數字化檔案管理中存在的問題及對策

李紅艷

摘 要：檔案信息作為公務和經濟活動的記錄，與事業單位的經營活動發展密切相關，在未來信息網絡中占有重要的位置，檔案管理工作已成為一種重要的國家戰略資源，檔案數字化管理已成為檔案管理部門必須強化的一項重要工作。

關鍵詞：企業；檔案管理；數字化

檔案管理工作是一種重要的國家戰略資源，檔案數字化管理已成為檔案管理部門必須強化的一項重要工作。事業單位檔案是在業務辦理過程中形成的對業務辦理過程的記錄，具有很強的專業性。數字化管理是國土資源檔案管理今后的方向，本文闡述了檔案數字化管理的優勢，重點分析了檔案數字化建設存在的問題及對策措施，對加強檔案數字化建設有著重要參考價值。

1 檔案的管理和利用中存在的問題

通過分析我們可以看出，事業單位檔案在開采信息資源中占據著不可或缺的重要地位，在事業單位的發展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，檔案在其開發利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價值的充分發揮。總結其原因，主要有以下幾個：一是，企業檔案室的資源不夠豐富，檔案的歸檔不夠完整、系統，不能滿足相關生產和管理的需求，這就對檔案信息資源的利用積極性產生了消極的影響；二是，檔案管理缺乏專業的人才，這直接導致其在管理中有很多薄弱環節，缺乏創新意識，不能創造出高質量的工作成果；三是，一些檔案管理人員認為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持有消極、被動的思想和情緒，這對檔案資源的開發和利用帶來了不良影響；四是，檔案管理信息化水平不高，事業單位普遍存在對于檔案信息化的建設管理工作不夠重視，認為檔案信息化管理只是走個過場，響應現代化信息建設的發展要求，很難為事業單位的發展帶來可觀的經濟效益，導致事業單位的檔案管理工作不能滿足事業單位信息化發展建設的要求。

2 檔案管理和利用工作的開展措施

2.1 檔案管理要采用現代化的方式

事業單位檔案管理的現代化主要體現在其管理思想的現代化、管理手段的現代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案信息資源的管理首先要獲得領導的高度重視和支持，并采取一系列政策性措施增強各部門的群體檔案意識，將各個部門與檔案管理部門之間的關系理順，靈活地利用材料，徹底改變在傳統檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案的利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務質量的重要作用。隨著信息科技的發展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統應該充分考慮將辦公自動化與檔案管理充分融合起來，通過先進的科學技術促進檔案管理數字化和現代化的共同實現。另外，從管理手段上來說，現在事業單位檔案管理的現代化程度正在不斷地提高，以計算機技術為核心的檔案保存技術已經得到了廣泛的應用，并在檔案的整理、查閱以及網絡平臺上的互相交流等方面起到了積極的作用。通過以計算機為基礎，將檔案分類輸入可以實現共享，這不僅能夠有效的節省檔案的保管空間，同時還可以實現高效、方便、快捷、準確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

2.2 健全檔案管理體系，完善管理制度

檔案具有數量大、門類多、專業性強、涉及面廣、收集難度大還有利用率高等特點，正是因為這些特點的存在，我們在進行檔案管理的時候要始終以科學、完善以及高效為目標。檔案管理體系的建立可以通過分層的方法來實現，可將其分為領導、管理還有整理這三個層次，每個層次的工作都由不同的部門和人員負責。同時還要加大事業單位對檔案管理的投入，從基礎設施方面為檔案的管理提供夯實的條件，并且還要定期組織管理相關的人員參與檔案管理知識的培訓課程，進一步促進檔案管理工作的現代化和科學化。另外，在管理制度方面，首先要對歸檔的范圍、移交的時間等進行明確的規定，以保證歸檔資料的及時性和完整性；其次要采用獎懲制度，對管理好的人員和部門給予相應的獎勵。

2.3 加強檔案信息資源的宣傳和交流

事業單位檔案室在日常的工作中要不斷的對檔案宣傳體系和交流體系進行完善，這對于提高檔案的利用率具有積極作用。從檔案的宣傳來說，事業單位應積極開展多種不同形式的講座、座談會還有報道等對信息系統和檢索途徑的介紹，通過這種方式提高檔案室工作人員、領導還有管理人員等的檔案意識。從檔案的交流體系方面來說，在當今時代，有效的運用信息資料是科研成果以及其他各種信息資料等獲取效率的決定因素，再加上現在產業發展速度飛快，技術和信息的更新速度也是日新月異，因此在事業單位的檔案管理中應該打破封閉的管理方式，在事業單位和事業單位之間建立通暢的交流途徑和體系，定期進行檔案信息資源的共享，以彌補檔案資源不足的缺陷，這對于促進事業單位的進展具有積極意義。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質

為了做好數字化檔案管理工作，檔案工作者一定要具備必要的信息能力。首先，檔案管理人員必須加強對新知識和新技能的學習和積累，不斷提高信息收集和管理的能力，充分發揮主觀能動性和創造性，努力提高自身的知識水平和管理能力，由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革。其次，在思想政治方面，檔案人員要認真學習檔案相關的政策法規并在工作中嚴格遵守，熱愛檔案事業，在工作中做到嚴謹認真，求真務實，保證檔案資料的真實性，確保檔案資料管理工作的順利開展。

3 小結

簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看作所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。

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