集團公司信息化相關問題探討

（廈門海滄城建集團有限公司 福建廈門361026）

一、引言

當今社會信息化已逐步成為決定企業成敗的關鍵因素。2009年初廈門市海滄區對區屬國有企業進行資源整合，廈門海滄公用事業發展有限公司成為區直屬國有企業，受廈門市海滄區人民政府委托，承接海滄區內市政公用事業資產的投資、經營及管理，包括城市建設業務、綠色生態產業、文體休閑產業等服務設施的投資、建設與管理等業務。下設廈門海滄城建集團有限公司等五家全資子公司；并持有廈門水務集團有限公司等5家公司股份。各家子公司的財務部各自分散在不同的子公司，財務所使用的財務軟件不一致，財務數據無法共享，人員較散落，不便于集團總部管理。規模擴張與經營多元化對集團公司的財務管控提出了更高的要求，如果處理不當會嚴重制約企業做強做優。

二、集團公司信息化的過程分析

（一）金蝶K/3系統項目實施前的分析

金蝶K/3系統項目實施前廈門海滄城建集團有限公司信息化應用還比較薄弱，業務應用系統較少，且現有的業務系統架構各不相同；IT人員較少，信息項目無法很好實施；IT服務基本依靠外包，且外包商多，服務水平參差不齊，綜合成本較高；管理系統缺失，造成信息傳遞慢，集團各級領導無法通過軟件查詢各家公司的相關信息，無法及時準確地為領導決策提供數據支持等。為了有效解決上述管理中存在的問題，集團公司克服了在硬件、軟件、人員素質等方面的困難，果斷地推行金蝶K/3系統項目，使廈門海滄城建集團有限公司走上信息化道路。公司領導對財務部重新進行整合，每家子公司的財務部集中在集團公司上班，統一財務軟件，子公司不設置財務部。子公司的財務人員不參與子公司的績效分配。由集團公司考核，集團公司發放工資，調動積極性，提高服務質量。

（二）金蝶K/3系統項目具體實施過程

1.擬定財務制度，編制崗位職責。規范財務制度，按制度辦事。設定考核指標考核財務人員工作成效；培養輔導，提高財務人員業務能力和專業素質，建立高效團隊。

2.組織培訓，統一財務軟件。升級財務軟件采用金蝶K/3系統，并多次組織財務部人員進行培訓。

3.有序推進，完成了一系列的前期準備工作，這些主要工作包括：（1）成立實施項目小組，與金蝶軟件方共同制定項目實施計劃、項目章程及雙方的工作機制；（2）召開項目啟動大會，宣講新系統的必要性與重要性，指明項目實施的難度與風險，并振奮信心，統一意志；（3）每周定期召開項目例會，總結上周的工作進度及存在問題制定下周的工作計劃。與金蝶項目組保持密切的溝通；（4）按照實施計劃，布置各項工作任務，精確分解到各個責任部門與責任人，并明確相應的獎懲措施；（5）實施調研：安排金蝶項目組走訪各部門，了解詳細需求，形成調研報告。

4.在做好充分準備工作與前期項目啟動工作的基礎上，開展了一系列正式的項目啟動工作，這些工作包括：（1）系統安裝部署階段：配合金蝶項目組進行服務器與客戶端的安裝部署；（2）基礎資料整理：如科目、客戶、工程項目等；各部門的管理業務流程制定；（3）系統培訓及模擬：組織金蝶軟件公司專業人員進行培訓及系統模擬；（4）初始數據整理：科目期初數、庫存期初數等；（5）上線輔導：上線后，匯集各部門的使用問題，請金蝶方進行解答輔導。

