簽證檔案工作現(xiàn)狀與對策

穆瑞鳳

隨著中國與世界各國在政治、經(jīng)濟和文化等方面交流的日漸頻繁，出國簽證已成為如今人們茶余飯后談論的一個熱門話題。出國的人多了，簽證工作量也隨之加大，因此產(chǎn)生的簽證檔案也非常多。如何讓簽證檔案管理更加規(guī)范、更加有效，成為了目前簽證的又一個工作重點。

秦皇島市出國人員簽證處是面向全市政府各職能部門及企事業(yè)單位出國從事公務活動的人員以及出國探親、訪友、學習和商務考察的人群提供簽證服務工作的窗口單位。是我國首家擁有簽證自辦權的地級城市，送簽的所有檔案資料無需遞交到省外辦簽證處，而是直接遞交北京外交部領事處，同時從外交部領事司獲取的簽證信息也是最新最及時的。

近年來，秦皇島市出國人員簽證處充分領會并嚴格執(zhí)行外交部領事司的相關簽證政策與規(guī)定，高度重視文本檔案管理以及簽證數(shù)據(jù)庫的更新工作，嚴謹規(guī)范檔案工作，簽證處檔案工作非常嚴謹，嚴格執(zhí)行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，堅決做到專組專柜存放檔案資料。接待處設有臨時檔案柜，內有各國的簽證申辦要求及信息表等（樣表及空表）;檔案室存放著卷宗檔案，其中政府批文單獨組卷，嚴格管理，不予外借。簽證處注意更新簽證數(shù)據(jù)庫，及時清理臨時檔案柜中的無效檔案，做到簽證檔案全新鮮，做到一次性告知，提高了辦事效率，創(chuàng)造了社會和經(jīng)濟效益。因此，簽證通過率幾乎做到百分百。

一、什么是簽證檔案

（一）因公簽證

因公出國是中國各級政府或國有企事業(yè)單位派出并全額資助，持中國外交護照、公務護照和因公普通護照出國從事公務活動。各審批部門嚴格審查出國團組的人員資格、人員組成和出訪目的，審批通過后由統(tǒng)一各級政府外事辦公室的專人集中送至外交部和外國駐華使領館辦理簽證。因公簽證檔案包含簽證申辦材料、簽證政策性文件、簽證簡訊等。

1、簽證申辦材料：包含政府批文、境外邀請函、申請人個人信息表、申請人派遣單位的派遣信、照會、申請表照片等等。簽證檔案是以出訪團組為單位進行組卷，以文本檔案和電子檔案管理形式進行留檔。出國團組資料按批序進行組卷，每月小整理，年度大整理，裝訂成冊。檔案以文本文件和電子文件兩種形式共同保留。

2、簽證政策性文件：主要來源于外交部和地方政府，不定期發(fā)放，分紅頭和非紅頭文件兩種，多為機密文件不對外借閱。所有文件經(jīng)主管領導和有關專辦員閱讀和簽字后，統(tǒng)一保留。

3、簽證簡訊：是外交部領事司定期發(fā)放給地方政府簽證部門的期刊，不定期發(fā)放。此部分檔案工作專業(yè)性極強，內涉及各國最新的簽證要求，具有時效性，留存時間最多5年。

（二）因私簽證

因私出國簽證是申請人以前往外國定居、探親、學習、就業(yè)、旅行或從事商業(yè)活動而辦理的簽證。申請人按照簽證目的國的簽證要求準備材料，然后由申請人本人或申請人委托的機構，前往目的國的駐華使館領事處或簽證中心辦理簽證。

因私簽證檔案主要由有資質的簽證代辦機構留存。與因公簽證不同，基本上因私簽證檔案不做長時間留存，最多2年。檔案主要是簽證申請人的簽證申請表、通訊錄以及簽證訊息整理文件。

因公簽證檔案多是涉密文件，要求檔案員工作嚴謹，遵守工作紀律，簽證文本文件歸放至檔案室，不能亂丟亂放，不向他人泄露簽證申請人的任何信息。電子簽證檔案專人使用，絕不外借，網(wǎng)絡也實行單獨聯(lián)網(wǎng)，以確保信息不外泄。

必須進行周期性檔案整理，不需要歸檔的文本檔案，需專人用碎紙機進行清理，然后丟棄。

（三）領事認證

領事認證工作是一項政策性和業(yè)務性很強的工作，也是一項最貼近民生的工作，服務品質的好壞直接影響到我黨在群眾中的形象，政策性掌握不好直接影響我國的國際公信力，并且直接影響當事人的使用情況。對于業(yè)務水平和服務品質的要求，成為領事認證工作的主要工作，專辦員嚴格執(zhí)行認證收件程序，與市第一公證處、第三公證處和昌黎公證處保持著即時聯(lián)系，每份認證件我們都根據(jù)外交部認證網(wǎng)站的相關認證要求，認真審核，逐項落實。正是因為我們有著嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，認真負責的工作作風，使得我們在送往外交部辦件前糾正了許多不符合規(guī)定的錯件，為當事人縮短了辦件時間，并保證了公證書的正常使用。為全面了解我市認證年受理量，我處主動與市貿(mào)促會和出入境檢驗檢疫局聯(lián)系，時時掌握我市認證量，為了解我市對外交往程度提供了可靠的依據(jù)。與去年相比，認證量大幅度提高，2014年全年共辦理領事認證297批587人次，涉及31多個國家。

