簡論新時期高校檔案數字化建設

王運鐸 張年瑞

（山西師范大學檔案館 山西 臨汾 041004）

簡論新時期高校檔案數字化建設

王運鐸1張年瑞2

（山西師范大學檔案館 山西 臨汾 041004）

高校檔案數字化建設是高校檔案事業適應時代和社會發展的需要，是信息技術快速發展得結果。本文闡述了高校檔案數字化建設的內涵和必要性，分析了高校檔案數字化建設中存在的突出問題，提出了加快高校檔案數字化建設的對策。

高校；檔案；數字化建設

數字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程，即將人類能夠讀懂的信號轉換為計算機能夠讀懂的信號的處理過程。

紙質檔案數字化是指采用高像素、大幅面掃描儀或高清相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在光盤、硬盤、U盤等存儲介質上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程，即利用計算機技術、高清掃描技術、數據庫技術、數據壓縮技術、存儲技術等高新技術把傳統的紙質檔案轉換為數字化檔案，實現檔案安全高效的管理和利用。檔案數字化使檔案管理模式由傳統的手工管理方式轉變為綜合應用計算機技術、數據庫技術的現代化管理模式，彌補了傳統的手工管理方式的不足之處，使檔案信息化管理得到了更深層次的體現。

表1 數字化工作分解

高校檔案數字化建設是高校檔案事業適應時代和社會發展的需要，是新時期發展高校檔案工作，提高高校檔案現代化管理水平的必然選擇，是信息技術快速發展的結果，也是適應高效數字化校園建設的客觀需求。數字化檔案等同于原件而且要替代原件，數字化檔案建立以后，減少了紙質檔案的翻閱次數，進一步延長了檔案原件的使用壽命，降低了檔案原件丟失和損壞的風險，有利于紙質檔案的保護，保護了檔案原件，保存了歷史記憶；同時節省了人力達到了高效準確的效果，大大提高了高校檔案管理工作的水平和效率；節省了檔案存儲空間，緩解庫房緊張的壓力。

檔案數字化建設可以實現檔案準確、方便、快捷的利用，可以展現檔案的原版原貌，是一項大工程，但是只有符合一定要求的紙質檔案才能進行數字化，屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、利用價值高的檔案才可以列入數字化加工的范圍；而且要經過主管領導同意，檢查是否含有敏感信息，有些紙質檔案是否能夠高溫掃描。

檔案數字化工作是一項資源建設工作，把現有的檔案資源從庫房轉移到計算機上，工作量大；是一項需要投入大量人力物力的基礎業務工作；是一項中心環節工作；是一項需要雇傭專門工作人員完成的勞動密集型工作。

檔案數字化工作要遵循搶救性原則，防止檔案破壞和丟失；遵循價值性原則，利用價值高的檔案要優先數字化；遵循實用性原則，滿足檔案工作的實際需要；遵循開放性原則和特色性原則等。

一、高校檔案數字化建設的必要性

1.檔案事業發展“十二五”規劃的基本要求

2.保護檔案原件，對歷史負責的需要

3.依法管理檔案事業的需要

4.教師和學生的強烈需求

5.建設節約型社會的需要

二、高校檔案數字化建設中存在的問題

1.檔案數字化硬件技術缺乏

高校檔案數字化工作剛剛起步，手工管理模式還是高校檔案的主要管理模式，以傳統的紙質檔案管理為主，較少通過計算機技術進行現代化管理。硬件設備投入是必要的物質基礎，各高校檔案館基本上都配有計算機、打印機、掃描儀等數碼設備，但這些數碼設備的配置并不先進、比較簡陋和落后，而且其運行還停留在維持日常業務的簡單管理上，不能滿足數字化建設對數碼設備的高要求。有些檔案管理系統軟件多為單機版，存在著過時的情況，缺乏操作簡便、能夠滿足數字化工作實際需要的現代檔案管理系統。

