對科研院所檔案信息化建設(shè)的幾點認識

茹仙古麗·依明

（新疆維吾爾自治區(qū)藥物研究所 新疆 烏魯木齊 830014）

對科研院所檔案信息化建設(shè)的幾點認識

茹仙古麗·依明

（新疆維吾爾自治區(qū)藥物研究所 新疆 烏魯木齊 830014）

科研院所檔案信息化的研究，在主要集中在科研院所檔案信息化特點及所面臨的問題研究及采取的對策研究。本文根據(jù)近幾年的一些科研院所檔案信息化建設(shè)及新疆維吾爾自治區(qū)藥物研究所（簡稱新疆藥物所）科研信息管理情況，提出幾點對于科研院所檔案信息化管理具有借鑒作用對策及建議。

科研院所；檔案；信息化管理

隨著社會科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，社會已經(jīng)進入到全面信息化時代，因此加強并優(yōu)化對于科研實行信息化檔案管理勢在必行。隨著近幾年來科研規(guī)模的不斷擴大，檔案的重要性也越來越明顯，雖然大部分的科研檔案已經(jīng)完成了初步的檔案信息化管理建設(shè)，但是目前在我國科研院所檔案的信息化管理中依然存在著很多問題，以檔案信息化為視角的科研檔案管理建設(shè)的成效并不是很高，本文主要闡述在檔案信息化的前提下，對于新疆維吾爾自治區(qū)藥物研究所檔案信息化建設(shè)的幾點認識，并提出對策建議。

一、新疆維吾爾自治區(qū)藥物研究所檔案信息化管理

1、檔案信息化。檔案信息化，是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。當前很多科研院所正在開展“數(shù)字檔案”建設(shè)，它是以信息資源為基礎(chǔ)，以計算機系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)為依托，實現(xiàn)科研、管理、辦公等信息的整合，使科研院所資源得到了充分利用[1]。隨著科研院所檔案信息化逐漸深入，在這方面的研究亦逐漸增多，我們以新疆藥物所為例，在中國知網(wǎng)上以“新疆維吾爾自治區(qū)藥物研究所檔案”和“信息化”為篇名檢索，找到了“236”個結(jié)果，如表1所示。

表1 中國知網(wǎng)以“藥物研究所檔案”和“信息化”檢索的結(jié)果

2、符合時代發(fā)展的要求隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理在新疆藥物研究所應(yīng)用十分廣泛，不僅使新疆藥物研究所傳統(tǒng)檔案的數(shù)量與日俱增，同時也產(chǎn)生了大量的電子文件，對于收集電子文件的工作，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然不符合時代發(fā)展的要求。

3、提高檔案的收集和管理工作的效率檔案本是一個立檔單位，主要是為適應(yīng)職能活動需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價值的資料。檔案描述的是一種歷史活動的原始記錄，每年都會產(chǎn)生大量的檔案資料，而這些檔案資料都需要檔案管理人員手工進行收集，編輯，管理等工作，不僅工作量大，還效率低，況且還占用了大量的人力和物力。檔案實行信息化管理后，則能更好的地收集、整理和管理這些大量的信息資源，充分發(fā)揮了檔案的服務(wù)功能。

4、能夠重復(fù)利用，提高工作效率檔案信息化就是將以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了傳統(tǒng)檔案反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費。檔案信息化管理的優(yōu)點還有能使文件材料及時歸檔，盡快提供利用，減少不必要的事務(wù)工作，從而提高辦事效率。由此而知，檔案信息化是檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵，也是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢。

二、新疆藥物所檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)做好以下幾方面工作

基于新疆藥物所檔案信息化建設(shè)中存在的誤區(qū)和發(fā)現(xiàn)的主要問題，提出以下幾點對策建議。

1、加快推進檔案信息化相關(guān)標準規(guī)范的出臺根據(jù)新疆藥物所實際情況研究制訂推進本所檔案信息化建設(shè)的相關(guān)標準規(guī)范。檔案管理部門應(yīng)當認真研究國家關(guān)于檔案信息化的指導(dǎo)標準，結(jié)合本所的實際，制定出適用與自身的檔案信息化管理規(guī)章、制度，規(guī)范化管理檔案電子文件的整理、組成、歸檔和利用等工作和使用流程，從而對藥物研究所的檔案信息化進程形成有效的管理。結(jié)合藥物研究所檔案信息化管理的實際，制訂的規(guī)范標準要在具體工作中進行不斷完善，確保檔案信息化管理制度的權(quán)威性、有效性和系統(tǒng)性。

2、借助科研檔案信息化平臺，推出“預(yù)立卷”制度“預(yù)立卷”就是指立卷前的初步整理。傳統(tǒng)的檔案立卷工作，全部由檔案管理員來完成，這樣，檔案管理員把大部分時間和精力放在了整理上，無法跟蹤項目，不能有效地監(jiān)督項目資料及時歸檔。再者，由于項目資料的專業(yè)性強，門類繁多，在組卷這一環(huán)節(jié)，檔案管理員不能很好的對有機聯(lián)系的資料進行配套，導(dǎo)致立卷的資料缺乏系統(tǒng)性。“預(yù)立卷”制度有效的解決了這些問題，在錄入條目之前，檔案管理部門就要求兼職檔案員做好“預(yù)立卷”工作，主題要與利用“熱點”相結(jié)合，把重要的、利用率較高的檔案進行數(shù)字化[2]。

3、健全檔案管理體系新疆藥物所要加強對檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)、檢查與監(jiān)督：落實專門機構(gòu)或?qū)Ｈ素撠?zé)，加強領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，推進辦公自動化與檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展；把檔案信息化建設(shè)歸入檔案工作評估、檔案檢查、檔案年檢和檔案目標管理的考核體系中進行檢查與評估；主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內(nèi)容，以督促其做好檔案信息化工作[3]。

近兩年新疆藥物所利用網(wǎng)絡(luò)、計算機、信息技術(shù)為手段，總結(jié)的該科研院所文獻檢索情況，大大提高了檔案管理效率。新疆藥物研究所檔案信息化是對知識資源的創(chuàng)新性利用，隨著自身發(fā)展的需求日益凸顯，新疆藥物所必然越來越重視其檔案信息的管理工作。檔案工作者也必須強化信息服務(wù)意識和信息系統(tǒng)化觀念，充分認識科研院所檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，把檔案信息化建設(shè)作為今后工作的重點，從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變，努力探索當今社會藥物研究所檔案信息開發(fā)和利用的新思路、新途徑，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

[1]富育輝.淺析檔案信息化管理[J].黑河學(xué)刊，2014，25(7):119-120.

茹仙古麗·依明(1971年6月)，女，籍貫：新疆烏魯木齊，在職研究生，館員，主要從事科研檔案管理研究。