館藏數據分析在新建圖書館排架中的應用
——以長治學院南校圖書館書庫排架為例

李岱洲

（長治學院圖書館，山西長治046011）

館藏數據分析在新建圖書館排架中的應用
——以長治學院南校圖書館書庫排架為例

李岱洲

（長治學院圖書館，山西長治046011）

通過圖書館館藏數據進行運算分析，指導新建圖書館排架工作，解決大批量圖書排架難的問題，使圖書排架工作效率和質量得以大幅度提高。

數據分析；圖書排架；索書號

隨著高校圖書館的發展建設，藏書量的不斷增加，許多新館陸續建成，新閱覽室、書庫投入使用，圖書館的搬遷工作面臨前所未有的挑戰，面對大量無序堆積的圖書，在人員少、時間緊、地方有限的情況下，如何把這項工作做好，快速地高效率地將圖書準確地排架，成為一個圖書館人亟需解決的重要問題。將館藏數據分析應用在新建圖書館排架中，使排架工作質量和效率得以大幅提升。

一、基本狀況介紹

長治學校南校區新建圖書館為例，南校書庫面積820m2，分上下兩層，左右各兩大區，有書架392架，784列（書架尺寸為1000mm×450mm，一架兩列，一列六層）。圖書管理系統使用大連網信軟件有限公司開發的妙思文獻管理集成系統V6.5增強版。圖書按《中國圖書館分類法》（第四版）標準進行分類，種次號取作者姓名拼音首字母前三位，排架按從上到下，從左到右，兩架之間S形迂回繞架連接，要求精確到書次號第三位進行排架。

二、排架中遇到的困難

由于要排架的圖書有的是從不同閱覽室調撥過來的圖書，有的是多次加工打包的圖書，全部無順序打包放置。傳統的排架方法需要舊書作為參照物，按索書號大小進行比較后，將書插在正確位置。對于新建閱覽室、書庫全是空書架，沒有任何參照物，無從下手排架，如果僅憑人工經驗對圖書大類進行簡單估計大概位置，往往導致分架不均，時常需要倒架，不僅浪費人力還耽誤時間。故需要合理的分架，設立準確的架標才不至盲目地去排架。而要設立準確的架標還需要對圖書占用架位進行估算，由于每本圖書大小、厚薄不同，隨著現代科技的發展，中外文圖書厚度均不斷增加，如何測算架位成為一個難題。此外還需要預留出一部分空間放置以后新進圖書，要預留多少空間合適也是一個需要認真測算與研究的問題。

三、館藏數據分析指導排架的方法

（一）館藏數據分析方法概述

數據分析是指用適當的統計方法對收集來的大量第一手資料和第二手資料進行分析，以求最大化地開發數據資料的功能，發揮數據的作用[1]。利用妙思文獻管理集成系統統計出的館藏數據，進行運算分析，核定架數，測算后準確進行圖書分架，精確地計算出每列圖書數量，再按館藏數據統計出每列圖書的起止索書號，按索書號進行排架。

（二）架位測定標準

依據1999年10月國家建設部、文化部、教育部聯合頒布《圖書館建筑設計規范》（JGJ38-99）中，附錄A藏書空間容書量設計估算指標中，對清華大學等25余座圖書館調查，按中文科技書平均厚度為1.86cm。中文社科書平均厚度為1.76cm。每層藏書填充系數開、閉架均定為75%計算。雙面藏書時，標準書架尺寸定為1000mm×450mm，開架藏書按6層計，高等學校圖書館社科開架圖書480冊/架，科技開架圖書460冊/架[2]。通過這個標準，架位測算和預留空間就有了準確的依據，經測算南校書庫預計要排架圖書168168冊，平均每架放429冊，小于標準值，故可用以下方法按類分架，有利于工作人員排架和讀者閱覽。如果大于標準值的圖書排架直接計算每列冊數，按列數篩選索書號精確排架，這種方法缺點是各類之間沒有明顯的分界。

（三）主要做法

1、按館藏進行分排

統計出南校書庫要排架圖書總冊數、某類圖書總冊數和總書架排數。利用公式：

某類總冊數/總冊數=某類書架排數/總排數，可以算出某類圖書占用書架排數，排數值要取0.5的倍數，即以整面書架的半面為基準分架，各大類以整半面書架開始，整半面書架結束，不足0.5的和周圍類合并到半面書架，如不能合并視各館情況而定，如R、S、U、V、X類等藏書量少的類目可以合并到一兩面書架上。A、B類因A類圖書過少要以連續排放，B類以整半面書架結束。最后要確保所有各類架數總和等于總架數，其間要參考本書庫長遠購書方向，及本單位圖書館藏書方向，不斷調整各類排數的值。

