地方高校檔案信息化建設(shè)面臨的問題及對(duì)策

肖永菊 韓 瑛

（湖北醫(yī)藥學(xué)院，湖北 十堰 442000）

1 地方高校信息化建設(shè)的意義

檔案主要記錄的就是一種歷史的信息，它屬于原始記錄。而我們應(yīng)明確的是檔案信息化里的信息的涵義，不應(yīng)將其局限在檔案中所記錄的信息，還應(yīng)處理后的原始信息及其他社會(huì)信息融合的廣泛信息。檔案信息化具體可總結(jié)為廣義和狹義兩方面：將社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)、政治等信息與檔案信息融合處理，就是常說的廣義信息化；檔案內(nèi)容信息化就是狹義的信息化。在現(xiàn)代化技術(shù)條件下，地方高校更應(yīng)加速檔案信息至社會(huì)交流系統(tǒng)的融入速度，使其廣為流傳于社會(huì)中；另外，融合其他社會(huì)信息的形式與檔案信息，促進(jìn)地方高校檔案信息的社會(huì)化傳播，這兩點(diǎn)就是地方高校檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)，二者之間是相互促進(jìn)、聯(lián)系的。因此，必須加快對(duì)地方高校檔案信息化建設(shè)步伐，刻不容緩，才能沖破檔案利用的種種局限，使高校檔案部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)地方高校檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，使有用信息發(fā)揮最大的效益，具有十分重要的意義。

2 地方高校檔案信息化的現(xiàn)狀

2.1 經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施滯后

地方高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，無論是基礎(chǔ)設(shè)施的配置、應(yīng)用系統(tǒng)的使用，還是檔案資源數(shù)字化工作，都需要投入大量的人、財(cái)、物資源。由于不少地方高校的重點(diǎn)在學(xué)校建設(shè)與教學(xué)、科研緊密相關(guān)的項(xiàng)目，沒有真正重視檔案工作，只是將有限的經(jīng)費(fèi)投入到日常館庫(kù)建設(shè)以及檔案收集、管理、利用等環(huán)節(jié)之中。經(jīng)費(fèi)投入不足已是高校檔案信息化建設(shè)是突出的問題。

2.2 檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

從地方高校檔案管理系統(tǒng)中看，信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，大家各自為政、各取所需，未形成統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)推進(jìn)的局面，許多地方高校的信息化建設(shè)更缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃或近期目標(biāo)不夠明確，沒有現(xiàn)成的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可以借鑒。由于缺少相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在一定程度上造成了檔案信息流瓶頸，也使高校檔案信息的公共服務(wù)范圍小、利用率低。因而造成現(xiàn)在地方高校檔案信息管理是各搞一套的局面。

2.3 電子文件的歸檔缺乏規(guī)范性

由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校的普及，地方高等院校信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，信息資源已經(jīng)成為地方高等院校進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和社會(huì)活動(dòng)的重要戰(zhàn)略性資源，地方高校對(duì)文件和信息的需求量大幅度增加。但對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)地方高等院校電子文件的規(guī)范化管理，尚沒有推行與實(shí)施完善的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各地方高等院校在實(shí)際操作中隨意性較大，存在問題較多。

2.4 人才隊(duì)伍建設(shè)不足，阻止高校檔案事業(yè)要發(fā)展

目前，高校檔案信息化人才嚴(yán)重缺乏，根本不能適應(yīng)當(dāng)前檔案信息化發(fā)展的需要。從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)人員極少，既熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通現(xiàn)代化信息技術(shù)的人員更是少之又少，要推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，信息化人才缺乏已成為高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的瓶頸。復(fù)合型管理人才、技術(shù)人才嚴(yán)重匱乏，制約了發(fā)展的步伐。

2.5 檔案管理信息化安全保密意識(shí)淡薄，體系不完善

檔案員對(duì)檔案的數(shù)據(jù)缺乏安全性和保密性意識(shí)有的檔案館（室）的機(jī)讀目錄有幾千甚至幾萬條，可是卻從來未做備份處理，有的甚至不知道數(shù)據(jù)的備份。檔案館（室）的電腦隨意讓人開啟，只要登錄口令正確，任何人可以增加、刪除、修改記錄，數(shù)據(jù)庫(kù)本身的安全性、保密性很差，容易丟失和泄密。許多檔案館（室）已經(jīng)進(jìn)人到全文管理，可是“開放”目錄與“控制”目錄數(shù)據(jù)混合存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，有的在檔案信息著錄項(xiàng)目中沒有“控制”項(xiàng)目，把原始目錄數(shù)據(jù)直接提供檢索利用，操作頻繁，使用率高，檔案機(jī)讀信息容易泄露，安全性差。有的檔案館（室）直接聯(lián)在公眾網(wǎng)上，數(shù)據(jù)的安全更沒有保障。

