精細化管理在高校學籍管理中的應用

迮燕華

摘 要： 本文通過對精細化管理的含義和高校學籍管理中問題的介紹，指出在高效學籍管理中引入精細化管理的重要性，并介紹了我院在學籍管理中實行的精細化管理。

關鍵詞： 精細化 高校學籍管理 教學應用

一、精細化管理的具體含義

精細化管理又稱精細管理、精益管理、零缺陷管理，指管理活動的精確化、標準化、程序化和細致化。精細化管理是一種實事求是的系統(tǒng)規(guī)劃，是通過細化規(guī)則，運用程序化、標準化、數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理的各個單元精確、高效、協(xié)調和持續(xù)運行。現(xiàn)代工業(yè)化中的精細化管理最早是由被譽為“科學管理之父”的弗雷德里克·泰羅（Frederick Winslow Taylor）在其1911年發(fā)表的《科學管理原理》一書中首次提出的。20世紀50年代，日本企業(yè)將精細化管理運作模式發(fā)揮得淋漓盡致，形成了現(xiàn)代精細化管理理論，并迅速傳播到了世界各地。在我國，上世紀60年代的大慶油田、本世紀的海爾等一批企業(yè)都是實行精細化管理的優(yōu)秀典范。

精細化管理具體表現(xiàn)在通過對每個單位、部門和崗位的職能、職責的精確定位，把工作對象、工作內(nèi)容和對應的責任進行具體化、明確化，再對目標市場、工作內(nèi)容、工作對策、考核指標和保障制度等進行細化。通過運用定量化、標準化等手段，把管理工作簡單化、流程化、數(shù)據(jù)化、信息化，同時在此基礎上實行剛性的制度管理，規(guī)范工作人員的行為，做好實效反饋，強化責任落實，從而形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。精細化管理的基本特征可以用“精、準、細、嚴“四個字概括，精指做精，精益求精，追求最好，不僅要把產(chǎn)品做精做好，更要把服務及管理等工作做到極致，挑戰(zhàn)完美極限；準指準確的信息與決策，準確的數(shù)據(jù)與計量，準確的時間銜接和正確的工作方法；細指對象細化、內(nèi)容細化、管理細化，特別是執(zhí)行步驟要求細化；嚴指嚴格控制、嚴格落實，嚴格執(zhí)行制定的標準、規(guī)范和制度等。

二、高校學籍管理的重要性及存在的問題

高校的學籍管理是教學管理的重要組成部分，是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的相關法規(guī)，并結合學校、學生實際制定的有關實施細則，對學生從入學到畢業(yè)的整個學習過程產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)的管理。學籍管理一般包含三部分內(nèi)容，首先新生學籍注冊；其次是對在校生學年注冊和異動處理，學籍異動主要包括休學、復學、退學、留級、轉專業(yè)、轉學等；最后是對學生畢業(yè)資格審核，完成學歷注冊。也就是說學籍管理工作貫穿學生從入校到畢業(yè)的整個在校過程。學籍信息的有誤直接關系到畢業(yè)證書的有效性。學籍管理的規(guī)范程度直接影響整個教學管理質量，從而影響人才培養(yǎng)質量。成千上萬條學籍數(shù)據(jù)中，只要有一條數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，就可能對某位學生后續(xù)工作、學習造成巨大的問題。

因為各高校招生規(guī)模的擴大，生源背景越來越復雜，辦學模式越來越多樣化，學籍管理難度和復雜度不斷加大，所以在管理過程中出現(xiàn)了各種問題，主要表現(xiàn)為以下幾種。

1.由于部分師生對學籍的重要性和必要性認識不夠，出現(xiàn)學生修改基本自然信息后未及時提交學籍信息修改，如更改姓名等現(xiàn)象，導致學籍信息不準確。

2.由于部分師生不了解學籍異動的相關流程，出現(xiàn)學生未辦理學籍異動手續(xù)就已離校的現(xiàn)象，從而出現(xiàn)實際在校生數(shù)與在籍人數(shù)出現(xiàn)誤差，導致學籍數(shù)據(jù)不準確。

3.由于各部門系統(tǒng)的獨立性，出現(xiàn)個別部門因未及時維護相關異動信息，導致部門與部門之間學籍信息不一致。

三、學籍管理需要精細化管理

鑒于學籍管理的復雜性和重要性，在學籍管理中引入精細化管理是非常必要的。實現(xiàn)精細化管理一般需要通過細節(jié)化、數(shù)據(jù)化、流程化、規(guī)范化、嚴格化等方法步驟。

1.細節(jié)化是精細化管理的基本前提，指將一項工作或任務，按合理的邏輯結構，細分為若干組成部分；或者按工作時間順序，將工作、任務分解為各個組成部分和工作單元。有利于建立和改進工作流程，有利于對工作時間的控制和各環(huán)節(jié)執(zhí)行時限的確定，同時包括對各崗位和部門之間、各個工作單元的具體責任進行細化及相互銜接管理的細化。如何科學、合理地實現(xiàn)細節(jié)化是精細化管理的關鍵所在。學籍管理工作并不只涉及學籍管理部門，而是涉及多個部門，每個部門都有其相應的工作任務。以我院學籍管理為例，學院系部對學生的所有材料進行初審；醫(yī)務室對醫(yī)院證明等材料進行審核（因身體原因申請學籍異動的）；教務處對所有材料進行復審；院辦負責學籍發(fā)文及相關材料存檔。而異動后的學生需要離校，還需涉及宿管辦、學生處、圖書館、財務處、卡中心等部門。

