基于三級體系架構的高職高專院校圖書館績效評估與決策支持系統的構建研究

●郭向勇,敖龍,龔自振,李勇,汪勇,楊光武

(深圳職業技術學院圖書館,廣東深圳518000)

基于三級體系架構的高職高專院校圖書館績效評估與決策支持系統的構建研究

●郭向勇,敖龍,龔自振,李勇,汪勇,楊光武△

(深圳職業技術學院圖書館,廣東深圳518000)

三級體系架構;績效評估;決策支持;高職高專院校;圖書館

構建基于三級體系架構的高職高專院校圖書館績效評估與決策支持系統,可以實現實時、動態地獲取各類高職高專院校圖書館建設過程中的事實數據,進行統計與分析,即通過網上績效評估指標體系來發現問題和網上決策支持指標體系提出解決問題的意見和建議.該系統平臺在線運行結果表明是全面提升高職高專院校圖書館建設質量與水平的行之有效的解決方案.

經過數年多所高職高專院校共同參與,開發出基于三級體系架構的高職高專院校圖書館績效評估與輔助決策系統平臺,并且部分開展實踐研究.實踐研究結果表明,系統平臺通過實時、動態、持續地數據采集、統計與分析,以全新模式實現了績效評估與輔助決策功能的應用.處于二級管理平臺的省廳用戶具有行政職能背景,確保數據采集的真實性、可靠性和完整性,使得績效評估與輔助決策系統平臺能夠從微觀到宏觀地指導各地區高職高專院校圖書館的建設與發展,從根本上解決目前建設中存在的諸多問題,進而整體推動高職高專院校圖書館事業的建設與發展.

2　新圖書館評價體系的現實需求

2.1當前評價標準的局限

在我國現行的管理體制下,由上級主管部門主導的評價制度是對高校資源配置最有效的指揮棒.在以往的各類評估中,適用于高職高專圖書館的指導性文件有:教育部《高職高專院校人才培養工作水平評估方案》《普通高等學校圖書館規程(修訂)》《普通高等學校圖書館評估指標(征求意見稿)》.評估機制是由主管部門組織,對評估對象進行集中的階段性評估.

但這些反映評估標準的指導文件存在明顯的局限.如水平評估方案的合格標準中涉及圖書館的只有兩項量化指標,即生均面積和館藏冊數.然而能夠反映圖書館管理水平的很多項目都是軟指標,如館藏質量、資源共享程度、讀者滿意度等,不宜用數字簡單量化.評估方案只對外延規模作數量限定,缺少對內涵質量的評價,這相當程度上成為高職高專圖書館粗放式發展的重要誘因.

2003年教育部圖工委發布的《普通高等學校圖書館評估指標(征求意見稿)》設計了三級指標和權重打分辦法,使高校圖書館第一次有了全面而可操作的評價體系.為了適應地區間和高校間差異,體系強調了靈活性,如二、三級指標權重系數各地可自行確定或調整,三級指標具體項目可以增減,分值及計算方法也由各地自行決定.但保證靈活性的同時,也使這一體系失去了同類型高校圖書館全國橫向比較評價的功能.另外,《評估指標(征求意見稿)》雖然說明了不同層次的高校可采取不同的權重或記分標準,也可在總評時劃分不同的分數段,但如何調整未做具體規定,對實際操作來說仍然是一部半成品.考慮到高職高專院校與普通本科院校在基礎條件、人才培養目標和辦學特點上的差異,兩者采用同樣的評價標準也是不適宜的.

1.2當前評價機制的局限性

由教育部等主管部門組織的階段性評估對高職高專圖書館發展的推動力是巨大的,但評估結束以后,不少圖書館的建設進入了休眠期,不僅基礎投入減少,提升服務水平的內涵建設更是止步不前.通常,階段性評估需要組織大量的人力、物力,進行集中評價,評價結果與學校評價、成績等級等直接掛鉤.一方面,評估成本很高,打亂評估對象的正常工作節奏,無法實現常態化、持續性;另一方面,評估對象在短期達標的剛性壓力下,很容易出現弄虛作假、求量不求質的現象,有違通過評估來規范、指導圖書館科學發展的初衷.

