淺談如何提高企業公文寫作水平

文/陜西煤業化工建設(集團)有限公司韓城分公司 王懷民

淺談如何提高企業公文寫作水平

文/陜西煤業化工建設(集團)有限公司韓城分公司 王懷民

【摘要】本文作者從工作實踐中總結企業公文基本特點，容易出現的問題及對提高公文寫作水平的思考。

【關鍵詞】企業公文；貫徹新標準；公文寫作；提升水平

企業公文寫作水平的高低，不但能夠體現一個企業的辦事風格、辦事效率，也能代表企業文化、企業形象。因此，筆者認為，作為企業公文起草部門人員、責任部門、歸口部門、管理層等，都肩負著企業公文寫作、把關的光榮職責。現就如何提高企業公文寫作水平，作一淺談。

一、企業公文制作的標準與程序

企業目前參照執行的是2012年7月1日實施的《國家黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）、《2012年黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14號），公文主要種類有決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要共15種。適用于企業的主要有決議、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要共10種。公文發文辦理的程序主要為：職能部門責任人草擬、部門負責人審核、秘書審核文種、主管領導簽發、文書登記編號、打字員編制制版、秘書復核、文書繕印、用印、分發、存檔等程序。

二、企業公文寫作方面容易出現的一些問題及應對

（一）材料不足。企業公文圍繞經濟中心服務，日常運用中，具有時效性強的特點。而公文最重要的基礎材料要實、要充足，數據準確、專業術語到位、文字言簡意賅、附件資料翔實等。尤其在經常使用的報告、請示上行文中，企業需要上級給予幫助、支持或報告重大事項等，都要用到上行文。此類公文往往時間緊、事情急、任務重，而上行文要求一事一報，一事一文，公文既要短小精悍，還要有足夠的信息量，充分說明問題；職能部門撰寫要謹記，公文正文部分話可以不多，但能使人一目了然，語言樸實莊重，不易用形容詞。正如鄭板橋家中的對聯上聯，“刪繁就簡三秋樹”；附件一定要翔實，作為對正文的說明或基礎資料，上級承辦部門才便于處理；同時，留好具體業務聯系人電話，做好上級承辦人員問詢的準備。正文空洞、主旨意圖不明確、基礎材料不足，往往造成公文無功而返，效率降低，企業形象受損。

（二）審核不嚴。企業公文不是一個人的工作。從主管部門草擬人開始撰寫到印發的每一個環節都應層層監督、層層把關。主管部門要負責吃透文件精神及政策，對專業術語、領導專題會議研究的數據、是否抄送上級主管或政府機關、與法律法規、行業標準有無抵觸等內容把關；簽發領導主要在點睛立意和重點項把關；綜合部門對文種、格式、引文、計量單位進行校對，并理順梳理未成型的公文語言，提高公文質量；還有文書、打字文印人員，都是減少和消除文稿瑕疵的幫手。只有人人把關，才能維護公文的權威性，避免造成不良的影響。

（三）照搬照抄。上級機關或政府轉發文件落實中，需要企業層層傳達落實，企業內部應結合企業實際，制訂切實可能，時間有效銜接，能夠有效執行的文件；而不是照搬照抄，原封不動地進行轉發，使企業公文變成“高大上”，基層執行摸不著頭腦，基層單位公文處理處于兩難，完成也不是，不完成也不是，造成文件 “旅行”,處于真空狀態。

（四）文件過多。中央關于改進工作作風、密切聯系群眾的八項規定中指出，要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容、可發可不發的文件、簡報一律不發。對于企業公文，在落實八項規定，改進工作作風過程中，文件過多的情況達到較大改觀。與政府不同的是，文件過多表現在企業的形式是，效益性發揮的不足。企業是經營性的經濟組織，其目標是利潤的追求，所制發的公文，雖然主要用于行政管理和經營，但歸根結底還是為了創造經濟效益,所以企業的公文特別注意辦事效率。例如，行業部門、上級機關、地方政府關于某一項活動都作出安排，印發了紅頭文件，企業在公文處理上是印發一個還多個文件？是一一回復，逐個落實；還是貫徹行業部門、上級機關、地方政府有關要求，制訂 “三合一”切實可行，利于基層操作的方案，形成正式公文，這都要切實結合實際，以服務基層，有利于生產經營中心利益為衡量標準。

（五）創新不足。企業同行也抱怨，筆桿子都提拔到管理層，文秘人員青黃不接，在職人員事務繁雜，能夠“照貓畫虎”即可。如此發展，一是導致公文的質量下滑；二是文章不夠新穎，穿新鞋，走老路，只是修改了年月日，內容有氣無力，讀者看了上句，閉著眼睛就知道下句。黨的十八大強調“下決心改進文風會風”，黨的群眾路線教育實踐活動對公文寫作也指出，要運用群眾通俗易懂的語言，并提出了更高的要求。因此，要加強文秘人員培養，文字工作者、文秘人員自身要加強政治理論學習，堅持公文寫作新知識學習，堅持本行業的業務知識學習，在日常工作中以腳板深入一線跑調研，跟會聽聲、手勤做記錄；日常生活中，通過互聯網、廣播電視關注新聞時政信息，領導講話，廣泛閱讀報紙刊物，豐富自己。通過日積月累，在練好基本功的同時努力練成“雜家”，不做門外漢，才能做到肚里有糧，心里不慌，作文章下手從容，推敲文字精益求精。

三、為打造企業公文常青樹的一點思考

（一）學習型企業創建常抓不懈。記得2000年

（二）掌握企業生產經營的規律。俗話說：掌握規律就能掌握主動。從企業發展短期講，一年工作中，企業生產經營分啟動階段、發展階段、高潮階段、收尾階段。那么企業公文也遵循發展規律，啟動階段以建章立制類下行文居多，發展階段以事項請示、協調函件類居多，高潮階段以勞動競賽、安全防護類文件居多，收尾階段以總結、報告類文件居多。從企業發展長遠講，企業發展要經歷組建改革期、成長期、成熟期、低谷期，四個周期不斷循環，周而復始，企業公文也是圍繞階段使命而服務的，規律性十分顯著。掌握這一規律，企業公文的制作者可提前入手，早期醞釀，一旦接受任務，起草公文會起到事半功倍的效果。

（三）向優質公文、范文借鑒、取經。再好的記性也不抵爛筆頭，再好的工具書不抵粘貼本。公文作為規范的文體，格式是統一標準，文字追求準確、簡練、質樸；我們除了要具備《國家黨政機關公文格式》《2012年黨政機關公文處理工作條例》《建設集團公文處理規范使用手冊》等工具，可以將學到的、看到的不同文種的公文進行復印粘貼、下載儲備，我們反對剪刀手抄襲等無視職業道德的行為，但借鑒、參考公文寫作方法，拿捏、界定文種的使用還是避免走彎路的好做法，力求企業公文運行更加順暢、快捷、準確。

企業公文管理的歸口部門為辦公室，既承擔著內部公文審核，也承擔著基層單位公文寫作人員的培訓與指導，一方面應加大培訓力度，聘請資深人士對文秘人員進行指導，利于開闊眼界，溫故知新；另一方面，應關心文秘人員的配備、成長，培養文秘人員責任意識、大局意識，為企業公文寫作提供源源不斷的新鮮血液和新鮮思維，為打造企業公文常青樹增添力量。