大型商貿公司費用管理的信息化應用探討

□陳曉珊（廈門興才職業技術學院 福建廈門361024）

本文以主營生活用紙、衛生用品的大型商貿公司為例，該公司在各行政省區設置了商貿分公司、經營部或辦事處（以下簡稱部辦），其銷售類型主要有：普通業務銷售、工廠直運銷售、贈品銷售、折價銷售等，客戶按渠道性質劃分為：傳統渠道、現代通路、零售渠道和特殊渠道等。不同的銷售類型、銷售渠道對應不同的業務流程，加上業務單據量巨大、費用項目繁多，尤其是商場費用、銷售服務費、物流費用、促銷費用占比較大，并且各銷售公司人員素質參差不齊，營私舞弊、虛假報銷的行為屢禁不止，強化費用開支的信息化管理勢在必行。

一、費用管理的現狀

（一）傳統方式下費用計劃編制難以做到準確。傳統管理方式下，費用計劃編制主要依據單位財務人員對歷史數據的歸納與預測，缺乏銷售市場的現場管理人員的主動參與，費用計劃偏離市場環境的變化，導致每一年度的費用計劃編制難以準確地核算到銷售單品、品牌、銷售渠道和管理主體，費用計劃編制相對粗放。

（二）費用核算不夠及時，且無信息集成。日常的費用開支，偏向于以核算為主導，費用開支與事后核銷都是手工操作，缺乏系統的信息化技術管控。而且很多費用開支的受益期限跨度比較長，有的費用開支受益期限達到半年、一年甚至超過一年，分銷商較多，財務核算工作量太大，少計、多計、錯計的現象難以及時發現。以公司的促銷費用開支為例，促銷活動跨期的情況下，費用的支付期與受益期所屬期間往往不一致，費用開支如果未做到按權責發生制入賬，則會導致利潤核算失真。各個部辦所轄客戶數眾多，費用開支單據量大，費用入賬不及時，后續費用核銷管理混亂；并且在無信息化技術支撐，未實現數據集成的情況下，各部辦財務負責人無法及時查詢各項費用的發生情況及核銷情況，不利于進行費用數據的統計分析。

（三）費用超支情況無法及時預警。傳統方式僅借助于手工核算或OFFICE辦公軟件核算，費用數據龐大，無法對費用的超支情況進行預警控制，從而未能有效地進行費用控制，實現利潤目標。

（四）費用超計劃管理過于依賴人為因素。費用計劃編制粗放，未能按月進行費用的管控，對于超計劃的費用的追加、調整，未經過嚴格的審批，而是由各部辦的財務經理審批，無法進行有效的費用預算的控制。

因此，如何“把開支用在刀刃上”，必須通過信息化技術系統的支撐，提供預算編制、審批、事后的報表分析等，加強費用的事前預算、審批、事后的跟蹤反饋。

二、費用管理信息化基本流程

費用的整體管控是從費用預算開始的，從年度費用預算出發，根據每年總公司與業務部門達成的毛利預算和利潤預算的指標數據，倒軋出本部辦的費用預算總額；再據此將年度預算額分解制定為月度費用預算額；公司各項業務費用開支前，各項費用的發生均要經過審核審批才能入賬，其開支過程中的各項原始單據、審批報告等作為報銷審核的入賬依據。最后責任會計對費用的預提和報銷進行分析、跟蹤反饋，從而形成完整的費用管理信息化流程，如圖1所示。

（一）費用預算與費用計劃管理。各經營部必須成立由財務人員參與的預算與計劃編制小組，由各分公司、經營部行政負責人作為第一負責人，明確小組成員的內部工作分工，做好預算工作的安排與落實。并指定專人負責上下部門的溝通、指導、跟進預算編制執行工作。

1.年度費用預算。費用預算從年度預算編制開始（一般每年的10月起編制下一年度的預算），由經營部財務負責人根據總公司已確認的經營預算數據，在信息化費用管理系統中填制各部辦《年度費用預算單》（表1）。一個部辦只能編制一張，年度費用預算單簽批后，據此才允許編制各個月份的月度費用預算單。

表1 年度費用預算單

2.年度費用預算追加。各級預算編制責任部門的費用項目預算編制應盡量符合經營實際需要，年度費用預算總額一經確定，原則上不允許增加，客觀情況下確實需要增加年度費用總額開支的，必須由部辦負責人提出申請，列明各費用項目需增加額外支出的原因，逐級上報各級領導審批。

3.年度費用預算調整。由于年度費用預算與實際執行會存在一定的預估偏差，可能會導致有的費用科目會超出年度預算所允許的最大值，而有的費用科目又會產生費用節余，為此從客觀實際出發，在合理評估的基礎上確實有必要對不同費用科目間預算數進行適當調整的，在年度費用預算總額不變的情況下，年度費用科目預算調整必須報公司領導審批。

