Office Excel軟件在辦公自動化中的有效應用探討

胡曉敏

（江西應用工程職業學院,江西 萍鄉 337042）

EXCEL 處理軟件是由美國微軟公司研發的辦公自動化軟件。筆者在本文中對該軟件在辦公自動化中的有效運用進行深入的探討。

1 Office Excel 軟件在辦公自動化的高效管理作用

該款辦公軟件可以實現對表格中的數據運用公式、函數等進行復雜的運算，讓我們從繁瑣的數據中解放出來。可以讓表格的功能和現實的需求相適應，該軟件會對數字型、文本型、日期型等進行自動的劃分。對表格編輯操作也很便捷，插入或者刪除行、列、單元格等很隨意。可以對其中的字體大小、顏色等進行修飾性的編輯。它的編輯功能非常靈活、實用。這些優點的存在大大的增加了工作的效率和質量。

2 EXCEL 辦公軟件的應用價值

（1）鏈接性。有的企業下屬單位比較多，分布的區域也比較廣泛，資料、數據、文獻的傳遞不方便。如果使用EXCEL軟件進行辦公，把企業中各個部門、分支機構、下屬企業使用局域網連接在一起，就可以形成一個虛擬的集中化辦公場所。

（2）溝通性。由EXCEL 軟件形成的辦公平臺可以對數據信息進行很好的交流和共享,就和郵件發送與接收一樣方便。把有用的信息快速的傳遞給需要者，這讓辦公更為輕松。

（3）協同性。所謂的協同性指網絡辦公中主要是工作管理，通過網絡辦公有效的組織人員、信息、數據的安排，有目的的進行處理，檢索、轉換等相關資料。

（4）監控性。讓協同工作得到有效保證的是監控，協同組織者可以對數據進行有針對性的查看、分析。對工作的流程和狀態進行有效的監督和控制。

3 EXCEL 辦公軟件運算分析能力

（1）對用戶、對象進行數據匯總。一個或者多個單元格以及運算符組成了EXCEL的公式。可以說這款辦公軟件非常的好學，很容易上手，運算功能讓我們的運算操作更加的方便、快捷。讓我們從繁瑣的運算中解放出來，大大的提高了工作的速度和效率。

（2）EXCEL 函數的運用。EXCEL的函數具有很強大的運算功能，在相關函數中運算的公式具有廣泛性、科學性系統性的特點，可以讓我們對各種繁瑣的運算工作進行方便、快捷的處理。在Excel系統中已經預設了相關的公式，參數就是函數計算的值，語法就是計算的規則，可以在編輯欄中對函數積極性輸入，同時還能在對話框中進行輸入。

（3）EXCEL 函數的常用格式。SUM()是其常用的格式，要是對運算數據進行直接的求和：只需要在單元格中輸入“SUM（1，2，3）”，然后敲擊回車鍵就可以得出運算的結果。要是單元格不連續其求和方式為“= SUM（A2，C5，B3）”，對連續的表格中求和公式為“=SUM（B1：B7）”然后再進行按回車鍵就可以得到最終的運算結果。不管是那種版本的EXCEL，它本身都帶有完善的運算函數，具有非常強大的運算功能。對諸如財務等之類需要進行大量數據運算的工作可以有效的提高其工作效率。

4 EXCEL 的數據處理能力

（1）數據排序。EXCEL對數據進行排列的方式有兩種：降序、升序。一般我們會選用數字的大小進行排序，對序號、工號、成績、工資等信息進行有順序的排列。排列文本的時候可以以拼音字母或者筆畫數進行排列，通常是對名稱、部門、家庭住址等其它文本信息進行排序，可以把信息相近、內容差不多的信息歸在一起，集中起來，便于查閱。

（2）數據篩選。對數據進行篩選的時候，可以隱藏暫時不需要的數據、記錄等，顯示的數據都是我們需要的，大大提高了針對性。在信息管理的過程中這個管理非常的重要，我們可以對條件進行設定，然后對設定的條件執行相關的操作，然后對符合操作條件的信息進行顯示。

（3）分類匯總。在管理信息的時候，一般需要進行分類匯總、總數、統計工作等，那么該軟件中的分類匯總工作就會讓你如魚得水，快速的完成各項工作。

5 EXCEL 的應用意義

應用EXCEL 表格，在節省了工作時間的同時還提升了工作的效率，如在進行工作量信息表制作的時候利用EXCEL 表格進行，統計每個月的信息。包括輸入數據、公式、填充等等。該軟件的功能非常的完善，完成數據統計工作也只是需要幾分鐘的時間，更重要的是信息統計的層次性比較強。讓人觀看了非常的清晰、明了，和其它辦公自動化設備、軟件一起使用，讓工作的效率大為提升。如企業、單位對年工作量進行統計并分析的時候，可以高效、準確的完成工作的各項部署。同時，對一些具較多生產過程、財政支出管理流動性較大的企業、單位，Excel的使用可以使相應的生產環節比較繁瑣的過程記錄、數據分析等變得簡單、準確。一般情況下，使用WPS、Word會出現不兼容的現象，但是該軟件卻沒有這些煩惱，不會給工作由于不兼容帶來不必要的麻煩，Excel軟件的使用，讓數據統計工作快而準確。比較適合單位中財務統計、報表分析、業務往來等領域，同時也讓需要大量數據分析的企業得到滿足。

6 結束語

總而言之，實用、快捷、方便是Office Excel辦公軟件的強大之處。在企業中熟練的運用該軟件可以讓辦公管理取得較大的突破。因此這就要求企業按照相關的需求進行該辦公自動化軟件的實用，可以達到事半功倍的效果。

[1]劉平.Excel在辦公中的高級應用初探[J].電腦知識與技術,2010(27).

[2]屈國忠.Excel自動篩選與高級篩選用法辨析[J].職業,2010(26).