以高校干部檔案現狀為例探索個性化建設途徑

劉春意

摘要：目前，很多干部檔案工作者、相關學者認為，我們的干部檔案因缺少個性材料的支撐而存在一定的局限性，但未提出有效的解決辦法。本文將以高校為例，從干部檔案的特點入手，闡述干部檔案個性化的重要性，并力求探索實現干部檔案個性化的途徑。

關鍵詞：高校干部檔案特點個性化途徑

當前，我們的干部檔案所收集的人事材料重結果、輕過程，能反映當事人的成績，看不到其行為處事技巧、未來發展潛能，用當下干部檔案工作者及學者們熟知的詞來說就是“沒個性”。干部檔案中的十大類就像十個職能部門，只接受各自規定范圍內的人事材料，能活靈活現展現當事人個性的材料往往無類可歸，這種缺乏個性、缺少建設性材料的干部檔案基本難以立體、全面的展現當事人，也就不能發揮其應有的價值。下面，本人以高校為例，試從干部檔案的特點來分析、探索干部檔案個性化的重要性及其實現途徑。

一、高校干部檔案的管理現狀

干部檔案包括以下6類人員的人事檔案：黨的機關工作人員；國家機關工作人員；軍隊排以上軍政人員；國有企業管理人員；國有事業單位工作人員；群眾團體工作人員。高校干部檔案當屬國有事業單位工作人員的人事檔案。干部檔案從抗戰時期的零散雜亂階段發展到現在的規范統一、完善提高階段，其發展目的是為了服務現實，不論那類人員的人事檔案都是以此為存在價值。近來，筆者工作之余走訪了河南的幾所高校，并綜合筆者所在高校的實際情況，對干部檔案的現狀及存在的問題進行了初略分析。

1.干部檔案并未很好發揮利用價值

高校的干部檔案較之其他機構的干部檔案而言，雖同樣必須具備現實、完整、真實、動態、保密的性質，但仍有其特殊的地方：高校首先以育人為本，所以有相當一部分干部檔案的當事人是三尺講臺上的教師；同時，高校也有行政職能部門，其工作性質與普通老師有明顯區別；此外，現在全國高校都在抓科研，高校教師除了教學，還有相當一部分在致力科研。也就是說她，高校干部的人事檔案起碼能分出教學、科研、行政、教學兼科研等四類，然而，打開我們的干部檔案，究竟能判斷出誰適合哪一類？也許通過看學歷我們可以認為高學歷的科研能力強，那么從事行政崗位的是否真的適合該崗位？從事教學的人員是否就沒有管理潛能？教學同時又致力科研的人員有沒有側重點？當然，個人的發展主要看自己的勤奮與努力，但干部檔案存在的主要目的是為組織擇賢提供重要依據，如果以上問題解決不了，那么其存在的重要意義自然會被削減。綜合實際工作，筆者總結目前高校干部檔案主要發揮了以下幾個作用：為組織人事部門提拔、任用人才時提供參考依據；為人事部門審批工資等事項時提供憑證；為個人因升學或其他特殊情況提供參考材料；從筆者的實際工作經驗來看，這三大作用中最難得到保障的是“提拔、任用”。也就是說，現在我們干部檔案的利用狀況并沒有發揮好其最應該發揮的作用，究其原因，我們應該先分析一下目前干部檔案的人事材料來源狀況。

2.干部材料來源狀況削弱了干部檔案的利用價值

根據《干部檔案材料收集歸檔規定》和《干部檔案工作條例》的規定，干部材料的來源主要有以下幾大塊：（1）當事人自高中（或中專）以來的學歷學籍以及參加工作以后的培訓材料；（2）參加工作以來的薪級審批材料；（3）職務（職稱）評聘材料；（4）年終總結、考察、鑒定材料；（5）黨團材料；（6）獎懲材料；（7）干部任免、調動、出國等材料，等等。材料來源途徑相對比較固定，除了工作以前的學歷學籍材料，其他基本都來自組織、人事部門。筆者認為，這樣的來源途徑過于單調，模式過于固定，雖然能很好的保證材料的真實性與權威性，卻把很多充滿活力、有血有肉的個性材料拒之“檔”外。在日常工作中，我們基本只考慮收集干部檔案十大類所需的相關材料，對收集能提煉當事人個性材料的能力還相當欠缺，這就導致當事人不能更本真的展現在組織面前，從而不利于組織正確擇賢。

3.干部檔案缺乏個性材料的原因

如上所述，干部檔案不能很好發揮效用的重要原因，是材料來源單調、模式固定，檔案中缺少有血有肉的、能反應當事人精髓的個性材料。綜合幾所高校的情況，筆者認為造成干部檔案缺乏“個性”的原因如下：

（1）組織領導部門對干部檔案應發揮作用的重視程度不夠。對干部檔案的理解，領導部門僅限于各類材料真實齊備、不少不亂，檔案整潔、不損壞不丟失，做好檔案的保護、保密工作，各項工作按規章制度辦理，等等。至于干部檔案現有材料能否反應當事人的性格特征、反應當事人個性的材料是否不在歸檔之列等等此類有關個性人事材料的問題，目前還不在組織領導部門的考慮范圍之內。

