老年大學檔案工作探討

馬春娟

[摘要]老年大學作為終生教育后期極端的一個場所，其檔案既有一般檔案的共性，也有一定的特殊性，是學校工作人員、老師、學院等在長期教學工作、學校管理和學習活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音響等不同形式的材料，是學校教學活動的真實記錄，全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”。

[關鍵詞]老年大學;檔案工作;管理方法

根據目前老年大學檔案管理的現狀，這里將從老年大學檔案管理的實際情況出發，簡要地介紹一下老年大學各類檔案的管理辦法。

一、老年大學文書檔案管理

老年大學文書檔案的管理辦法，可根據檔案管理的基本要求結合學校的實際情況來制定。文書檔案的立卷工作，有專門文書部門的老年大學，可按國家機關檔案管理的規定，由文書處理部門立卷，然后定期向老年大學檔案室歸檔。而在大多數的老年大學里，老年大學的機構簡單、定員少，負責文書工作的人員一般是由辦公室的工作人員或者檔案員來兼任的，那么，文書檔案的立卷也就統一由他們來完成。文書檔案的立卷部門確定之后，經過他們收集、整理、鑒定，形成內容完整的案卷，應于次年3月末之前向綜合檔案室移交歸檔。

二、老年大學教學檔案的管理

老年大學教學檔案材料收集、立卷系理工作，一般由老年大學的兼（專）職檔案人員負責。教學檔案材料的收集，必須在熟悉全校教學活動的基礎上，及時將各教學環節形成的教學材料，依據歸檔范圍收集齊全。并在熟悉文檔立卷、整理業務的基礎上，做好文檔材料的分類、排列、組卷、定期保管等工作。于次年3月末之前，將教學檔案按規定移交檔案窒。老年大學綜合檔案室接收案卷后，要把教學檔案分類存放，以方便提供利用。

三、老年大學教師業務檔案的管理

教師業務檔案由學校教導處的專、兼職檔案管理人員負責整理、立卷、保管。由于反映教師業務情況的材料是多種形式的，除專門反映教師個人教學工作的材料外，還有涉及教師集體的材料，如：教師逐年逐學期的花名冊、逐月逐日的考勤原始記載，反映教師集體榮譽的材料等，因此，在管現上要分別進行管理。對反映教師集體工作情況的材料，可用“按問題分類”的方法進行組卷。于次年的3月份，向學校綜合檔案室移交。對專門反映教師個人工作情況的材料，可象人事檔案的管理那樣，采用“按人頭立卷”的方法分袋管理。即從教師入校授課時開始，不斷積累教師業務檔案材料，直到教師離開學校，依“檔隨人走”的管理原則，隨人而去。

有些材料必須具有憑證性標記的（如個人的簽字或加蓋個人印章，組織上簽署蓋章），手續必須完備。對屬于歸檔范圍但手續不完備的材料，應將手續補辦完備后再行歸檔。在鑒別材料能否歸擋的同時，還應注意把檔案中應當具備而缺少的材料登記起來，以便有效地進行收集補充。

要妥善處理不應歸檔的材料。以往由于教師業務檔案工作制度不夠健全和其他—些原因，有一些不屬于這類檔案范圍的文件材料也收集到一起來了。對此，應首先將那些不屬于歸檔范圍的材料剔除。在向檔案部門移交時，要嚴格履行交接手續。

四、老年大學學生檔案的管理

老年大學學生檔案是人事檔案的主要內容之一。在學校各個環節工作中，一定要注意學生檔案資料的形成。各老年大學都要有—名專、兼職人員負責學生檔案的管理。切實把學生檔案完善、管理起來。在管理形式上，學生檔案也象人事檔案一樣，是以人頭為單位建立、積累起來的，也要依“檔隨人走”的原則進行管理。末升學的學生檔案，可由學生檔案管理部門在學生畢業后，移交學校綜合檔案室進行統一管理。

五、老年大學聲橡檔案的管理

由于聲像檔案是以膠卷和磁性材料為載體的檔案，所以在管理上也有其特殊性。照片檔案主要由原版底片、翻版底片、照片及其文字說明構成。原底片是照片檔案最原始的材料，是復制用的母片。翻版底片是為避免原底片在頻繁的使用過程中受到磨損而復制的底片。彩色底片不易保存，對比較珍貴的彩色照片可以復制一套黑白底片一并保存。照片即正片，歸檔時每張底片要附有照片，在原底片或翻版底片均已損壞或遺失時，可以用照片翻扣。隨底片同時歸檔的照片可做為檔案保存。文字說明材料即照片的標題和文字說明，與照片密不可分。一張照片如果沒有文字說明材料，其利用和保存價值也會受到影響。

錄音、錄像檔案，是記錄老年大學教學及教學管理活動的檔案。這種檔案，依載體形式分有盤式和磁帶式兩種。盤式的可分金屬模版和塑料模版兩種。

唱片（盤式）檔案在保存—般較耐久，一些具有珍貴保存價值的錄音和錄像，應灌制在金屬模版的盤上，以利于長期保存。塑料唱片一般不作為檔案保存，但如果特別有價值的唱片的金屬模版已經損壞，塑料唱片也可以作為檔案保存。另外，為了方便利用、保護金屬唱片，在保存金屬模版的同時，也應當保存一套塑料唱片。

六、老年大學綜合檔案室的管理

加強對檔案的管理，有效的保護和利用檔案是科學地管理學校、提高教育教學質量不不可缺少的一項重要工作。建立老年大學的綜合檔案室，是這項工作的基本保證。《機關檔案工作條例》第六條規定：“機關必須建立檔案室，成立相應的檔案工作機構，不需要建立檔案工作機構的機關，應配備專職或兼職的檔案工作人員。”辦學規模較大的老年大學應設綜合檔案室，配備專職的檔案工作人員，規模較小的老年大學，要有兼職的檔案員，承擔老年大學各類檔案的收集、整理、保管工作。

1.老年大學檔案室工作的性質

老年大學檔案室工作是學校工作的重要組成部分，是提高學校工作效率和工作質量的重要條件.是維護學校歷史豆面貌的一項重要工作。它是國家檔案管理工作的基本組成部分，在上級檔案管理部門的統一管理下開展工作。

（1）老年大學檔案室工作是學校工作的重要組成部分，這是檔案工作的重要地位所決定的。老年大學檔案是反映學校活動的歷史記錄，是國家檔案管理工作的基本組成部分，同時又服務于老年大學的各項活動。因此它要求學校必須把檔案工作納入學校重要工作的議事日程，認真地、合理地解決機構設置、人員配備、經費和設備等實際問題。

（2）老年大學檔案室是提高學校工作效率和工作質量的重要條件，這是由檔案工作的作用決定的。檔案具有憑證作用和查考作用，通過查考檔案，可有助于總結經驗和繼續開展工作，同時還可以有效地節省時間、人力和資金。

2.老年大學檔案室工作的基本任務

老年大學檔案室工作的基本任務是根據《機關檔案工作條例》和《機關檔案工作業務建設規范》的要求來確定的。其基本任務是：（1）對學校各部門形成的各種文件材料的收集、立卷、整理和歸檔工作進行指導并監督各項檔案工作制度的落實。（2）集中統一管理學校各門類和各種載體的檔案，并積極提供利用，為學校各項工作服務。（3）按有關規定做好檔案的移交工作。（4）完成領導交辦的其它有關檔案業務工作。

參考文獻

[1]張惠菊.老年大學檔案的形成及其特點[J].云南檔案，2007（06）.

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