檔案信息資源公共服務能力的探討

文/河北省撫寧縣人民政府采購中心 安津寧

檔案信息資源公共服務能力的探討

文/河北省撫寧縣人民政府采購中心 安津寧

【摘要】增強檔案信息資源的公共服務能力除了是一種順應時代要求的表現之外，還是檔案信息資源從“管理型”轉變為“服務型”的一個過程，也是發揮檔案信息資源利用價值的重要途徑。所以，探討檔案信息資源公共服務能力對于現階段開展檔案管理工作意義重大。

【關鍵詞】檔案信息資源；公共服務能力；探討

一、改變服務意識，樹立人本理念

增強檔案信息資源公共服務能力的前提條件是轉變和創新服務意識。所以，管理檔案信息資源的人員必須樹立公共服務意識，本著“以人為本”的精神管理檔案信息資源，還要充分意識到提升檔案信息資源公共服務能力的緊迫性和重要性，發揮人在檔案信息公共服務中的作用和價值。一方面，要意識到改良服務水平的重要性，在檔案信息資源建設中突出服務對象的實際需求，樹立主動服務的意識，轉變服務意識，變被動為主動，將檔案館打造成一個真正意義上的檔案信息資源“集散地”和社會公眾共享檔案信息資源的“數據庫”。另一方面，要加大建設人才隊伍的力度，通過引入輪訓機制、激勵機制和競爭機制來不斷改善檔案工作人員隊伍的工作能力和水平，使之為廣大共享以及使用檔案信息資源的主體提供更優質的服務。

二、建立集中服務機構，拓展服務內容與方式

檔案信息資源的利用環境、館藏容量、利用方式和內容直接關系到了檔案信息資源的公共服務能力，因此建立一個集中型的檔案信息資源利用機構是相當有必要的。現階段，館藏檔案信息資源匱乏、品種單一，無法滿足大眾的查詢需求等現象已成為了阻礙檔案公共服務能力提升的重要問題。相關工作人員可以本著便捷高效的原則，堅持以聚集檔案的目的對檔案接收體制進行全方位的創新，在檔案中心對原本分散于各部門的專業檔案進行優化、歸類以及整合，建立檔案資源集中保管中心，真正實現檔案資源的一體化、現代化發展。

三、優化檔案信息資源配置，提升其公共服務效益

優化配置檔案信息資源的重中之重是最大限度地開發和利用檔案信息資源，開發基于科研、文化、歷史等基礎上形成的檔案資源，挖掘可以服務教育事業的特色檔案信息資源；對文件、音像、圖片等實物檔案資源進行大力開發，形成可以服務企業的特色檔案資源；挖掘與農業發展相關的科學技術、政策法規、種植經驗等檔案信息資源，形成專門為農村經濟發展服務的特色檔案信息資源；挖掘不同時期、不同地區的各種中華民族文明和歷史文化信息資源，形成可以為和諧社會建設服務的特色檔案信息資源，使這些資源為公眾提供更好的信息服務，構建共享環境，充分發揮信息資源的價值。

四、創建網絡公共服務體系，拓寬其服務渠道

網絡的普及為檔案信息資源公共服務的發展創造了極為有利的條件，也使服務渠道日益豐富了起來。一方面，開發新的信息服務渠道。人人網、微博、微信等全新的信息交流方式已成為了人們生活、學習中不可或缺的部分。所以，檔案信息資源管理人員不妨利用這一渠道為人們提供檔案信息服務。每一個檔案館都可以申請一個公開的微博賬號，利用微博平臺宣傳自己的服務，發布活動通知、提供在線咨詢、推送一些檔案知識服務等。另一方面，加大建設檔案網站的力度。檔案網站是提供檔案信息管理服務的平臺和主陣地，要提升檔案信息管理服務能力，首先就要擁有一個正規的網站。相關人員可以通過建立完善的檔案信息檢索系統來提供優質的檔案信息查詢服務，使用戶隨時隨地都能登陸網站查詢檔案信息；也可以主動與用戶進行交流和溝通，了解他們的實際需求，針對這些需求提供個性化的服務，在服務中不斷強化檔案信息資源公共服務的能力。

五、構建公共服務能力的評價體系，提高其服務質量

首先要對檔案信息資源公共服務能力的評價指標進行明確。以用戶的需求為出發點對檔案信息資源的質量進行評估，評價指標要凸顯“效用”二字，且具有一定的動態性和主觀性。常見的質量評價指標包括：1.有效性，即用戶所獲取的檔案資料能否幫助其解決問題。2.可靠性，用戶所獲取的檔案資料是否完整、準確，有無滿足檔案信息質量的要求。3.及時性，即用戶所獲取的檔案信息是否經過更新的，能否使用戶對最新、最及時的信息檔案資源有全面的了解和掌握。4.便利性，根據科學的指標評價檔案信息資源的技術手段、組織結構、檢索途徑等。當然，在評估檔案信息資源公共服務能力時必須采用行之有效的手段。準確、客觀地評估檔案信息資源的質量，而且必須以評價指標作為參考，輔以定性方式，靈活地選用評價指標。比如，從真實性、準確性、信息加工層次、可靠性、權威性等幾個角度去評價信息的可依賴性；采用用戶評價、問卷調查、用戶打分的方式評估信息的便捷性、及時性、實用性、服務質量。

六、結語

綜上所述，在這個信息爆炸的年代，檔案信息資源公共服務作為一種服務性質的工作，勢必會因信息化的不斷推進而出現這樣或那樣的問題。為此，檔案信息資源機構只有不斷地增強自身的服務能力和水平，才能跟上時代的發展步伐，為廣大百姓提供優質的檔案信息資源公共服務。