3 地方高校檔案信息化建設(shè)對(duì)策

3.1 加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)地方高校檔案信息化建設(shè)的基石

首先加大對(duì)地方高校檔案信息化應(yīng)用軟件建設(shè)，如：文檔一體化、館藏?cái)?shù)字化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)遷移轉(zhuǎn)換及備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能軟件。其次共同開發(fā)具有地方高校特色檔案信息化建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的運(yùn)行及配套硬件設(shè)備。其三領(lǐng)導(dǎo)要重視加大資金投入力度，淘汰配置較低設(shè)施，建立校園信息化建設(shè)規(guī)劃，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口，進(jìn)一步提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平。

3.2 建立健全檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)地方高校檔案管理信息化的前提

首先，建立健全標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的準(zhǔn)則，是做好地方高校檔案管理信息化基本條件。檔案信息數(shù)字化建設(shè)要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)范，使電子文件的歸檔、館藏檔案的數(shù)字化，數(shù)字化檔案的采集、保管、存儲(chǔ)、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、規(guī)范化，是信息化建設(shè)的前提和必要條件。其次，制訂符合地方高校檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范電子信息采集、管理、存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，提出歸檔電子文件存儲(chǔ)要求。收集、接受的電子文件與歸檔的紙質(zhì)文件內(nèi)容一致、版式一致；應(yīng)用通用工具形成的電子文件收集時(shí)應(yīng)注明電子文件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等電子文件生成環(huán)境信息。

3.3 完善電子文件的歸檔制度建設(shè)，是做好地方高校檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵

地方高校按照國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范性文件，結(jié)合實(shí)際加快研究和制訂適合地方高校電子文件歸檔管理辦法等方面的行政規(guī)章，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，形成有效的激勵(lì)機(jī)制，合作互助，加快本校部門的基礎(chǔ)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的實(shí)時(shí)接收、歸檔、管理、利用等，確保重要電子文件歸檔完整、真實(shí)、有效，為推動(dòng)地方高校檔案信息化建設(shè)有序開展工作奠定基礎(chǔ)。

3.4 加快檔案信息化技術(shù)人才的培養(yǎng)，是實(shí)現(xiàn)地方高校檔案化建設(shè)的保障

檔案信息化建設(shè)是技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人才除了掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)和檔案管理知識(shí)外，還必須掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)路技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)。檔案部門應(yīng)盡快建立起一支現(xiàn)代信息技術(shù)能力較強(qiáng)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。同時(shí)，重點(diǎn)、定向培養(yǎng)網(wǎng)頁(yè)制作、軟件指導(dǎo)、硬件維護(hù)、資源加工、電子檔案(文件)管理等各方面人才，為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使他們?yōu)闄n案信息化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

3.5 加強(qiáng)檔案管理信息安全保障體系建設(shè)，是做好地方高校檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

檔案數(shù)據(jù)的安全、保密檔案工作人員在自己數(shù)據(jù)庫(kù)的安全方面應(yīng)加以高度重視，注重做好數(shù)據(jù)庫(kù)本身的安全和機(jī)讀目錄的保密，檔案管理人員必須遵守我國(guó)保密工作的法律法規(guī)。加強(qiáng)檔案信息庫(kù)未開放數(shù)據(jù)的保密工作，特別是已鏈接公眾網(wǎng)、公共網(wǎng)的檔案館（室），必須嚴(yán)格管理計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)磁盤等載體。根據(jù)規(guī)定要求真正做到物理隔絕，嚴(yán)防嚴(yán)密。建立健全地方高校檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量控制體系，把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，指定專門設(shè)置訪問權(quán)限和密鑰認(rèn)證體系，不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)不宜提供利用，要建立檔案信息備份、異地備份系統(tǒng)，確保檔案信息萬無一失。

總之，地方高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，地方高校在開發(fā)過程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案管理歷史性的跨越，從而保證地方高校檔案信息化建設(shè)與會(huì)社會(huì)信息化同步發(fā)展。

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