與普通本科高校相比,高職院校圖書館的物質基礎差距明顯,而管理能力上的不足更是突出.數年一次的階段性評估機制無法及時糾正高職圖書館建設中出現的偏差,也難以提供詳細而有針對性的專家意見.評估可能僅僅導致高職圖書館經費投入的潮汐性變化,而無法根本解決其發展中的問題.以持續的動態評價取代階段性評估,以針對性的管理咨詢補充單純的評價打分,才能形成對高職高專圖書館規范發展的長期和根本性推動.

2　圖書館績效評估與決策支持系統的構建策略

2.1評價依據

以教育部圖工委制定的《普通高等學校圖書館評價指標(征求意見稿)》為基礎,由廣東省31所高職高專院校和民辦院校共同參與,歷經兩年多次修改和專家論證,形成《廣東省高職高專院校圖書館建設指南與評價指標體系》,由廣東省教育廳正式發布.并據此編制績效評估與決策支持指標的實施細則,作為評價依據.

2.2研究路線與方法

(1)各地區績效評估與決策支持指標體系及實施細則的編制.編制適合本地區高職高專院校圖書館建設與發展實際需要的指標體系與實施細則,是構建系統平臺,形成評估與決策支持功能的核心內容.為保證評價體系廣泛的適應性,四川省、湖南省、北京市、江蘇省、云南省、浙江省、河南省和海南省等多地區有代表性的高職高專圖書館牽頭,根據不同地區經濟發展的辦學實際狀況,分別編制適合本地區的高職高專圖書館績效評估指標體系與實施細則.[1]合作的8所院校圖書館代表了全國高職高專院校圖書館建設現狀的中等以上水平,分別來自東部、中部、西部地區,具有代表性,為全國范圍展開績效評估工作提供了可借鑒的、多類型的指標體系樣本.為保證評估指標在不同地區間具有可比性,各合作館以《廣東省高職高專院校圖書館績效評估和決策支持指標體系》及實施細則為藍本,在廣泛調研的基礎上,進行必要的調整、修正與舍取,形成適合本地區需要的指標體系與實施細則.

(2)建設具備可適性與擴展性的系統平臺.為使系統平臺可靠地運行在三級體系架構的平臺上,首先,系統平臺要由專用平臺向通用平臺的功能轉換,即由廣東省地區專用范圍向全國高職高專院校圖書館通用范圍轉換,由原有省廳用戶與圖書館用戶的二級管理架構要向教育部圖工委或CALIS管理中心用戶、省廳用戶和圖書館用戶三級管理架構轉換.其次,由于各地區經濟發展和辦學條件的不均衡,各省、自治區、直轄市的指標體系側重點不同,評價細則差異較大,需要進行個性化定制,要求系統平臺可隨時間和空間兩個維度變化動態設置評價體系,以適用不同地區實際需求,并能夠適應不同發展階段評價指標實施細則和權重的調整與變化,保證系統平臺有廣泛的適應性和高擴展性.

3　系統平臺構成與技術應用

3.1系統平臺邏輯關系與功能特點

系統平臺由圖書館用戶、省廳教育主管機構用戶和教育部圖工委或CALIS管理中心用戶三級體系結構組成,邏輯關系如圖1所示.

圖1三層管理架構的邏輯關系及系統主要功能

圖1所示的三層管理架構第三級是圖書館用戶,主要任務是如實填報圖書館事實數據和相應環節的確認,保證上傳的事實數據是真實、可靠的.同時,圖書館用戶通過系統平臺的采集、統計、分析、評價,可了解本館建設與發展的實際水平與存在問題,也可獲得本地區同類型院校、同地區院校等橫向比較結果,以便了解本館所在的同類型、同地區院校圖書館的真實狀況;針對統計、分析與評價形成的問題與不足,通過決策支持功能的引導性幫助,提出解決問題的意見和建議,使圖書館用戶通過績效評估的"發現問題"到決策支持的"解決問題"有效循環以達到評估目的,以促進和推動本館業務不斷地向前發展;第二級是省教育主管機構用戶,該中間層通過事實數據的匯總、分析、統計、評價和決策支持,獲得本地區高職高專院校圖書館建設過程中實際狀況的第一手資料;第三級教育部圖工委或CALIS管理中心則通過匯總、統計、分析與評價,完整地獲取來自各省、自治區、直轄市高職高專院校圖書館的事實數據,通過數據挖掘可進一步獲取指導各地區、各類型高職高專院校圖書館建設與發展的有效信息,為上級主管機構決策提供參考依據.

