檔案管理：開啟數(shù)字化大門

■文/儲華

檔案管理：開啟數(shù)字化大門

■文/儲華

社保業(yè)務(wù)檔案管理是實(shí)現(xiàn)“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”的基礎(chǔ)性工作，關(guān)系到廣大參保對象的合法權(quán)益。2002年起，上海市社保中心針對業(yè)務(wù)檔案數(shù)量大、查詢利用需求高、任務(wù)繁重人手少的問題，開始探索業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理。十多年來，上海市社保中心業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)從無到有，從有到優(yōu)，經(jīng)過不斷改造升級，逐步建立起了功能完備，高效平穩(wěn)的數(shù)字化系統(tǒng)。

確立管理模式是關(guān)鍵

目前，社會各行各業(yè)檔案數(shù)字化的管理模式多種多樣，不一而足，由于在檔案數(shù)字化過程中需要共享業(yè)務(wù)經(jīng)辦數(shù)據(jù)信息，如檔案的檢索、檔案的形成年月等，因此，檔案數(shù)字化系統(tǒng)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系，離開業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息支撐，檔案數(shù)字化工作就難以正常開展。與此同時(shí)，數(shù)字化信息系統(tǒng)的管理模式也與工作實(shí)際緊密聯(lián)系，相互匹配促進(jìn)。管理模式?jīng)Q定了數(shù)字化工作的業(yè)務(wù)流程和功能實(shí)現(xiàn)方式，是建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)首先需要深入研究的核心問題。

檔案數(shù)字化管理模式可以分為兩大類：一是從數(shù)字化工作的集中度劃分，可以分為集中式數(shù)字化和分散式數(shù)字化兩種模式。所謂集中式數(shù)字化就是將單位系統(tǒng)內(nèi)形成的所有業(yè)務(wù)檔案歸集在一起，進(jìn)行集中數(shù)字化；分散式數(shù)字化就是在單位系統(tǒng)內(nèi)各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均建立功能相同的數(shù)字化系統(tǒng)，各自完成本單位形成的業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化工作，通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)信息共享。二是從與業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的融合度劃分，可以分為與業(yè)務(wù)系統(tǒng)彼此整合和獨(dú)立數(shù)字化系統(tǒng)兩種模式。所謂彼此整合，就是將數(shù)字化的某些工作環(huán)節(jié)嵌入業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，成為業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作的一部分，如可以將掃描成像環(huán)節(jié)嵌入到業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)信息共享；所謂獨(dú)立系統(tǒng)就是檔案數(shù)字化獨(dú)立于業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)之外，自成一體完成整個(gè)數(shù)字化工作，可以通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)與數(shù)字化系統(tǒng)的信息共享。

確立數(shù)字化工作的管理模式至關(guān)重要，上述不同管理模式總體上沒有好壞優(yōu)劣之分，不同的管理模式需要不同的業(yè)務(wù)流程與之匹配，在功能實(shí)現(xiàn)上也各不相同。因此，應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理體制、業(yè)務(wù)經(jīng)辦特點(diǎn)、地域條件、人員配備等方面綜合考慮，來確定數(shù)字化工作模式。

目前，上海市社保中心采用集中式、獨(dú)立數(shù)字化系統(tǒng)開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作，選擇這一模式主要是基于以下考慮：一是上海市社保中心在行政管理上實(shí)行市、區(qū)兩級垂直管理體制，全市各分中心業(yè)務(wù)經(jīng)辦制度和規(guī)則完全一致，使用全市統(tǒng)一的業(yè)務(wù)經(jīng)辦信息系統(tǒng)；二是業(yè)務(wù)經(jīng)辦人手緊任務(wù)重，且辦公場所空間普遍相對狹小，不滿足分散式數(shù)字化的工作要求；三是業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)早于數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行，將后開發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)融合進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)難度很大；四是上海市相對外省市行政區(qū)域面積較小，能夠較為方便地匯集各社保分中心業(yè)務(wù)檔案，實(shí)施集中式數(shù)字化處理。