（2）干部檔案工作者對自己定位不高。干部檔案工作者往往把自己的工作簡單定義為檔案保管、技術加工與整理，對于干部材料的接收基本處于被動狀態，整理過程中不善于對材料進行系統分析，更沒有主動搜集、發掘個性材料的意識。

（3）干部所在部門及干部本人的重視程度不夠。干部所在部門一般情況不會接觸干部檔案，更沒有在日常工作中去發掘干部個性材料的意識；干部本人一般因為干部檔案的保密性而對個人檔案相當陌生，缺少關注，自然也缺乏提供個性材料的意識。

二、從干部檔案的特點看其個性化建設的必要性

干部檔案的個性化建設，是要讓干部檔案能做到彰顯當事人區別于其他個體的特性。通過對高校干部檔案的現狀及存在問題的分析，可以看到目前我們的干部檔案是缺乏個性的，在檔案里我們能看到兩個干部也許學生時代成績不一樣，但看不到他們的人生態度；也許能看到兩個干部的工作經歷不一樣，但看不到他們的處事方法與人生價值觀……打開十卷檔案，起碼有九卷會出現“擁護”“堅持”“表現良好”等等詞語，干部檔案的個性化建設便是針對目前干部檔案千人一面，不能展現當事人的處事風格、工作技巧、人生態度、性格特征等等而提出的，最終目的是希望我們的干部檔案能活靈活現的展現當事人，讓組織部門在利用檔案時能見檔如見人，正確擇賢任用。

干部檔案服務于組織的干部人事工作這一重要意義決定了其必須具備現實、真實、完整、動態、保密這五大特點，同時也能總結為干部檔案管理工作的基本要求。然而，在缺少“個性”人事材料的情況下，我們做得最好的是“保密”，其他要求基本做得不夠完善，分析如下：

1.沒有個性材料做支撐的干部檔案，其現實性意義也大打折扣

現實性是指干部檔案直接服務于干部人事工作的性質，是其根本屬性，也是其存在的意義。只有能夠綜合地、全面地反應干部個人的歷史全貌和現實情況的干部檔案，才能在干部人事工作中服務于現實。干部檔案是當事人在一系列現實社會活動中的再現，是組織考察、了解和正確使用干部的一個不可或缺工具。但是，當事人在現實社會活動中形成的很多能反應其個性才能、辦事技巧等材料是不在歸檔范圍之內的，這些材料或許只是當事人在參與某個社會活動中的一個過程材料，卻是最能反映當事人本真的、最具有現實性的材料。缺少這些材料，組織在利用時往往只能從量考慮，比如某某學歷高，某某獲獎多，某某曾是班干部等等，無法再去考慮這個人的質——其性格、為人、潛能、處事方式等是否適合擔當重任。因此，缺少個性材料的干部檔案，容易導致組織進行抉擇時有偏差，不能正常發揮服務于現實的作用。

2.缺乏個性材料的干部檔案，無法真實再現當事人

真實性是干部檔案的生命和干部檔案能否發揮作用的基礎及賴以存在的前提。一般情況下，我們理解的干部檔案的真實性是指當事人的人事材料必須實事求是、真實可靠，嚴禁出現虛假、捏造現象，其目的是要真實的再現當事人，為組織利用提供真實可靠的依據。從筆者的從業經驗來看，我們的干部檔案確實能保證人事材料真實可靠，卻與真實再現當事人還有一定距離，原因還是缺少個性材料的輔助。目前干部檔案能看到當事人的學習成績看不到其學習態度，能看到當事人的部分工作成績看不到其工作方法，能看到當事人的獲獎情況看不到其勤奮的初衷，等等。現有的干部人事材料的構成不足以展現一個有血有肉、有性格的人，沒有“個性”的干部檔案，也就抹去了當事人最核心的質量，自然無法做到真實再現，最終難以為組織利用提供客觀依據。

3.不能展現當事人個性的干部檔案，讓當事人變得“不完整”

完整性是指干部檔案必須反應干部的全部情況和全部歷史。完整性是干部檔案現實性的基礎，干部檔案管理部門必須經常性的、積極主動的收集能反映干部變化的人事材料，并進行審核歸檔，確保干部檔案的完整性，才能加強其現實性建設。從當前的工作狀況來理解干部檔案的完整性：一是干部檔案材料必須完整，做到無破損、無殘缺；二是組成干部檔案十大類所需材料必須完整、齊全。因此，目前我們能做到建立一卷完整的干部檔案，在沒有個性材料的前提下難以保證完整的再現當事人的。每年我們的干部會參與許多社會活動，形成很多令其“與眾不同”的材料，而我們的干部檔案里收集的材料卻是改改年份、改改數據、改改套話的鑒定、考核、考察等等，根本凸顯不出當事人的性格、能力等“精髓”所在。沒有“個性”的干部檔案不能完整地、突出地、有效地反應當事人的特征才能，要想通過干部檔案體現完整的、立體的個人情況，個性化的人事材料是必不可少的。