2.檔案管理人員數量和質量有待提高

高校檔案數字化建設的另一個決定因素是人才隊伍，許多高校檔案館缺乏掌握數字化知識的檔案管理人才。高校檔案數字化建設，要求檔案管理人員具有較高的知識層次和先進的管理水平，許多高校檔案館缺乏既具備檔案專業理論知識又熟悉計算機掃描技術的具有雙重知識結構的復合型人才，傳統的檔案管理人員不能夠滿足高校檔案數字化建設和高校檔案事業長遠發展的需要。一類是有著豐富檔案專業理論知識和工作實踐經驗的長期從事檔案管理工作的同志，但利用計算機進行數字化處理的能力一般，就是部分檔案專業的畢業生也不一定能夠完全勝任。另一類是計算機專業的畢業生，有著較強的數字化處理能力，但缺乏檔案專業理論知識和實踐能力。

3.檔案數字化安全難以得到保障

檔案管理的特點之一是安全性，許多高校檔案管理工作人員安全保密意識薄弱，缺乏必要的保護和防范措施，單靠安裝殺毒軟件定期備份數據，這在系統癱瘓的情況下后果嚴重。同時檔案數字化系統比較脆弱，世界上每天都會有大量的計算機病毒產生，容易受到計算機病毒感染和黑客的攻擊，嚴重威脅檔案數字化系統的安全，可能造成無法挽回的損失。

4.檔案數字化投入資金不足

高校檔案數字化以計算機技術、高清掃描技術等高新技術為支撐，需要投入大量資金，各高校檔案館要有檔案數字化建設的經濟實力。如購買能夠滿足數字化要求的硬件設備、購買滿足數字化要求的現代檔案管理系統等。巧婦難為無米之炊，因此資金的缺乏成為了高校檔案數字化的主要障礙。

三、高校檔案數字化建設的應對策略

1.加大基礎設施投入力度

高校檔案部門要加強檔案工作人員的數字化意識，配備數字化所需要的硬件技術設備和先進的檔案管理系統軟件，加大硬件建設和軟件建設，為數字化工作提供物質需求和基礎保障。一是改善硬件設施，配備先進的、主流的計算機、打印機、掃描儀等數碼設備。二是加大智力投入，加強軟件建設，選擇技術水平高、功能設計滿足檔案工作實際需要的檔案管理系統軟件。

2.加強檔案數字化人才的培養

當今國際上的激烈競爭，是以科學技術水平為代表的綜合國力的競爭，說到底是人才的競爭。檔案數字化過程應用到新的知識、新的技術，所以檔案管理工作人員素質水平的高低關系到檔案數字化建設的成敗。

高校檔案部門要打造一支專業化、技術化、高素質的檔案數字化建設人才隊伍，應該培養既具備檔案專業理論知識又熟悉計算機掃描技術的具有雙重知識結構的復合型人才，要求檔案管理人員具有全面的知識結構，這是高校檔案數字化事業做好的重要基礎和有力保障。對于一般的檔案工作人員，要加強檔案專業理論知識的學習；對于檔案專業理論知識扎實的檔案工作人員，要加強利用計算機進行數字化處理能力的培訓；對數字化處理能力較強的檔案工作人員要加強檔案專業理論知識的進修學習。定期組織他們進行培訓，支持他們參加業務研討會、學術交流、專題講座等，使他們能夠適應新時期、新形勢下檔案工作的發展。同時，由于檔案工作的特殊性，檔案工作人員應該具有高度的責任感和政治感，具有高度的保密意識，在檔案數字化過程中注意做好保密性工作。

3.做好檔案數字化安全保障工作

要確保數字化檔案的安全，必須要加強檔案管理工作人員信息安全知識的培訓，如防病毒等，增強他們的信息安全意識。同時要加強對計算機病毒感染和黑客攻擊的防范，做好數字化檔案的安全備份工作，定期備份檔案數字化信息，一式兩套，本地與異地各一套。

高校檔案館要按照信息安全等級保護的要求，采用相應的安全保障技術方法，建立健全安全管理制度，確保檔案數字化建設的安全。

四、結語

高校檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，是一項事關高校檔案事業發展的長期而艱巨的戰略任務，是高校檔案事業適應時代和社會發展的需要。高校檔案數字化建設使紙質檔案管理工作實現了由手工管理向數字化、信息化管理應用的根本性轉變。高校檔案部門應利用科學發展觀，遵循合理原則，加快檔案數字化建設的步伐，實現檔案數字化跨越式發展。

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