蕭軍/攝

優(yōu)化技術(shù)手段是支撐

從初創(chuàng)時(shí)期將保證業(yè)務(wù)文檔分割正確、影像清晰完整、檢索信息正確等作為工作重點(diǎn)，到目前追求精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，把強(qiáng)化質(zhì)量控制，注重過程控制作為工作重心，十多年來，數(shù)字化系統(tǒng)經(jīng)歷了一個(gè)逐步完善發(fā)展的過程。目前，上海社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)是多個(gè)承擔(dān)不同工作任務(wù)和工作環(huán)節(jié)的有機(jī)組合，包含了16個(gè)工作環(huán)節(jié)（其中9個(gè)為人工操作環(huán)節(jié)，7個(gè)為后臺自動運(yùn)行環(huán)節(jié)）、各項(xiàng)功能齊全完備的系統(tǒng)。縱觀所有功能，其中，檔案成像、質(zhì)量檢驗(yàn)、獲取索引、數(shù)據(jù)掛接（關(guān)聯(lián)）、影像數(shù)據(jù)復(fù)核與抽檢、綜合處理構(gòu)成了檔案數(shù)字化系統(tǒng)的主要環(huán)節(jié)。

面對社保各類業(yè)務(wù)檔案，為適應(yīng)不同管理要求，當(dāng)時(shí)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，上海社保中心就采用了各功能模塊化可配置的技術(shù)手段，使得業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)，以及各環(huán)節(jié)的前后次序，可以根據(jù)檔案數(shù)字化的不同要求實(shí)施動態(tài)配置。按照質(zhì)量控制要求，在數(shù)字化加工流程中，可以方便插入或取消某些功能模塊，如增加全量檔案影像抽檢環(huán)節(jié)，抽檢比例采用參數(shù)化管理方便調(diào)整。

規(guī)范檔案管理是基礎(chǔ)

數(shù)字化管理基礎(chǔ)可分為數(shù)字化工作過程管理和支撐數(shù)字化工作的檔案基礎(chǔ)管理兩個(gè)方面，相比較后者更為重要。在工作實(shí)踐中，上海市社保中心意識到?jīng)]有扎實(shí)的管理基礎(chǔ)，沒有規(guī)范的檔案管理，是難以做好檔案數(shù)字化工作的，因此，多年來，特別是在2009年人社部和國家檔案局聯(lián)合頒布了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（以下簡稱《規(guī)定》）頒布后，上海社保花大力氣調(diào)整與《規(guī)定》不相符合的方面，全面梳理完善各項(xiàng)檔案管理制度、規(guī)程及工作制度，優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理流程，提高市、區(qū)兩級經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能，運(yùn)用信息技術(shù)從源頭抓檔案管理，保證業(yè)務(wù)材料應(yīng)歸盡歸，整理立卷規(guī)范有序，以此夯實(shí)管理基礎(chǔ)，提高檔案管理規(guī)范化程度，以滿足數(shù)字化工作對檔案管理的要求。

規(guī)范的檔案管理之所以重要，是因?yàn)闄n案數(shù)字化系統(tǒng)嚴(yán)格遵循業(yè)務(wù)檔案管理要求，業(yè)務(wù)規(guī)則已經(jīng)固化在系統(tǒng)功能中，每個(gè)環(huán)節(jié)都固守著業(yè)務(wù)規(guī)則，因此，在傳統(tǒng)管理方式下有時(shí)難以被及時(shí)發(fā)現(xiàn)的工作差錯(cuò)，如檔案分類差錯(cuò)、業(yè)務(wù)材料遺漏收集、缺少主件業(yè)務(wù)材料等，在數(shù)字化處理過程中，將被一一發(fā)現(xiàn)，如不予糾正，則涉及差錯(cuò)的業(yè)務(wù)檔案將無法進(jìn)行后續(xù)操作，這樣既影響到工作正常開展，也影響到檔案影像按時(shí)提供查詢利用。因此，檔案的規(guī)范管理是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，換言之，檔案數(shù)字化對檔案管理提出了更高要求。

管控業(yè)務(wù)過程是保證

上海市社保中心對業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化的加工周期及工作質(zhì)量是有明確要求的，總體上是上月新增業(yè)務(wù)檔案必須在本月加工完畢，次月提供查詢利用，同時(shí)，雖然系統(tǒng)固化了業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)則，但畢竟是由人來操作的，因此，操作人員的責(zé)任意識、業(yè)務(wù)能力和操作技能也很重要。

