事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)研究
——以采購應付系統(tǒng)為例

（浙江商業(yè)職業(yè)技術學院 浙江杭州310053）

隨著企業(yè)信息化水平的不斷提高，以會計核算為核心的核算型會計信息系統(tǒng)逐漸轉向財務管理和會計核算并重的管理型會計信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)核算型會計信息系統(tǒng)以會計核算為中心、以業(yè)務單據(jù)和會計憑證為核心的設計模式，在實踐應用中不斷地暴露出操作過于復雜、功能不能滿足管理需要等缺陷，在一定程度上限制了會計信息化的效果。

一、單據(jù)型會計信息系統(tǒng)和事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)的概念

單據(jù)型會計信息系統(tǒng)，是指會計信息系統(tǒng)在功能設計時以紙質(zhì)單據(jù)（包括原始憑證和記賬憑證）為核心，按單據(jù)種類進行功能劃分，對每類單據(jù)分別設計輸入和審核功能，確保了各類手工業(yè)務單據(jù)正確地在信息系統(tǒng)中得以重現(xiàn)，在此基礎上實現(xiàn)相關查詢和統(tǒng)計功能。

事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)，是指以經(jīng)濟業(yè)務為對象，以紙質(zhì)單據(jù)為信息載體，以業(yè)務辦理流程（即事務）為導向形成的會計信息系統(tǒng)。與單據(jù)型信息系統(tǒng)最大的區(qū)別在于該系統(tǒng)在設計時不僅考慮了信息載體即各類單據(jù)的輸入審核，而且更多地考慮了業(yè)務連續(xù)性即單據(jù)之間聯(lián)系，這也正是管理型會計信息系統(tǒng)最需要的。

二、現(xiàn)有單據(jù)型會計信息系統(tǒng)的不足

（一）當前會計信息系統(tǒng)處理業(yè)務信息的兩種模式

當前我國會計信息化的會計軟件來源以購買通用商品化會計軟件為主，這類軟件在處理業(yè)務信息時，常見有總賬系統(tǒng)輔助核算和專門子系統(tǒng)管理兩種模式。

1.總賬系統(tǒng)輔助核算模式。總賬系統(tǒng)輔助核算模式是指業(yè)務信息在總賬系統(tǒng)中以記賬憑證輔助信息的方式進行管理。該模式對會計科目設置特定的輔助核算，當業(yè)務發(fā)生后，在記賬憑證中錄入與業(yè)務相關的一些信息，在此基礎上提供查詢和簡單管理功能。以采購應付系統(tǒng)為例，見圖1。

2.專門子系統(tǒng)管理模式。專門子系統(tǒng)管理模式是指業(yè)務在專門子系統(tǒng)中進行管理，子系統(tǒng)以機制記賬憑證自動傳遞到總賬系統(tǒng)中進行核算。該模式對特定會計科目設計了專門子系統(tǒng)，當業(yè)務發(fā)生后，在子系統(tǒng)中輸入業(yè)務的原始單據(jù)，在子系統(tǒng)中完成單據(jù)的日常管理工作，通過機制轉賬憑證將核算信息傳遞到總賬系統(tǒng)。以采購應付系統(tǒng)為例，見圖2。

上述兩種模式，總賬系統(tǒng)輔助核算一般適用于業(yè)務不多、管理要求不高的小微型單位；專門子系統(tǒng)管理適用于業(yè)務相對較多、對業(yè)務有管理要求的大中型單位。

但從原理上來看，兩種模式都是屬于單據(jù)型信息系統(tǒng)，設計時以單據(jù)（即會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證）為核心，功能側重于單據(jù)的輸入、核對，在此基礎上實現(xiàn)相關查詢和統(tǒng)計功能。如總賬系統(tǒng)輔助核算模式是以記賬憑證為核心，以記賬憑證的輸入、審核和記賬為主要功能，輔以憑證、賬簿等查詢；專門子系統(tǒng)模式則以業(yè)務原始單據(jù)為核心，以各類原始單據(jù)的輸入、審核和生成機制轉賬憑證為主要功能，輔以賬證查詢功能。