2、合理進行分區

按照每類圖書書架排數，根據書庫建筑結構、架位空間，考慮圖書擺放向、圖書進書量、閱覽桌擺放、讀者習慣進行布局[3]，合理利用空間的基礎上，畫出架位模擬圖。盡量安排同類圖書在同一區域，不要將同一類圖書跨區域放置，確保圖書的連續性。例如I類圖書4萬多冊，占全書庫的1/4以上，且I類圖書借閱量很大，如果按平常字母順序排列，勢必將I類圖書分成樓上樓下兩部分，故擬定樓下1區放ABCDEF類圖書，樓下2區放I類圖書，樓上3區放GHJ類圖書，樓上4區放K類及其以后各類。這樣分區后雖然各區之間分類不連續,但同一類沒有跨區現象,這樣不僅有利于工作人員排架方便,也有利于讀者開架閱覽。

3、調整所占列數

按調整后每類圖書占用書架排數，根據館內實際情況，換算成列數，計算出各類每列平均冊數，與《圖書館建筑設計規范》標準社科圖書240冊/列，科技圖書230冊/列（一架兩列）進行比較，平均冊數小于標準值即可，如果超出標準值就需要重新調整各類的列數。

4、按類篩選書目

在典藏管理系統的館藏明細打印中將南校書庫中的某類圖書書目數據，以每本書為一條記錄的格式篩選出來。在篩選出來的明細表中，雙擊索取號標題欄，索取號按位從小到大順序排列。將所篩選出南校書庫中所有某類的圖書，保存為EXCEL表格形式，在選擇要保存的字段時，可以選取索取號，正題名，頁數（通過頁數可以知道書的厚薄）等信息，其它信息可不選。

5、用EXCEL進行篩選

在EXCEL表中，以列數的值為步長，計算出它的整數倍，光標移動到相應行上記錄下索取號。當數據量很多時，如I類數據可達4萬多條，手工翻頁統計難免有出錯的時候，這時可以在EXCEL表中增加一列D,在D列的第一行輸入公式=MOD (ROW(),M)，其中MOD為取余函數，ROW函數返回一個引用的當前行號，M值為實際計算出來的每列冊數，即每列要排圖書的冊數。先選中D列若干行，輸入公式，再選中D列的列號，將D列全部選中，再選中公式，按CTRL+回車就可將選中區域全部生成相似的公式。點擊EXCEL菜單中數據的篩選項，再選擇取值為0的數據。這樣篩選出的數據就是列數的整數倍的數據所在行。即每一架各列排在最后的書。這樣避免人工計算的失誤，還極大提高工作效率，尤其是針對數據量大的數據更為簡便。

6、設立架標準確分架

在不干膠紙上，寫上的每一列要排架圖書的起點和終點的分類號，屬于其間的圖書按圖書分類法順序擺放。必要時可以在原數據中依分類規則上下浮動一二十本，盡量將同一級分類圖書放在同一列，最后將這些不干膠貼紙貼到書架對應列的醒目位置作為架標，貼好以后，再將半面書架的起止分類號記下，貼在每一面書架側面便于標識。

7、明確職責規范流程

工作人員按職責進行分組，分為拆包、排架、監督指導三個組，拆包組負責將搬運原先打包好圖書，拆包，按類分開。排架組負責取書上架，上架時先根據每一架上所貼架標找到對應的書架，對照書上的索書號和各列所貼的架標，找到對應的列，再對比已排圖書索書號將圖書直接排到相應的位置，每個小組成員只負責各自固定類圖書排架，任務到人、責任到人。監督指導組負責檢查、監督、指導工作，發現排架不規范的地方提醒工作人員及時進行糾正。全部圖書排架完成后，還需要進行整架，將每一架圖書勻稱地排列，確保了圖書排架的整齊有序。在全館各個部門的通力合作下，原計劃一個月的排架工作十幾天就圓滿完成任務，還不需要倒架，一步到位。

四、總結

在排架過程中，先要對館藏數據進行精確計算，將排架細化到每一列，還要充分考慮各種因素，計算得越準確，考慮得越周到，排架就越到位，效率越高。利用館藏數據分析指導圖書排架工作，是數據分析應用于實際工作的一次有益的探索，不僅解決了大批量圖書排架難的問題，還使圖書排架工作效率和質量大幅度提高，為館藏數據分析應用開拓了一條新路。

［1］范金城,梅長林.數據分析［M］.北京：科學出版社，2010.

［2］中國建筑西北設計研究院.JGJ38-99圖書館建筑設計規范［S］.北京:中國建筑工業出版社, 1999.

［3］鄭建麗等.圖書館搬遷中的架位測定方法［J］.科技情報開發與經濟,2008,(24):28-29.

（責任編輯 王建華）

Li Dai-zhou
（Library of Changzhi University，Changzhi Shanxi 046011）

G253.5

A

1673-2015（2015）04-0096-03

2015—03—30

李岱洲（1974—）女,江西于都人，碩士,館員,主要從事圖書期刊采編研究、圖書自動化管理。