二、簽證檔案范圍與存在問題

（一）檔案材料收集要及時和完整

簽證檔案收集量的多少是沒有固定規(guī)律的，除了固定每月幾期的《簽證簡訊》、政策性文件和簽證專辦員會議資料等檔案外，檔案量受申辦出國團組及人員數(shù)量影響，團組少人員少組卷量就少，團組多人員多組卷量就非常多而且繁瑣，因此，及時收集簽證檔案非常重要。收集是檔案整理的根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的工作情況。

團組檔案主要按時間順序進行分類，每周小整理，每月大整理，并在月底集中裝訂成卷。這類檔案在日后工作中，會多次被借閱查看，尤其是團組成員的個人信息資料必須保留完整，不能遺漏，如散落在一個臨時檔案盒里，借閱后不能及時收回，必會出現(xiàn)遺失的情況，這將直接影響到出訪領導和成員日后再次出國的審批及送簽，因此簽證檔案必須做到及時而且完整。

（二）文本檔案與電子檔案需同步留存

文本檔案與電子檔案同步留存，主要是針對因公團組簽證和個人因私簽證檔案而言。鑒于上述情況，檔案員要求簽證專辦員準備文本及電子兩套簽證材料進行提交。簽證處電腦系統(tǒng)是安全的，有專人進行安全維護，簽證專辦員和檔案員可同時保留電子簽證檔案，便于時時查詢，也避免了因檔案員不及時整理檔案而出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

此外，2013年開始外交部下發(fā)的《簽證簡訊》由紙質資料轉為電子訊息，即通過簽證專辦員的專線短信息和指定郵箱進行傳遞。只有重要的簽證訊息，會通過紙質資料直接下發(fā)給各簽證單位。專辦員在收取電子簽證訊息之后，會摘出重要的訊息，以文字的形式輸入到電腦中，按月進行整理，然后打印出來交給檔案員留存。

（三）科學分類，合理歸檔

依照2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》附件中8.6.2規(guī)定， 簡報、情況反映、工作信息等檔案需保留 10年。簽證部門主要留存的簽證簡訊及簽證團組及個人資料，也是按10年期進行保存的。合理歸檔不僅便于查詢查證，還會為日后清理減輕工作量。出國團組簽證檔案分團長檔案和成員檔案兩大類，團長檔案按要求進行編序裝訂，團員檔案就不能也如此整理了。很多團員的信息資料都是重復的，檔案員整理時需與簽證專辦員進行透明溝通，重復的全部剔除，精簡后進行方可裝訂留檔。

三、簽證檔案管理對策

申辦因公出國簽證作為一項政策性和業(yè)務性都很強的工作，一直以來是簽證處的工作重點。簽證處不斷強化主動意識，掌握最新簽證政策與資訊，堅持以人為本，與外交部簽證處時時保持順暢，鞏固已有的良好關系。加強統(tǒng)籌協(xié)調，提高重點團組的簽證工作效率。簽證處加強了對重點團組的指導與協(xié)調，提前介入、全程調控，按倒計時的辦法準備簽證手續(xù)，留足簽證申請時間，加快簽證進程，有效保證了團組及時獲簽、及時成行，受到出訪單位的肯定與好評。講求誠信交往，實事求是。簽證處嚴審簽證材料，提高對偽造邀請函的辨別能力，及時制止個別團組的違規(guī)行為，堅決不遞交含有偽造邀請函的簽證材料，既保障了簽證處的聲譽，又保障了出訪團組的聲譽。簽證處默默無聞扎實的工作，換來了100%的簽證通過率。2014年，我處共辦理因公簽證63批259人次，涉及20多個國家。

因私簽證是一項要求細致并貼近民生的工作，業(yè)務水平需要不斷的積累和擴展，通過一年的努力和實踐，因私簽證業(yè)務水平大大提高，送簽的國家越來越多，送簽的方式和類型也逐漸增加。隨著我國改革開放的不斷深入，我市市民對外交往越來越多，各國駐華使館逐步放寬了申辦因私簽證要求。為滿足我市市民出訪的需求，專辦員經(jīng)常反復講解同一個國家的要求，對年齡大的出國人員不但需要耐心的告知，還要幫助聯(lián)系海外家屬告知需要提供的簽證材料。為了避免當事人再多來一次，更為當時人早送簽證，能夠按時順利出訪，特別是遇到網(wǎng)上填表，專辦員經(jīng)常加班完成制件工作。貼心的服務，換來了客戶的良好評價，受到市民的高度認可，今年與去年同期相比，因私簽證量大幅提高，共辦理因私簽證168批291人次，涉及17多個國家。

三年來，簽證處在穩(wěn)步推進因公簽證業(yè)務的基礎上，繼續(xù)鞏固因私簽證、領事認證、外文翻譯、游學留學等其他業(yè)務領域的工作成績，創(chuàng)新服務方式，不斷更新服務理念，收到了內獲效益，外獲口碑的良好業(yè)績。簽證處辦理了因公出國團組203批777人次，組173卷，因私出國452批865人次，組206卷。由于工作成績突出，社會反響很大，簽證處榮獲了“工人先鋒號”、“文明服務窗口”、“先進基層黨組織”“職工先鋒號”、“外事工作先進單位”“十佳黨員示范窗口”等光榮稱號。

（作者單位：秦皇島市出國人員簽證處）