為保證業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量，上海市社保中心主要采取以下兩個(gè)措施：一是業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核激勵(lì)相結(jié)合。開展有針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高操作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和操作技能，使每位員工都能勝任本職工作，同時(shí)，一方面制定員工工作業(yè)績考評制度，通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)記錄每位員工工作完成的質(zhì)量數(shù)據(jù)，每月進(jìn)行工作考核，工作業(yè)績與個(gè)人報(bào)酬掛鉤；另一方面開展工作點(diǎn)評活動，激勵(lì)先進(jìn)鼓勵(lì)后進(jìn)，促進(jìn)質(zhì)量提高。

二是過程控制與現(xiàn)場調(diào)度相結(jié)合。通過后臺控制界面，管理人員實(shí)時(shí)掌握工作進(jìn)度、各環(huán)節(jié)工作任務(wù)積壓情況、各環(huán)節(jié)人員配備等情況，如發(fā)現(xiàn)某環(huán)節(jié)任務(wù)積壓多來不及完成，同時(shí)也造成下道環(huán)節(jié)任務(wù)不足，將影響整體數(shù)字化工作進(jìn)程的情況，就及時(shí)調(diào)配異常環(huán)節(jié)人員配備，始終將各環(huán)節(jié)人員配備控制在合理范圍，從而保證數(shù)字化工作總體流暢穩(wěn)定。

檔案管理重在利用

管理好檔案的最終目的是為了能夠有效查詢利用，上海市社保中心依靠業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢，在發(fā)揮檔案日常查詢利用基本效用外，積極思考推進(jìn)社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)范化程度、提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦效率和質(zhì)量的方法和途徑。

為單位開展內(nèi)部專項(xiàng)業(yè)務(wù)核查提供支撐。為不斷提高業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)范化程度，上海市社保中心建立了內(nèi)部業(yè)務(wù)核查機(jī)制，每年根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦實(shí)際開展業(yè)務(wù)核查。有時(shí)一項(xiàng)業(yè)務(wù)核查需要調(diào)閱成百上千份業(yè)務(wù)檔案，以往在手工管理方式下，只能依靠翻閱大量紙質(zhì)檔案完成，費(fèi)時(shí)耗力；檔案數(shù)字化后，在查詢利用系統(tǒng)支撐下，可以快捷調(diào)閱到所需檔案影像，工作效率成百倍提高。

促進(jìn)行政訴訟案件的穩(wěn)妥處理。在社會保險(xiǎn)行政爭議處理工作中需要社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供相關(guān)的證據(jù)材料，業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化后，工作人員不再需要從一堆紙質(zhì)檔案中去尋找相關(guān)的證據(jù)材料，通過影像查詢系統(tǒng)，就可以及時(shí)查詢到參保人員從參保新進(jìn)、補(bǔ)繳、在各單位間轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出到養(yǎng)老金核定甚至養(yǎng)老保險(xiǎn)終止等所有業(yè)務(wù)檔案影像。這不僅可以全面反映經(jīng)辦的真實(shí)情況，而且確保了證據(jù)的全面和完整，從而使應(yīng)訴證據(jù)材料準(zhǔn)備工作得到有力支撐。

為內(nèi)控工作的開展提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。上海市社保中心在業(yè)務(wù)經(jīng)辦方面建立了較為完善的內(nèi)控制度，對于社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)中情況復(fù)雜的經(jīng)辦業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行社會保險(xiǎn)稽核及內(nèi)部控制督查。業(yè)務(wù)核查工作核查時(shí)間緊，證據(jù)要求高，在以往的證據(jù)收集過程中耗費(fèi)了大量時(shí)間，制約了工作效率提高。業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化后，這一狀況得到徹底改變。核查人員通過參保人員的個(gè)人身份證號、社保登記碼、姓名以及所在參保單位的單位登記碼、單位名稱等關(guān)鍵信息，能夠迅速查找到相關(guān)業(yè)務(wù)檔案影像，并根據(jù)業(yè)務(wù)變更數(shù)據(jù)在電腦上逐一比對，以確定業(yè)務(wù)經(jīng)辦是否符合政策規(guī)定，申報(bào)材料是否正確、完整，經(jīng)辦、審核等是否規(guī)范、準(zhǔn)確，極大地提高了工作效能。■

作者單位：上海市社會保險(xiǎn)事業(yè)管理中心