4.月度費用預算。月度費用預算一般依據年度費用預算編制，由各部辦主辦會計編制，經部辦負責人審核，分公司財務經理審核，上報分公司總經理審批。由于考慮到市場行情的變化，或者當月實際報銷金額超過預算金額時，可以進行月度費用預算的追加或調整。調整的預算金額沖減或追加到次月的費用預算金額中。月度追加預算一般要求分公司總經理審批。

月度費用預算編制與年度費用預算編制要求一致，即銷售費用、管理費用按二級科目預算，分部門、分品牌進行輔助核算。但是對于銷售費用中的職工薪酬費用、通訊費、差旅費中個人性質的費用，以及營業稅金及附加、財務費用可以允許超預算申請與開支，不做限制申請與限制要求。其他類費用預算后則不允許超預算申請或報支，只能采取追加預算的形式。

（二）費用開支申請與報銷管理。各商貿公司的費用開支應本著厲行節約、科學支出的原則，依據費用預算的管理要求，在符合本公司財務收支審核審批制度的前提下，提出費用開支申請及履行費用報銷手續。

1.費用開支申請要求。對于各項費用開支，都應當事前做出開支申請，原則上費用申請報告的內容應明確費用受益期間及費用報銷截止時間，并經審批同意。批復報告須同時抄送一份給所在單位財務部門備檔。按總公司審核審批制度要求，凡是由總公司財務負責人簽署復核意見的費用申請報告，還必須對部辦費用計劃與執行情況進行動態的跟蹤，考慮所報銷的費用項目是否超出本月費用預算金額，再簽署建議或意見。若超出費用預算的申請支出，在合理估計的情況下，應追加月度費用預算或追加年度費用預算，但必須由相應領導審批。

2.費用開支申請管理。

（1）經辦人員申請屬本部辦發生的費用，根據費用有效批復報告，由助理會計登錄信息化系統的“費用管理”模塊，根據費用申請報告填寫《費用申請單》，審核通過入賬為當期費用和預提費用，即借記“銷售費用——××費用”科目，貸記“其他應付款——預提費用——××費用”科目。

（2）由往來會計將系統生成的費用申請單的單號寫在申請報告的右上角備查，并登記費用臺賬（EXCEL表格），做好費用申請、預提、報銷、兌現情況全程跟蹤。

（3）費用申請單報銷結束，執行完畢或不予以執行、不再報銷處理的必須予以關單處理，沖減原預提費用，以釋放剩余未報銷費用的費用已執行數。

（4）費用申請單申請數與當前期間已執行數之和超過月度費用計劃金額的，則單據審核不予通過。

3.費用報銷管理。

（1）財務負責人在履行費用報銷審核時，除對原始票據規范性、內容真實性、手續的完整性等進行審核外，必須考慮所報銷的費用項目是否超出月度費用計劃金額，以免造成在系統中無法完成付款報銷流程。

（2）費用報銷單的報支金額大于費用申請單申請金額或者是單據報銷日期超過了費用申請單報銷結束日期的，則費用報銷單審核不予通過，需按管理辦法走審批流程。

（3）費用報銷時，要憑活動總結核銷。以經銷商的贈品促銷費用為例，往來會計需關注促銷時間段內，經銷商是否從公司進貨，并在促銷時間段內，經銷商是否將促銷品發給了終端客戶，故審核時需附申請報告、經銷商從公司進貨的驗收回單、經銷商給客營終端客戶送貨的驗收回單、電腦收銀小票、贈品流向表（客戶簽字）、活動照片、促銷總結等。

（4）出納人員履行報銷付款支付時，必須及時將費用報銷單錄入系統，生成記賬憑證，借記“其他應付款——預提費用——××費用”科目，貸記“庫存現金/銀行存款”科目。

（5）費用報銷結束后，必須對費用申請單進行關單處理。對于已批復的費用申請報告，因市場環境等原因導致不再予以執行的，業務經辦人或部辦負責人應知會所在單位財務人員進行關單，釋放未報銷的費用執行數，否則將導致費用執行數虛增，影響后續的費用開支管理。并進行賬務處理，借記“銷售費用——××費用”科目（紅字），貸記“其他應付款——預提費用——××費用”科目（紅字）。

（6）報銷結束日期調整。因客觀條件的改變或人為因素的影響，導致費用報銷滯后超過截止報銷時間的，必須由客戶經理或部辦負責人提出申請，經財務負責人復核，部辦負責人審核，上報分公司總經理審批。經審批同意后，由部辦財務負責人在信息化費用管理系統中填制與審核 《報銷結束期調整單》，上報分公司財務經理審批。

