檔案管理中引入RFID技術的風險分析

尹志潔

隨著檔案管理信息化技術的不斷發(fā)展，各種新生事物不斷涌現(xiàn)，其中RFID技術作為近幾年的新生佼佼者無疑引起最大的關注。但是任何事情都不是絕對的，RFID技術在給檔案管理信息化提供諸多優(yōu)勢同時，也帶來了相應的問題。只有采取科學合理的對策，RFID技術才能以最大化利益服務于檔案管理。

一、RFID技術在檔案管理中的應用優(yōu)勢

1、RFID技術概述

RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別技術，俗稱電子標簽或非接觸卡、感應卡，是一種無需識別、無需接觸、無需人工干預的自動識別技術。

RFID克服了免接觸和無源兩大難題，具有如下特征：讀寫速度快、信息容量大、范圍廣、距離遠、一次可識別多個對象、重復使用、防水耐高溫等。

2、RFID技術在檔案管理中的應用

（1）當前檔案管理的問題

隨著社會的迅速發(fā)展，特別是行業(yè)分工越來越細，檔案管理工作的重要性日益凸顯，一方面信息量迅速膨脹、檔案規(guī)模不斷增大，另一方面檔案的附加意義逐步拓展，除了常見的檔案和工資、晉升掛鉤外，還和保險、住房等相聯(lián)系，并漸漸成為一種趨勢。因此，檔案管理迫切需要進一步提高工作效率，改進優(yōu)質(zhì)服務，但是實際情況并不理想。

第一，檔案信息更新較慢。如前所述，檔案的作用越來越大，其承載的信息也越來越多，檔案內(nèi)容已從簡單的學習工作經(jīng)歷、家庭關系擴展到了專業(yè)技能、社會關系等方面。但是相關的證明材料或者殘缺不全，或者不能同步歸入案宗，且統(tǒng)計較為滯后。

第二，借閱手續(xù)繁瑣，時效性差。盡管各單位檔案室/處有著各種各樣的借閱程序，但是都大同小異地存在著，諸如用戶登記、負責人核查、主管審批、借閱交換等步驟，而且有些特殊文件，如對保密有要求的人事檔案等文件歸檔的分類及封皮的制作手續(xù)，甚至還需要報批。事實上，隨著檔案種類的增多，很多檔案的開放性越來越突出。以河北省科學院為例，除了人事檔案、公文檔案等需要一定的保密性外，科技檔案很多時候需要對下屬的各個研究所公開，甚至可以與對口企業(yè)和部門共享。換言之，檔案的定義已經(jīng)被數(shù)字時代從單純的保管實體，轉(zhuǎn)身為提供利用開放檔案的信息中心。在這種趨勢下，如果檔案借閱手續(xù)程序臃腫，勢必一定程度上影響科技合作，乃至影響科研課題的進展。

上述弊端整體來看，其與人工有著直接關系。實際應用中盡管計算機、服務器、掃描儀、檔案管理軟件等大批設備投入使用，但對已經(jīng)歸檔的檔案的查詢和利用上依然必須靠落后的人工錄入和檢索，人工并未徹底解放出來，檔案信息統(tǒng)計不及時、統(tǒng)計有出入、共享率低等問題則顯露無疑。

檔案管理信息化是解決這一難題的通用方案，但是信息化概念甚廣，操作起來不切實際。在信息化背景下，能否充分利用信息資源提供的方式，比如說RFID技術，因此成為一個關鍵環(huán)節(jié)。

（2）RFID技術的應用優(yōu)勢

RFID憑借免接觸、信息量大等特性，為檔案管理帶來了利處。

第一，手續(xù)簡化，提高工作效率。RFID技術顯示檔案定位位置。工作人員只需通過讀寫器掃過柜架或庫房，一旦發(fā)現(xiàn)擺放錯誤的檔案，讀寫器立刻報警，這樣查找和清點工作變得很容易，也方便工作人員定時定期統(tǒng)計卷宗。如此，工作人員無需將厚重的檔案盒逐個從柜架上取下，打開案盒，逐卷翻閱，再逐卷逐盒放回。

