信息化檔案管理技術的創新研究

孫曉麗

【摘 要】現如今，現代信息化建設的飛速發展，推動了我國各行業領域逐步向著信息化方向而快速發展，檔案領域自然如此，很多企業和單位，以及檔案機構已經加大對信息化檔案管理的建設力度，并將大量先進的信息化技術應用其中，不僅大大提高了檔案管理工作效率和質量，同時也為我國檔案事業的長足發展奠定了良好的基礎。因此，筆者具體針對信息化檔案管理技術的創新進行了研究討論，并得出以下相關結論，以供參考交流。

【關鍵詞】信息化；檔案管理；技術創新

可以說，信息化檔案管理技術在我國檔案事業發展過程中發揮了至關重要的作用，而由于該項技術發展時間較短，在很多方面還并不成熟，因此在實踐應用過程中，常常會出現一些問題，這就需要對其進行更深入的改進創新，從而進一步提高我國信息化檔案管理技術水平。為此，本文重點針對這一問題進行了探討分析，并提出以下幾點建議措施。

1.我國信息化檔案管理技術發展現狀

信息化技術指的是以電子計算機管理技術為主的管理技術，是提高我國信息化檔案管理能力的一種表現，對于信息化檔案管理技術的創新發展而言，我國無論是在計算機軟件的開發與應用，還是計算機信息化管理專業知識的培訓中，都開展了一定的基礎發展模式，利用計算機的信息化檔案管理技術提高了我國辦公室信息檔案管理的技術和能力，也改善了檔案管理的技術，從技術性指標中提高了計算機應用能力和軟件管理的效果，所謂的檔案信息化管理，指的是在行政主管部門的指導下，在滿足了我國的法律規章制度的前提要求下，依靠科學思想和先進的組織管理辦法加強組織內部的信息管理能力，利用信息技術、網絡技術等高科技手段，對企業的文件、檔案等信息進行發掘、整合，使信息獲取、處理、傳輸和應用數字化、網絡化，實現資源共享，提高企業檔案信息的利用效率。目前，我國國內的檔案信息化管理方式因為內部的檔案管理信息操作系統不同，導致了應用軟件存在安全漏洞，外部的網絡環境、應用環境、從業人員等的素質因素，都必須根據信息化檔案管理系統的實時更新，追求更加穩定的發展。

2.我國現行檔案信息化管理中主要存在的問題

2.1檔案信息化管理模式存在著一定的滯后性

就我國當前信息化檔案管理現狀來看，其中暴露出了很多 的問題和不足，甚至部分企業和單位仍舊在采用傳統的檔案信息化管理方式，缺少創新性意識。并且，在實際的信息化檔案管理工作中，有一些細節問題無法得到實質性的解決，很難充分體現出信息化檔案管理的重要作用。現如今，現代信息化建設的高速發展，也為檔案信息化管理打下了良好的基礎條件，目前已經有很多行業領域開始對檔案實施了信息化管理，但由于缺乏相關完善的管理體系和規章制度，再加之管理方式較為落后，使其無法很好的適應于現代社會發展需要。

2.2信息化檔案管理網絡技術中存在著不安全因素

實際上，所謂的信息化檔案管理模式具備了潛在的網絡風險，而檔案信息化管理中主要存在的風險大多是在檔案進行網絡化管理的過程中，經常會產生一些不安全的風險因素，雖然這些風險因素在信息化檔案管理中屬于階段性的問題，但隨著網絡信息技術的飛速發展，計算機的普及應用，一些非法人員為了謀取暴利，常常會對一些企業中重要的機密文件進行窺探和盜取，不僅造成企業產生巨大的經濟損失，同時也對我國檔案事業的長遠發展造成了非常不利的影響、并且，我們知道，這種網絡傳輸方式原本就具備了一定的危險性，在網絡中所有的傳輸信息都是經過了一層一層的網站分段，最終傳送到目的地。而在這一過程中，任何一個中介站點都可以對信息進行讀取、攔截，甚至破壞。另外，由于網絡應用技術發展速度十分快，越來越多新型技術不斷涌現出來，而安全技術自身的防范攻擊能力較差，一旦受到病毒侵入，就很容易使整個系統發生癱瘓。

3.檔案信息化管理的安全防范對策

3.1加強建立完善的信息化檔案管理體系

首先，在對信息化檔案管理體系進行建立的過程中，檔案管理人員需要重點從檔案歸檔制度以及檔案分類保管制度兩方面入手，促使相關工作人員真正意識到信息化檔案分類和管理的重要性。并且，檔案人員在將檔案信息化數據錄入到計算機系統中時，應該對其進行備份儲存，這樣有利于提高檔案信息化數據的安全性，促使檔案資源的效能作用得以充分發揮。一般信息化檔案制度需要切實結合國家檔案局標準制定，應該優先選擇良好的磁盤介質，并對重要的檔案信息數據進行備份保管，而在這一過程中，檔案人員需要特別注意一點問題，那就是要將儲存盤和備用盤進行分別存放。

3.2提高信息化檔案管理人員素質

目前，隨著檔案信息化管理的有效實施，對于檔案管理人員素質能力方面也提出了更高層次的要求。因此，作為新時期的檔案部門，必須加強對員工檔案信息安全知識的培訓教育，使其具備一定的安全防范意識，樹立正確的職業道德觀念，加大對高素質人才的進一步，這對于提高我國檔案信息化管理水平有著重要的現實意義。尤其是對于信息化檔案專業型管理人才來說，檔案部門更好充分做好崗前培訓工作，并對其各級人員職責范圍進行明確的劃分，盡最大限度的打造出一支優秀的信息化檔案管理團隊，從而促進建設在我國檔案事業中的長遠發展，使其自身的重要價值得以充分發揮。

3.3從管理上加強安全防范

安全防范的管理主要作用是加強檔案管理的主要內容的安全性和保護性，加強信息化檔案管理的作用從管理上加強安全防范功能的主要做法為：第一、建立可信可控的內部網絡模式，利用科學化、合理化的內部網絡模式管理好內部人員，杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接人外網，防止造成網絡資源流失與檔案管理的負面影響在檔案管理中控制好軟件資源，避免內部人員在計算機上安裝和使用盜版軟件而造成的信息丟失或者系統崩潰，防止計算機內存在潛在的安全漏洞。

4.結束語

經過以上的分析和介紹，對信息化檔案管理技術自身存在的弊病以及可行的創新路徑等幾個方面的內容有了一定的了解，從中我們可以深刻地認識到，在如今檔案重要性不斷凸顯，以及檔案管理工作復雜度越來越高的大背景面前，如何將基于計算機網絡技術與通信技術提出來的信息化檔案管理技術的性能發揮到最大，進一步實現檔案管理技術自身的創新。 [科]

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