上有效的提高了社會各領域的工作效率的工作質量。而且通過這個平臺，可以為人們提供更多的信息化建設資料，加快推動我國信息化建設的進程。學校檔案管理工作中其中一個非常重要的環(huán)節(jié)即是對數據的處理，所以需要加強信息化技術的應用，這樣才能不斷的提升學校檔案管理的水平，有利于學校檔案管理策略的創(chuàng)新。

［1］熊晨．信息化進程中學校檔案管理所面臨的問題與對策研究［J］．遼寧教育行政學院學報，2010(4)．

［2］張志剛．數字學校檔案讀者信息挖掘系統(tǒng)構建的建設［J］．長春師范學院院報，2010(8):149－151．

［3］劉方．信息技術在學校檔案管理中的應用［J］．實驗教學與儀器，2011(04)