2.數(shù)據(jù)化是精細化管理的實現(xiàn)基礎，是細節(jié)化工作的深入。把管理內(nèi)容數(shù)據(jù)化是精細化管理的重要內(nèi)容，衡量精細化管理工作的最好標準是讓數(shù)據(jù)說話。恩格斯指出：“任何一門科學，只有當數(shù)學引入后才能成為科學?！本毣芾硗ㄟ^對數(shù)據(jù)的搜集、分析、研究，確定如何進行具體的精確操作。它把管理上的執(zhí)行細節(jié)、工作內(nèi)容、效率反饋盡可能地數(shù)據(jù)定量化，使管理決策更具科學性和可操作性。學籍管理涉及最多的是學生數(shù)據(jù)，而學生數(shù)據(jù)量是非常大的，所以學籍管理中數(shù)據(jù)化是非常必要的。以我院學籍管理為例，在每學期其中，均會對每個院系部手中掌握的學生數(shù)據(jù)和異動學生數(shù)據(jù)進行收集，并與教務處掌握的學生數(shù)據(jù)進行進一步比對、核實，避免出現(xiàn)上述學籍數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)不一致的情況。同時，我院實行數(shù)字化校園，實現(xiàn)各部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對接，這樣只要學籍管理部門對異動學生進行操作，相關部門中的學生數(shù)據(jù)會進行相應的修改，從而避免各部門數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.流程化是精細化管理的重要方式，是在把工作或任務細化為若干個工作單元的基礎上，對各個工作步驟或環(huán)節(jié)進行分析、簡化、改進、整合、優(yōu)化，使各個工作崗位、工作步驟和工作內(nèi)容更好地銜接配合、協(xié)同動作，從而提高管理的整體效能。我院在學籍管理中，根據(jù)《普通高等學校學生管理規(guī)定（教育部令第21號）》及相關規(guī)定和學院學籍規(guī)定對不同類型的學籍操作制定詳盡的流程，并對所有師生公布，以便師生了解學習。以退學為例，其基本流程如下：學生本人申請并按要求填寫《學籍異動申請表》→學生所在院系部審核→教務處審核→分管院領導審批→院務會討論→學院發(fā)文→院系部通知學生辦理離校手續(xù)，教務處在教務管理系統(tǒng)和學信網(wǎng)上進行學籍異動處理。

4.規(guī)范化是精細化管理的必要條件，指根據(jù)精細化管理的具體需要，合理地制定并固化相關工作規(guī)程、基本制度及各類工作任務或事務管理的作業(yè)流程，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，并要求在管理工作中嚴格按照這些工作規(guī)程、制度和流程實施，實現(xiàn)管理工作的井然有序和協(xié)調高效。鑒于學籍管理的重要性和管理的復雜性，規(guī)范化是必不可少的，必須嚴格按照相關規(guī)章制度進行處理，否則可能會對學生后續(xù)的學習工作帶來不小的問題。例如未按照相關規(guī)定，對不符合轉專業(yè)條件的學生進行轉專業(yè)操作，則學信網(wǎng)上省教育廳無法審核通過，從而導致學生電子學歷與紙質畢業(yè)證書不一致，社會上將不承認其畢業(yè)證書的有效性。

5.嚴格化是精細化管理的關鍵保障。精細化管理的關鍵在于嚴格抓好管理工作的落實。實際上，我們從來不缺少雄韜偉略的戰(zhàn)略家，缺少的是精益求精的執(zhí)行者；不缺少各類細致的管理制度，缺少的是不折不扣的執(zhí)行者。再偉大的目標和構想，再完美的操作方案，如果不能得到強有力的執(zhí)行，最終只能是紙上談兵。我院對學籍管理非常重視，在管理過程中嚴格執(zhí)行。例如學籍異動必須經(jīng)過指定的部門進行審核處理，教務系統(tǒng)和學信網(wǎng)上的異動操作必須對照學籍發(fā)文進行等。由于在學籍管理中規(guī)定未請假離校連續(xù)兩周未參加學校規(guī)定的教學活動的，應予退學，各院系部每月均需如實向教務處提交《（自動離校）連續(xù)兩周及以上未到校學生上報表》，由此教務處就能只能有針對性的追蹤相關學生異動辦理情況。

我院在學籍管理中實行精細化管理，及時準確地辦結學籍異動，高質量地完成學籍、學年和學歷注冊。當然，學籍管理需要不斷地“精、準、細、嚴”，從而使得管理更有效，準確度更高。

參考文獻：

[1]汪中求.細節(jié)決定成敗[M].北京：新華出版社，2004.

[2]程琳紅.精細化管理在高效輔導員工作中的應用研究[D].福建：福建師范大學，2013.

[3]劉群英，王洪波.高職學院學籍工作精細化管理的實踐和思考[J].職業(yè)技術，2013（2）：72.