三級管理架構用戶職能不同,管理界面的功能需求亦不同.如表1所示.

表1　三級績效評估與決策支持系統功能列表

表1示出圖書館用戶、省廳用戶和上級圖書館主管機構用戶根據業務需要,系統平臺提供不同的應用模塊,專家用戶主要對填報的事實數據進行抽查性質的主觀評價等.其中統計與計算模塊,不同的用戶面對不同的數據來源,第二級省教育主管機構用戶獲得的統計數據來源于本地區各類高職高專院校,而教育部圖工委或CALIS管理中心獲得的統計數據則來自于各地區教育主管機構用戶.另外,評價與分析、智能專家輔助決策模塊針對不同的用戶分別提供內容不同的評價結論、決策支持的意見和建議.

3.2系統平臺基本結構與功能模塊

圖2所示為通用化的功能結構圖.圖書館用戶、各省廳用戶和教育部圖工委或CALIS管理中心用戶做必要的刪減即可獲得不同用戶需求的管理界面,并且根據各省、自治區、直轄市主管教育機構的需求進行個性化定制滿足不同文化背景下的設計需求.

對于各省、自治區、直轄市教育主管機構和教育部圖工委或CALIS管理中心用戶而言,匯總、統計、分析與評價的事實數據運用數學方法完成分項和總體綜合績效評估,以數據報表、歷年統計數據比較曲線圖、折線圖、直方圖等形式對計算結果予以直觀、形象地呈現,給教育主管機構進行決策提供準確的參考依據.

圖2　三級管理架構的績效評估與決策支持系統結構圖

三級管理架構的績效評估與決策支持系統平臺的主要功能模塊包括數據填報、信息查詢、統計與匯總、分析與評價、專家評價5大部分,如圖3所示.

圖3系統平臺基本功能模塊示意圖

圖3示出的主要功能模塊根據不同用戶有所區別,圖書館用戶主要是數據填報模塊和相應的統計分析與決策支持模塊;各省、自治區、直轄市等地區主管教育機構省略數據填報模塊,突出統計匯總功能模塊和分析與評價模塊,其次是決策支持模塊;教育部圖工委或CALIS管理中心在第二層用戶的管理模塊上進一步予以省略,主要獲取來自各省、自治區、直轄市主管教育機構匯總的事實數據,并且是確保數據正確性、可靠性和完整性.

3.3系統平臺技術創新特點

系統平臺首先編制適合未來發展需求的績效評估與決策支持指標體系,以及實施細則;其次建立數學模型,自動生成對應評估指標實施細則的三級輔助決策實施細則體系,提出指導性的意見和建議,形成獨有的學習功能;再以軟件開發形式固化績效評估的事實數據統計、智能分析、績效評估與決策支持等功能,呈現軟件管理系統實時、動態的特征,突破了現行應用模式.

建立在系統平臺基礎上的圖書館建設指南與績效評估指標和決策支持的有機結合,尤其是智能專家輔助決策的應用,通過數據填報、統計、分析、評價和智能專家輔助決策的過程,受評對象得到不斷學習和拓寬工作思路與視野的機會,使評價過程成為學習過程、研究過程和提高過程.因而這一體系不僅是評估系統,同時也是一個學習系統.

[1]文南生等.對建設高職院校圖書館績效系統平臺的思考[J].大學圖書館學報,2014(3): 121-124.

G251.6;G258.6

B

1005-8214(2015)10-0087-03

本文系教育部人文社會科學研究規劃基金項目"中國高職院校圖書館協同管理評價體系的構建與實踐研究"

(項目編號:12YJA870006),廣東省教育廳教改項目"基于智能分析的高職院校圖書館輔助決策支持系統的研究與實現"

(項目編號:2013010145)研究成果.

楊光武

郭向勇(1954-),男,深圳職業技術學院圖書館,研究員;敖龍(1976-),男,碩士,副研究館員;龔自振(1973-),男,碩士,采訪部主任,副研究館員;李勇(1975-)男,技術部主任,館員;汪勇(1971-)男,碩士,多媒體部主任,副研究館員;楊光武(1970-)男,碩士,信息部主任,副研究館員.

2014-11-26[責任編輯]楊蕾