圖1 采購應付系統(tǒng)總賬輔助核算模式

圖2 采購應付系統(tǒng)專門子系統(tǒng)管理模式

（二）單據(jù)型會計信息系統(tǒng)存在的不足

1.以單據(jù)為功能設計對象，忽視了各單據(jù)之間所存在的業(yè)務聯(lián)系。從信息角度來看，單據(jù)是某一業(yè)務在特定環(huán)節(jié)的信息載體，而業(yè)務是由一系列單據(jù)組成的一條信息線；現(xiàn)有會計信息系統(tǒng)在輸入和處理功能設計時，大多按單據(jù)種類進行功能劃分，每類單據(jù)分別設計輸入和審核功能，確保了各類手工業(yè)務單據(jù)正確地在信息系統(tǒng)中得以重現(xiàn)，但忽視了單據(jù)之間的業(yè)務聯(lián)系。一筆業(yè)務從產(chǎn)生到結束會產(chǎn)生多種不同單據(jù)，現(xiàn)有信息系統(tǒng)能重現(xiàn)各類單據(jù)，而單據(jù)之間的業(yè)務聯(lián)系卻只能依靠人工分析處理來實現(xiàn)。

2.功能流程上先核算后管理，割裂了財務管理與會計核算一體化關系。核算和管理是會計信息系統(tǒng)的兩大職能，目前的會計信息系統(tǒng)在處理二者關系時往往是重核算輕管理，在功能流程設計時先核算后管理。如上述兩種模式中對采購業(yè)務的付款環(huán)節(jié)處理，都是先對付款單據(jù)進行處理（制證或制單），再進行采購與付款業(yè)務的核銷或結算，這一流程顯然與實際付款環(huán)節(jié)先核對應付單據(jù)再付款的事務處理流程不符。

3.軟件功能設計時未能考慮事務處理中的管理行為。單據(jù)型系統(tǒng)在功能設計時，大多是圍繞著單據(jù)展開，在輸入環(huán)節(jié)基本上按各類單據(jù)分別設計相應的輸入審核功能，對于整個業(yè)務過程中的事務管理操作往往沒有過多考慮。如在實際采購業(yè)務付款環(huán)節(jié)，采購發(fā)票需要分別進行單據(jù)核對和付款審批二道環(huán)節(jié)才能進入付款程序，而大多會計軟件只有一個單據(jù)審核功能，使采購發(fā)票的付款審批在系統(tǒng)中難以實現(xiàn)，只能采用付款審批單等變通形式，但恰恰也是這種變通，破壞了單據(jù)間的業(yè)務聯(lián)系。

三、事務驅(qū)動型采購應付系統(tǒng)設計

事務驅(qū)動型采購應付系統(tǒng)以采購業(yè)務為對象，以采購業(yè)務中所涉及的采購發(fā)票、付款單據(jù)和記賬憑證為信息載體，按“采購發(fā)票制單→核對→付款審批→付款→會計核算”的事務處理流程設計系統(tǒng)信息處理過程。

（一）新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程和功能劃分(見圖3)

1.制單：輸入人員以采購單據(jù)方式將采購發(fā)票中的應付信息輸入應付系統(tǒng)。

2.審核：核對人員核對機內(nèi)采購單據(jù)與原始憑證采購發(fā)票信息，確保輸入無誤。

3.付款審批：付款審批人員在付款前將同意付款的審核無誤采購單據(jù)進行付款批準。

4.付款：出納人員通過選擇已通過付款審批的采購單據(jù)進行付款，并相應在機內(nèi)補充付款單據(jù)信息。

圖3 事務驅(qū)動型采購應付系統(tǒng)模式

5.機制憑證：采購單和付款單在應付系統(tǒng)中自動生成已審核轉賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)。

6.記賬：財務人員在總賬系統(tǒng)對記賬憑證進行記賬。

（二）新系統(tǒng)的主要變化

新系統(tǒng)與單據(jù)型專用子系統(tǒng)模式相比，二者原始憑證相同，在機內(nèi)都形成了采購單庫、付款單庫和記賬憑證庫，均通過機制憑證傳遞到總賬系統(tǒng)，其主要變化體現(xiàn)在應付子系統(tǒng)的功能劃分和數(shù)據(jù)傳遞流程。

1.增加了業(yè)務編號作為業(yè)務關鍵字。對每一筆采購業(yè)務均給予唯一編號，對同一筆業(yè)務的采購單、付款單和記賬憑證，均記錄有該業(yè)務編號。通過該編號，能夠查詢到該筆采購業(yè)務的采購、付款和相關會計核算等全部信息。

