淺談工程物資集中采購中亟待解決的問題

中交第一公路工程局有限公司 任宏偉

當前，建筑市場競爭日趨激烈，企業往往以較低價格中標，而工程質量要求越來越高，人工成本和地方協調成本在不斷上升，有利的工程變更和索賠難度不斷加大。在如此嚴峻的經營形勢下，我們施工企業通過改進物資采購的方式，變分散采購為集中采購，進一步加強成本控制，才有可能爭取較好的經濟效益。因此說集中采購是加強材料采購成本控制的有效手段，也是我局物資采購方式的轉型，更是各行各業運用較為廣泛的一種采購方式。

一、物資集中采購的優點主要體現

利用集中采購量，提高與賣方的談判力度，以獲得價格折扣和良好的服務；統一實施采購方針，統籌安排采購物料，精簡人力，提高工作的專業化程度，提高工作績效；綜合利用各種信息，形成信息優勢。

為了最大限度地降低物資采購成本，我局2006年在工程項目較為集中的重慶地區試行了大宗物資的集中采購，由凱通公司作為集中采購機構具體實施。另外，我們還在江西萍洪項目也試行了集中采購。我局目前的情況是，凱通公司作為集中采購機構代理各公司在各地的施工項目進行統一招標、集中采購，凱通公司與施工項目之間沒有行政隸屬關系，這種關系的實質是買賣關系，雖然凱通公司把集中采購的部分利益轉讓給了施工項目經理部，但這種市場化運作的模式施工項目經理部并不買賬。而外部材料供應商，為了能爭取生意，會說他們的材料供應比凱通公司集中采購的供應價格更優惠等，造成凱通公司供應的材料似乎比他們供應的價格高的假象。另外，由于施工項目計劃不周詳，給材料的供應造成了很多的麻煩。由于認識不到位或者個人、小集體利益問題，施工項目并不是很歡迎凱通公司的集中采購，也就是說在我局內部，市場化運作的采購供應模式并不積極選擇由凱通公司組織實施的集中采購。一些施工項目在材料供應計劃和資金等方面不愿給予凱通公司集中采購必要的配合，使集中采購工作進行得十分困難。但這并不是說施工項目反對材料的集中采購，而是對新生事物和內部機構在心理上有更高的要求，在內心深處施工項目愿意我們做得更好。對此，我們十分理解，十分感謝。而且我們一直在積極、努力地不斷尋找更好的資源、理順工作程序、改變工作作風，打造“誠信陽光”的企業形象。凱通公司作為局屬物資供應公司，長期以來依賴于局主業、服務于局主業，我們始終以從整體上降低局生產成本為己任，在積極推行集中采購工作中，獲得了一些經驗和體會。我們認為：要在我局范圍內搞好集中采購工作，最重要的兩點是采購計劃和采購資金。在政府采購中它是以行政手段來保證的，而在我們這一個企業集團中，也必須通過一定的行政手段或市場化運作行政干預的辦法進行保證。

二、材料需求計劃必須做好

集中采購要求施工項目提前將采購計劃提供給集中采購機構。但是由于目前我局施工項目對材料需求的計劃性不強，他們多半習慣于零星采購，隨用隨買，不能適應集中采購條件下、在確定的時間內、向集中采購機構——凱通公司提交采購計劃，從而延長了集中采購的周期，使得集中采購不及時的問題更加突顯，很容易造成施工項目對集中采購產生不滿和抵觸情緒。另外，在施工項目不能按時提供采購計劃的情況下，凱通公司為了向施工項目提供優質的服務，保證施工項目對材料的需求，有時也會根據自己對施工項目需求的分析，制定采購計劃提前采買設立庫存，這又增加了凱通公司的經營風險。如我局在重慶地區試行的集中采購工作中，這些問題屢屢發生，使集中采購工作難以順利開展。在局重慶地區鋼材集中采購中，我們集中了鋼材采購量，與鋼材生產廠家簽訂了直供協議，得到了較為優惠的利益與項目分享。但由于供貨周期過長，使得集中采購工作嚴重受挫。廠家要求我們在每月18號之前提交下一個月的鋼材定購計劃，工廠排產后各個規格的產品在一個月內陸續產出，有的規格的鋼材從定貨到出廠就要40多天的時間。鋼材出廠后，我們聯系運輸工具安排運輸到工地，由于重慶地區地理位置的特殊性，這個過程的時間也最少需要一個月的時間。這樣，在正常情況下，整個供應時間需2 個多月。如果其中在某個環節出現一點差錯，會使供應時間變得更長。在實際工作中，項目往往很難提前2-3個月制定出需求計劃，或者制定的計劃不準確，加上資金占用時間過長的問題，最終我們不得不放棄了與工廠的合作，轉而從一級代理商處進貨，隨用隨買，從而降低了所得利益。所以集中采購對項目的采購計劃性要求很高，這就需要施工項目努力做好采購計劃，才能保證集中采購的順利進行。