第二，清點精準，提高準確度。RFID技術可以實現(xiàn)檔案文件的登記、查詢、催辦、立卷、調(diào)閱和卷宗的信息一體化管理，免去傳統(tǒng)的借閱、借還手續(xù)。還可以針對特殊人群，如退休人員、流動人員建立個性化管理平臺，分別針對他們的特殊情況給予時間管理、項目管理的類別服務，在提高工作效率同時，也使管理更加規(guī)范。

第三，保密性高，存儲安全。檔案不同于圖書等其他紙質(zhì)載體，其具有原始記錄的特性，因此一旦檔案遭到破壞或者被盜，其后果是不能簡單用金錢來衡量的。RFID技術可以用于防盜。檔案室可以利用RFID進行借閱者身份識別，確定借閱者的真實身份。同時RFID可以識別運動的物體，能有效彌補檔案室門禁區(qū)域的安全漏洞，若檔案未辦理出庫登記手續(xù)，則裝置會自動報警。

因此，RFID以其獨特的技術優(yōu)勢大大改變了檔案管理的服務和工作模式，有力地推動了檔案事業(yè)的發(fā)展，引入RFID技術是很有必要性，也是可行的。

二、引入RFID技術的風險性

任何技術和設備都不能保證絕對的安全，RFID技術也不例外。檔案管理中應用RFID技術可能會遇到以下風險：

1、經(jīng)濟風險

RFID預期的效益需要付出一定的成本，具體來說，包括標簽、讀寫器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡等基礎條件的搭建， 以及軟件系統(tǒng)的開發(fā)。這些明細中，標簽成本占據(jù)最為重要的一部分。據(jù)調(diào)查， 2006年標簽價格為68美分/枚， 2009年為30-50美分/枚， 盡管接下來5-7年會降到5美分/枚， 不過標簽需要量大， 整體投入仍不菲。因此作為消耗性投入的標簽成本問題在這種情況下顯得尤為重要。而且標簽缺乏統(tǒng)一的技術標準，因此而導致的相關配套設備更新升級問題相應成為另一顧慮，這也是形成限制檔案管理單位購進標簽的因素之一。

2、技術風險

RFID技術的工作特性決定了數(shù)據(jù)讀寫處于開放的空間，一方面易附著在檔案身上的標簽可以被人為破壞，工作人員的讀寫器可以被人為竊取，另一方面破壞者可以從后臺發(fā)送錯誤的信號，擾亂正常讀寫器和標簽的讀寫，這樣檔案內(nèi)容被泄露、被替換就很容易操作，既擾亂了工作人員的正常工作，也暴露了檔案信息內(nèi)容，特別是對當事人重要的學習經(jīng)歷、獎懲情況的等，都可能成為被他人惡意打擊的誘因。

三、可行性對策

檔案管理中應用RFID技術，其遭遇的經(jīng)濟風險和技術風險可以從技術上給予解決，比如制定統(tǒng)一標準、升級配套設施等等。不過，這顯然是站在技術角度，而不是行業(yè)管理下的思維。我們要從管理上入手，以措施為武器，在檔案管理員、服務員、借閱道德水平等幾方面引導，才是本文追求的微薄意義。

首先，工作人員要轉(zhuǎn)變觀念。傳統(tǒng)的檔案管理員是等著借閱者上門，并為之提供服務，在新趨勢下，我們應該變被動為主動，努力提供多種信息咨詢，積極展開參考服務。根據(jù)不同的檔案類型，開展相應的服務，爭取提供更多有價值的推薦信息。

其次，要轉(zhuǎn)變服務方式。有條件的話可以延長檔案開放時間、提供電子讀物、CD等多媒體資料，也可以利用現(xiàn)有的辦公設備提供打印、掃描、刻錄光盤等服務。

最后，要調(diào)整人員結構，擴大信息檢索能力的知識服務隊伍，不斷增加具備電子資源服務能力的館員。同時，開展人員培訓與開發(fā)，針對檔案RFID系統(tǒng)進行基本知識和管理技能培訓，提升整體素質(zhì)。

（作者單位：河北省科學院）