（三）費用管理報表的編制與分析。在執行費用管理信息化流程后，財務人員除了編制基本財務報表外，還要按銷售主體、分品牌、分渠道進行費用明細數據的計算與分析，對費用異常的項目，結合歷史數據、區域市場、特殊客戶投入等情況進行分析，滿足費用管控的需要，同時為利潤分析提供依據。常用的報表是預提費用表（表2）、月度費用明細表（按管理主體匯總，表3）、月度費用明細表（按品牌匯總，表4）、費用報銷到期預警表（表5）等。

1.預提費用明細表。該表用來分析本期各部辦已預提未報銷的費用金額，并提請業務員進行跟蹤，看是否屬于不再執行或將要執行的。對于不再執行的，應進行關單處理，釋放費用，以更為真實地反映當期的利潤情況；對于將要執行的，要提醒其報銷截止日，嚴格報銷審批流程。

表2 ×年×月預提費用明細表

表3 ×年×月費用明細表（按管理主體）

表4 ×年×月費用明細表（按品牌）

2.費用明細表。該表用來統計當月各部辦、各品類、各項費用的發生情況，用以分析各費用發生額與預算數的差異、各月同一費用項目數據的差異、與上年同期相比費用的增減情況，從而為下月預算計劃的調整提供信息。

3.費用報銷到期預警表。該表主要是查詢截至指定時間點，報銷期已到、而尚未報銷的費用數據。一般按銷售主體進行查詢。正常情況下，每個科目的未報銷金額都應與預提費用明細表的科目余額一致；若存在不一致的情況，必須查找原因，解決后，方能結賬。

表5 費用報銷到期預警表

三、費用管理信息化的應用效果

（一）費用管理更嚴格。費用預算的執行由原先的人工管理提升為系統強制管理，由事后控制提升至事前管理。通過費用管理系統的數據維護，各項費用發生的編制流程、審核過程和賬務處理進一步規范化。各項費用支出均需經過審批，整個流程通過信息化系統實現，固化了工作流程。費用由總公司統一控制，分公司、各部辦的不透明因素在減少，費用超支在減少；各種費用發生與報銷數據唾手可得，利于財務分析。

（二）費用信息獲取更及時。通過信息化平臺，各責任人可隨時查看費用的發生情況，聯查相關的發貨單、銷售訂單、贈品補貨單；總公司負責人可隨時查看各部辦的費用預算執行情況，提升費用開支管理的執行力度；結合OA系統的應用，各負責人可隨時進行費用開支的審核，不受時間、空間的限制，大大提高了工作效率。

（三）財務核算轉變為財務管理。費用管理信息化系統的應用，使得財務人員將更多的精力花費在事前的預算計劃編制、事中的費用發生審核，強化費用開支的真實性和合理性，規范了業務經辦人員的操作流程。例如，各銷售公司在提出促銷費用申請后，在執行過程中，要對促銷形式、促銷幅度、促銷頻次進行控制，在促銷活動完畢7天內，必須對促銷活動進行總結，撰寫總結報告，將實際的促銷效果與原申請報告進行對比分析（包括銷售完成偏差、費用率偏差等方面的分析）。

（四）費用報表分析更細化。通過費用的投入產出比分析，可以充分發揮費用推動銷售的杠桿作用。例如，某部辦某月的銷售毛利率為23%，銷售費用占銷售收入的-6%，銷售利潤率為29%。通過費用報表分析，得知該部辦當月促銷費、銷售推廣服務支持費、商場費用沖銷數額巨大，一是當月費用報銷單多、報銷金額比原申請金額少；二是報銷期截止的費用申請單多，釋放了大額的、未報銷的費用執行數。

借助財務報表和費用報表，可以分析各管理主體、各品牌的各項費用發生情況，統計出哪個管理主體、哪一品牌、哪項單品、哪項費用占比較大，從而分析每個月銷售毛利率升降、銷售利潤率升降的原因等，為每個月撰寫財務分析報告提供數據支持。

四、結語

信息化和企業管理是一個相互促進、同步發展的過程。費用管理是企業管理的重要組成部分，直接關系到企業的生存與發展。費用管理的信息化建設，實現了流程的規范化和標準化，為編制費用報表提供了強大的數據庫支撐，達到了事前控制、事中監督和事后考核分析的管理目標。今后還應加強費用預算的調整及預算總額的追加控制，使預算更為科學，縮小實際與預算執行情況的偏差；審批后，要注重銷售區域費用支出的評估與跟蹤，確保經營過程的效益。