寓檔案管理于業(yè)務(wù)內(nèi)控

■文/孫定鴻

寓檔案管理于業(yè)務(wù)內(nèi)控

■文/孫定鴻

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是支撐社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦服務(wù)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性工作。但是，因?yàn)榧堎|(zhì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量多，不僅存儲(chǔ)、查閱不方便，而且容易受自然或人為等因素影響遭遇損壞或損毀。近年來，海南省三亞市社保局以信息化建設(shè)為中心，寓檔案管理于業(yè)務(wù)內(nèi)控之中，使社保業(yè)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。

現(xiàn)代檔案管理的當(dāng)務(wù)之急是要規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存和調(diào)閱弊端。為此，三亞市社保局通過借鑒廣州、上海等地的經(jīng)驗(yàn)，從2011年開始開發(fā)社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)。經(jīng)過幾年的探索，這套社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)目前可以依托計(jì)算機(jī)軟件數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案高速轉(zhuǎn)化成數(shù)字化、影像化信息永久存儲(chǔ)，保證用戶隨時(shí)有效地利用。

通過建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子影像信息化、信息查詢智能化、檔案服務(wù)多元化的統(tǒng)一綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)，業(yè)務(wù)檔案的安全完整有了可靠的保障。與此同時(shí)，系統(tǒng)平臺(tái)也為規(guī)范社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦提供了有力支持，比如前臺(tái)經(jīng)辦人員或稽核審查人員在具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)中，可以根據(jù)權(quán)限在業(yè)務(wù)系統(tǒng)即時(shí)調(diào)閱電子檔案。

在創(chuàng)新信息技術(shù)之后，不得不提的是與之配套的“及時(shí)整理歸檔，確保檔案安全”的管理思想。眾所周知，業(yè)務(wù)檔案是參保人享受社保待遇的重要憑證。為此，三亞市社保局對(duì)社保業(yè)務(wù)的紙質(zhì)檔案分類整理、編排歸檔、錄入打印、掃描上傳、查閱利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)都制定了明確的工作流程。

為避免檔案長(zhǎng)期滯留在業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員手中，可能會(huì)因管理不善導(dǎo)致檔案遺失或發(fā)生人為故意篡改、銷毀的情況，各業(yè)務(wù)部門新增資料必須當(dāng)月歸檔移交。各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦結(jié)后，按照“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰歸檔”的原則，由該項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員收集整理檔案原始資料并進(jìn)行編號(hào)立卷、于當(dāng)月底前移交檔案室。檔案室管理員對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行二次檢查，核對(duì)材料份數(shù)準(zhǔn)確、應(yīng)歸檔項(xiàng)目齊備后方可接收。對(duì)應(yīng)歸檔項(xiàng)目缺失的，管理員應(yīng)要求經(jīng)辦人員做書面說明存檔備查。檔案管理員在接收紙質(zhì)檔案的次月要完成電子檔案的掃描與上傳，并將紙質(zhì)檔案塑封、入庫。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)跟蹤查詢檔案整理進(jìn)度與電子檔案成品，如發(fā)現(xiàn)檔案整理缺漏應(yīng)及時(shí)向管理員反饋。檔案管理員每月必須向業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送上月檔案整理清單，方便分管領(lǐng)導(dǎo)掌握業(yè)務(wù)檔案整理情況。如業(yè)務(wù)部門未按時(shí)整理移交業(yè)務(wù)檔案資料，由分管局領(lǐng)導(dǎo)要求業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人督辦落實(shí)。

檔案查閱方面，對(duì)于有查閱紙質(zhì)檔案需求的個(gè)人、單位或內(nèi)部經(jīng)辦人員，三亞市社保局執(zhí)行嚴(yán)格的查閱程序，確保原始檔案的安全完整。即凡查閱紙質(zhì)檔案的個(gè)人或單位均登記在冊(cè)，僅在檔案借閱室的監(jiān)控?cái)z像下接收及查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理員必須全程監(jiān)督檔案借閱，除檔案管理員外，任何人不得進(jìn)入檔案整理工作室及檔案庫房。

同時(shí)，社保局還要求業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)手的業(yè)務(wù)審批事項(xiàng)必須調(diào)取相關(guān)電子檔案核查確認(rèn)后方可審簽。分管領(lǐng)導(dǎo)要不定期隨機(jī)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)閱抽查業(yè)務(wù)電子檔案，防控業(yè)務(wù)人員經(jīng)辦疏漏。抽查內(nèi)容包括：比對(duì)原始檔案影像日期和電子檔案生成日期，確認(rèn)業(yè)務(wù)檔案是否按月及時(shí)掃描上傳；核對(duì)檔案目錄，確認(rèn)單項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)歸檔資料是否齊備；核對(duì)影像資料是否有涂改痕跡。

利用基金收入、支出等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案資料，三亞社保局通過分析基金運(yùn)行特點(diǎn)和不足，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了有力的支撐；利用會(huì)計(jì)檔案資料，為各類財(cái)務(wù)檢查、基金審計(jì)提供了最真實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時(shí)，三亞市社保局業(yè)務(wù)檔案室還為人社系統(tǒng)、參保單位、審計(jì)、法院、紀(jì)委等機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)。■

蕭軍/攝

作者單位：海南省三亞市社保局