2.應付系統(tǒng)處理過程與事務處理流程相一致。采購業(yè)務的付款流程一般包括單據(jù)核對、付款審批、付款三個環(huán)節(jié)，新系統(tǒng)通過第2和第3步驟分別完成需付款單據(jù)的核對和付款審批，通過第4步驟根據(jù)已通過付款審批的采購單進行付款，從而保證了事務流程在系統(tǒng)中得以重現(xiàn)。

3.付款單據(jù)由采購單生成。新系統(tǒng)通過選擇已付款審批采購單據(jù)進行付款后形成付款單據(jù)，在采購單與付款單的信息中，均有相同的業(yè)務編號，從而強調(diào)了采購單與付款單的聯(lián)系。

4.取消了采購單與付款單核銷功能。核銷功能是現(xiàn)有應付款管理系統(tǒng)中的重要管理功能，通過核銷建立采購單和付款單的對應關系，將應付業(yè)務標志為兩清和未清業(yè)務。但在單據(jù)型信息系統(tǒng)中該功能是事后進行的，由于操作滯后性及難以判斷正確性，核銷錯誤很難檢查，極易導致往來管理混亂。新系統(tǒng)以事務處理為依據(jù)，付款單在生成時就明確了與采購單的聯(lián)系，因此在新系統(tǒng)中不需要在事后再進行一次核銷操作。

（三）新系統(tǒng)的實施成效

該新系統(tǒng)在某項目單位已實施一年半。該單位年采購業(yè)務兩萬余筆，涉及供應商一千多家，原已使用供應鏈系統(tǒng)和財務軟件，財務部門設一人專職核對采購單據(jù)和應付款管理。在新系統(tǒng)實施前，財務人員僅是核對采購部門的采購單據(jù)并付款，往來賬無法提供，采購款無法對賬，往來管理極為混亂。

新系統(tǒng)以事務驅(qū)動為導向，優(yōu)化了數(shù)據(jù)處理流程，提高數(shù)據(jù)處理的正確性；同時通過加強對貨幣資金科目每日核對及采購數(shù)據(jù)與業(yè)務部門核對，及時有效確保了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，也避免了由于操作人員變動而導致一些錯誤成了歷史錯誤而無法解決。新系統(tǒng)實施后，在未增加人員和費用的前提下，建立起正確有效的往來賬，采購和付款信息查詢方便快捷，能隨時提供即時正確的詳細往來數(shù)據(jù)，對賬得到順利進行，使采購付款環(huán)節(jié)得到了真正有效的管理和控制。

四、事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)應用的幾點建議

業(yè)務單據(jù)是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后的書面記錄，不同單位同一業(yè)務的單據(jù)具有很大共性，單據(jù)型會計信息系統(tǒng)通用性強，這也是目前會計信息系統(tǒng)多為單據(jù)導向的一個原因。事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)以各單位的事務流程為基礎，而各單位事務流程各具特色，意味著這一系統(tǒng)更注重個性化和專用性。在實施以事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)時，應注意以下幾點：

（一）以單位中的個性化主要業(yè)務為實施目標

商品化會計軟件在常規(guī)功能上較為完善和穩(wěn)定，單位常規(guī)業(yè)務采用通用商品化會計軟件來實現(xiàn)管理和核算，從成本效益角度來看是切實可行的。但這種通用性，很大程度上放棄了個性化，如果單位某一主要業(yè)務個性化較明顯，運用通用軟件將會導致種種不便，而采用事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)，能起得事半功倍的效果。

（二）以處理個性化業(yè)務的一般事務流程為設計目標

系統(tǒng)功能設計要注意優(yōu)化現(xiàn)有流程，在各類事務流程分析時，應區(qū)分一般事務和特殊事務，以處理一般事務流程為新系統(tǒng)的主要功能，在功能劃分上做到簡而精，降低系統(tǒng)復雜程度，有助于提高新系統(tǒng)的可操作性；特殊事務流程可通過轉化為一般事務流程或其他變通方式來實現(xiàn)。

（三）注重系統(tǒng)集成，系統(tǒng)開發(fā)應以二次開發(fā)為主

從現(xiàn)階段來看，事務驅(qū)動型會計信息系統(tǒng)只能作為單位原有會計信息系統(tǒng)的一種有效補充而不是全盤替代。在新系統(tǒng)開發(fā)時，應在已有會計信息系統(tǒng)的基礎上，對其中存在較多問題或與管理不甚相符的部分以二次開發(fā)的方式，以事務驅(qū)動為導向進行單獨開發(fā)，以較少投入來產(chǎn)生最大效用。