4.沒有個性材料的積累，就不能動態的呈現當事人的內在質量

每一卷干部檔案的建立并不代表干部檔案材料收集整理歸檔工作的結束，從干部人事材料的形成到整理成卷的干部檔案，再到干部檔案的流動，這就是一個動態過程，干部檔案的動態性是隨著干部檔案本身的存在而客觀存在的。也因為這一特點是客觀存在的，讓我們誤認為做到及時整理、添加各部門移交的人事材料，做到“檔隨人走”，就很好的保證了干部檔案的動態性?？墒聦嵣?，我們做到了對干部檔案負責，卻沒做好對檔案當事人負責。當事人在參與社會活動中形成的材料除了有我們勤于收集整理的能反應其學習成績、工作業績、政治面貌、職務（職稱）評聘、工資變動等等傾向于結果性的材料，還有許多能夠體現其處事方法、工作思路、方法成效等等的過程性材料。組織部門選拔人才時，不僅要了解當事人在現階段所取得的成績，還需要考慮當事人的綜合素質，結果性材料能反映個人的成績，但不如過程性材料能動態、鮮活地反應當事人的內在質量。如果說真實性是干部檔案的生命，那么動態性就是其活力，增加過程性的個性材料能讓干部檔案“活力充沛”，而不僅僅只是一卷靜止的工具材料。

5.添加個性化材料的干部檔案能有效減小保密性的局限性

干部檔案涉及干部個人一生的關鍵經歷、個人功過、家庭情況甚至生活隱私，因此具有秘密性質，只能由組織掌握和保存，任何個人不得泄露檔案內容。同時做好保密工作也能為干部檔案的真實性服務，因此保密工作必不可少。但是，我們在做好保密工作的同時還要看到因其局限性：在當事人心里干部檔案因為保密而神秘，他們一般情況不可能知道自己的檔案能否真實、完整地反應自己的各方面情況，是否有效地體現了自己的個性特征、能力特長等等。當組織需要通過干部檔案考察、選拔人才時，當事人一般只能被動接受考察，而缺少個性材料的干部檔案是難以保證真實、完整地再現當事人的才能類型、個性特征的，因此可能導致當事人錯失更好的發展平臺、組織錯失賢能。為了減除保密性帶來的局限性，在干部檔案里添加更能反應當事人的個性、特長的個性材料，以達到即使組織不見當事人，也能準確把握當事人擅長什么、發展潛力如何，最終作出正確選擇的目的。

三、試探實現干部檔案個性化的途徑

對于干部檔案的個性化建設，已有學者和相關工作人員略有提及，只是未曾探討實現途徑，筆者在此僅作初探。要加強干部檔案的個性化建設，不能把目光僅放在干部檔案的具體業務工作當中，而是需要各層面、各方面都要達到一定的意識層面，才能最終實現良好效果。

1.組織領導部門的“個性意識”是權威引導

干部檔案反應的是干部個人一生的經歷，最重要的價值是為組織選拔人才所用，組織領導部門需要考察干部時，干部檔案是最重要的依據。這就要求干部檔案不僅能量化當事人各方面成績，更能質化出當事人的內在潛能。因此，組織部門不但在用干部檔案時要注意挖掘當中的個性信息，更要為了長遠工作考慮，對干部的個性材料從形成、收集、整理、應用等各方面要有系統、規范的要求與指導。

2.材料形成部門的“個性意識”是基礎

材料形成部門是干部檔案材料的源頭，干部在參與了社會活動后形成的材料哪些需要移交歸檔，材料形成部門應心中有數。那么，要做好干部檔案的個性化建設，就要求材料形成部門有發掘個性材料的意識與能力，更重要的是要有這份責任心，積極主動的與干部檔案部門多溝通，為干部檔案的個性化建設做好基礎工作。

3.干部檔案管理員的“個性意識”是實踐的關鍵

干部檔案管理員要加強的黨性意識，樹立超強的責任心，在收集干部人事材料時必須不怕麻煩，上要認真領會組織意圖，下要勤與材料移交部門聯系溝通。干部檔案工作人員在組織領導部門的指導與規范下，要認真甄別、仔細篩選個性材料，慢慢培養善于發現個性材料的意識。

4.干部檔案管理部門做好宣傳與溝通工作

干部檔案管理部門是干部檔案個性化建設的最終落實者，在工作進展過程中，要善于及時發現問題，及時向組織匯報。材料收集是第一關，因個性材料側重過程，而當前我們干部檔案里的材料側重結果，因此，要做好個性化建設，干部檔案管理部門一定要與材料形成部門有良好主動的溝通，對材料有統一的認定標準，做到不漏掉個性材料又避免檔案臃腫。

干部檔案的形式經歷了零散雜亂的階段，在不斷的探索嘗試后，演變到現在的規范統一且仍在完善提高當中。每一位干部檔案工作者都應該致力于工作實際，熱心于理論研究，從實踐中找新問題，努力探索解決途徑，理論聯系實際，為干部檔案工作的不斷完善與提高添磚加瓦。

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