淺析企業檔案室管理模式的轉變

高波

摘要：隨著信息時代的來臨，傳統的企業檔案管理模式已經遠遠不能適應企業的發展和社會的變革。傳統的企業檔案管理以手工整理與保存為主，而僅僅是對檔案進行歸檔就會耗費大量的人力物力，且手工整理出來的檔案不僅不利于大規模的傳閱，也不利于永久的保存。因此，這就需要轉變企業的檔案室管理模式，引入電子檔案管理，使得檔案能夠被長久有序的保存，減少檔案的丟失和損壞。本文將從企業管理檔案現狀進行分析，指出其中存在的問題以及其如何轉變檔案管理模式，提高檔案整理效率和促進檔案管理更加有序。

關鍵詞：企業；檔案管理模式；轉變

檔案的管理與企業的發展有很大的聯系，是一個企業發展點滴的記錄，是企業決策時的重要參考，是企業重要機密的統一管理，因此，做好企業的檔案管理與企業的發展前途密切相關。但是，傳統的檔案管理隨著時代的發展展現出越來越多的弊端，越來越與企業的發展脫節，越來越不適應企業檔案管理的需要。因此，轉變企業檔案管理模式，發揮檔案管理的作用迫在眉睫。

一、企業檔案管理現狀

（一）企業檔案管理含義

檔案管理是指企業對所有可能有用的知識與信息進行有效的資源組織，利用最優的方式對資料加以開發和利用。檔案管理是企業在各個活動中形成的信息與資料，是企業發展的記錄與見證，可以說，檔案就是一個企業的興衰成亡史，每一個企業都能夠從自己的檔案資料里獲得可持續發展的能力和機會。

企業檔案管理模式一般可分為三種（按集中程度），檔案集中統一、檔案分級管理、檔案分散管理。集中管理和分散管理各有其優勢，集中管理利于保存，能夠建立有效完整的檔案查閱中心。而分散保存，能夠對檔案進行合理有效的分類，將檔案管理工作進行細化。

（二）企業檔案管理存在問題

1.企業沒有對檔案管理形成良好的認識

企業存在的目的大多是為了獲取經濟效益，檔案管理在很多企業管理者看來，不僅不能直接提升企業的利潤空間，相反，還會耗費大量的人力物力。因此，很多企業是沒有獨立的檔案管理機構的，這就使得很多企業的大決策、大事件都沒有得到良好的記錄，企業在作出決定的時候也沒有大量的檔案資料作為參考。要處理好此類問題，就需要企業管理者深刻認識到檔案管理的重要作用，檔案管理是一筆巨大的物質和精神財富。

2.檔案管理沒有形成制度化管理

在檔案管理中存在著很多問題，如企業員工長期借閱，沒有及時歸還。企業檔案記錄者沒有及時做好檔案記錄與整理，使得企業的檔案斷鏈等等，這個時候如果沒有一個完整有效的制度，對檔案的編纂、歸還時間等作出一個明確界定，就很容易導致企業檔案缺失，不完整的情況發生。

3.檔案管理的技術水平落后

很多檔案管理還停留在手工階段，這就使得檔案的重新整理和歸類成為了很大的問題，同時，檔案一般采用一式一份制，這就很容易造成檔案的丟失。傳統的檔案錄入和管理耗費了大量人力物力還不能取得好的效果，企業方就應該積極轉變檔案管理方法，不斷將新的科技與檔案管理聯系起來，使得檔案能夠被更好的保存與管理。

二、如何推進企業檔案管理模式轉變

（一）更加注重檔案的“質”而不是“量”

傳統的檔案制作和管理時，只重視檔案數量的多少，規模的大小，這樣的檔案管理模式下，就使得檔案管理的工作量巨大，且檔案不僅難以參閱，參考價值也較低。因此，廣大企業應該行動起來，派遣專業的檔案管理團隊對企業的檔案進行整理，將一些實際價值不大，不符合現代社會發展的檔案進行銷毀或者統一處理，使得檔案的價值提升，能夠真正為企業的發展“出謀劃策”。

（二）將管理檔案實體向管理檔案信息轉變

大多數企業的檔案管理都是對檔案實體進行管理，紙質的資料不僅容易破損，也更加容易丟失，這對一些機密檔案和文件是極為不利的。因此，要依托網絡計算機知識，積極對企業檔案進行錄入，實現檔案的數字化、網絡化管理。這樣新型的管理模式，不僅有利于檔案的查找與取悅，也能對機密文件和檔案做備份和保密工作，確保企業的運行安全。

（三）重視檔案工作人員的素質提升

推進企業檔案管理模式轉變最主要的就是促進企業檔案管理人員的素質提升。現代檔案管理工作遠遠不同于手工整理檔案，手工管理檔案的時期，要做好檔案管理工作不僅要對計算機知識有著十分透徹的了解，也要能夠對系統內的檔案進行分類和維護，確保檔案的完整和安全性。因此，企業應該廣泛組織各種培訓會，不僅讓檔案管理人員從頭腦中對檔案管理有了更為清晰的認識，也能讓其具有更好的檔案管理技術和手段并積極利用新手段促進檔案管理模式的轉變。

（四）搭建網絡平臺，實現檔案信息共享

新的檔案信息管理模式下的重要一方面就是能夠實現信息共享，信息共享不僅能夠讓企業員工能夠對企業有了更強的認同感也能夠促進企業凝聚力和向心力的提升。同時，檔案共享能夠讓大家能夠對檔案有更深入的了解，發現一些檔案的不足，進而能夠完善檔案。更為重要的是，檔案信息共享就能夠在企業決策時發揮重要的參考作用。這就需要企業的檔案工作者，積極推進以計算機為基礎，以現代檔案管理方法為手段，建立健全檔案信息共享網絡平臺，對檔案進行更好的歸檔與管理。

三、結束語

隨著信息化時代的來臨，知識呈爆炸式的迅速增長，企業信息也不例外，傳統的檔案管理模式不僅耗費大量的人力物力，造成了公司資源的浪費。而且手工整理出來的文檔不僅較為粗糙且準確率較低，首先，只有推進企業檔案管理模式創新，才能夠適應企業信息管理的需要。要提升檔案管理人員的素質，使得檔案管理水平有真正的提升。其次，要引入計算機和網絡等技術，用電子檔案逐步代替傳統的實體檔案。最后，還要對企業原有檔案進行一個整理，銷毀沒有價值，部分和時代發展的檔案，使得檔案發揮實效。檔案管理模式隨著科技的發展，時代的進步被不斷創新、不斷發展，檔案管理正發揮著它的實效，不斷促進企業的發展。