三、資金應該得到有效保障

在我局的集中采購中，集中采購機構——凱通公司與采購人——施工項目之間沒有行政隸屬關系，實質是代理人與被代理人之間的關系。集中采購的資金是否充足對集中采購工作的開展影響很大。如在公路橋梁施工項目中，鋼材是用量最大、通用性最高，同時市場敏感度較高、市場資源較豐富，非常適合采用集中采購的產品。在我國當前的公路、橋梁建設中，工程資金不能及時到位的現象十分普遍。加之有些施工項目管理差，資金周轉不利，項目拖欠材料供應商材料款的現象司空見慣。甚至有些項目的經理由于認識問題或個人、小集體利益問題，惡意拖欠材料款。工程用鋼材的采購并不是一次性采購，而是在整個施工工期內，連續不斷地采購，資金占用量很大，這時就要求資金快速周轉，保證現金流不斷流。在實行集中采購以后，項目拖欠材料款的現象和思想觀念沒有改變，將給集中采購機構帶來了巨大的資金壓力，造成集中采購工作困難重重的局面。

綜上所述，采購計劃和采購資金是我們開展集中采購工作中兩大決定性因素，只有這兩個問題解決好了，才能有效地開展集中采購，才能減少重復采購，保證采購質量，形成批量，取得規模效益，從而降低采購成本，使參與集中采購的各方均有所收益。那么，如何解決這兩個問題？我們認為，必須建立一個有效的保障機制。

這個機制應該保障采購人對其采購內容的計劃性，采購計劃應該集中合理地進行委托，不得人為拆分。對已經安排的采購內容，采購人必須不折不扣地實施集中采購，不得化整為零，不得私自采購。集中采購機構對相同或功能相近的受托采購內容，應盡量集中進行采購，以減少采購次數，提高工作效率和經濟效益。對集中采購機構來說，委托的采購人眾多，委托時間有早有遲，如果采取“隨時委托、隨時采購”的方式，勢必會發生多次、重復采購的問題，進而出現了重復勞動，增大了工作量，降低了工作效率。因此，我們必須采取“定期、匯總”的采購方式，將采購人委托的采購內容進行歸類，按功能進行相互銜接、配套，每類采購內容每個月只集中采購一次，這樣，就會人為地做大批次采購規模，既可以減少了工作量，又能獲得更大的規模采購效益。所以這個機制首先應該保障集中采購的計劃性。第二、這個機制還要保障集中采購資金，集中采購資金原則上來源于工程款，如果工程項目沒有出現重大失誤，工程款是能夠保證人工費、材料費、機械使用費的正常支出的，最慘也應該能夠保證人工費、材料費的正常支出的。現在我局大部分施工項目采取的是借助社會力量進行施工生產，人工費、材料費等基本費用的支出就更應該有所保證了。因為，如果這些正常費用都不能保證的話，工程一定會出現重大管理失誤。所以集中采購的資金必須得到保障，惡意拖欠等問題必須從政治的高度解決。只有采購資金的現金流正常運轉起來，集中采購才能運作下去。我們認為，應由局和各相關方面組成一個監管機構，它可以是一個委員會，也可以是一個工作小組，負責協調集中采購工作中的問題，監督采購行為，保證資金按期支付，使集中采購工作在一局順利地開展起來。

集中采購的優越性是大家有目共睹的，但在具體工作中還有著這樣或那樣的問題亟待解決。讓我們同心協力，從全局的高度提高對集中采購的認識度，在局監管機構的督導下，努力降低生產成本，創出更好的工作業績。