5.項目實施后期工作，這些工作主要是項目參與的各方保持溝通與聯系，及時處理項目實施過程中存在的問題，努力提升項目的運行效率與效果。

三、集團公司信息化取得的主要成果

通過這次信息化的實施，取得了下列一些主要成果：

（一）強化了集團資本經營意識，調劑資金的功能

隨著企業集團的發展和多元化戰略的實施，子公司不斷成立。企業集團通過實施財務集中管理后以吸收存款的方式把集團內各公司暫時閑置和分散的資金集中起來，再根據各子公司的資金需求，分配給集團內需要資金的公司，從而實現集團內資金相互調劑余缺。通過資金的回籠和資金的調度，使集團從更高層次參與下屬公司的管理，強化了資本經營。同時，有利于各級領導提高對資金時間價值和成本的認識，促進各單位注意經濟核算，合理有效地運用資金。

（二）加強了集團內部的監控功能，降低了集團公司的財務費用總額

企業集團的財務集中管理可以使集團內各子公司的資金達到合法、安全和有效，便于核對相應的計劃、合同等資料，確保資金合理、有效使用，從而使集團內各子公司的資金運作完全置于集團的監控之下。企業集團的財務集中管理使得集團內部可以融通資金、盤活資金、提高資金使用率。在同等投資和生產規模情況下，對銀行的資金需求量相應減少，特別是可以減少長期信貸，從而降低因對外借款而支付的利息。集團以短期的信貸滿足下屬公司的長期使用，降低了公司高負債經營的風險。

（三）提高了公司信貸的信用等級，擴大信用的功能

企業集團進行財務集中管理后，集團內各子公司不再單獨與銀行發生信貸關系，而是以企業集團的名義進行信貸活動，因為企業集團經濟實力、社會影響，以及政府的支持，銀行不用擔心其償還能力，從而擴大了企業集團的對外信用，集團可以較容易地從銀行獲得融資，為公司的發展和提高競爭力提供資本。

（四）為企業集團的發展目標和方向制定提供充分的決策信息

實施財務集中管理可以把各子公司的財務信息集中到集團總部，使其及時了解各子公司組織的生產、經營情況以及執行集團總部政策實施效果及計劃的完成程度，或者根據子公司發展的實際情況對企業集團的計劃做出戰略性的調整，進而使母公司對子公司的資金、成本進行更有效的控制，確保子公司的生產、經營順利進行，從而確保子公司的一切活動為整個企業集團的利益服務，以實現公司目標利潤的最大化。

四、集團公司信息化實施的一些啟示

（一）要做好項目啟動前期的調研工作

如果集團企業不在事先進行認真的規劃，財務管理信息化系統極有可能無法支持集團企業的業務與經營活動，甚至對集團企業未來的信息化戰略實施產生嚴重制約。筆者在調研過程中及時發現了以下幾個主要問題：（1）金蝶K/3系統的穩定性有待提高。特別是補丁、升級時容易產生新的問題或帶出老的問題，科目余額表與明細賬偶爾會不一致；（2）個別功能缺失，需要二次開發。如無法查詢“某中間項目層級下的科目多欄式明細賬”；核算科目項目名稱顯示不出來；（3）跨銀行與企業兩個系統的銀企互聯信息有時不對稱；（4）合并報表設置與應用有待完善，決策支持模塊沒有實施；（5）查詢功能比較復雜，不直觀、不便利、不個性，存在較多基本用不著的功能；（6）錄入崗位如出納，工作量加大。

針對這些問題及時與金蝶軟件的技術人員進行溝通，提出了一系列的建議并及時修正信息及數據：（1）穩定性問題。要求金蝶提供穩定性高的版本，安裝補丁與數據升級，均采用先測試后應用的方式，即先在一兩臺測試機上安裝補丁或升級，待測試通過后，再全面應用于正式系統環境；如果出現數據問題，及時協助金蝶技術人員進行數據排查與修正；并在服務器上建立版本升級日志，注明版本、補丁號、安裝升級日期、升級原因、出現問題等，以便后續維護備查。（2）功能缺失問題。因為評估過二次開發的成本與風險，所以一些非關鍵性的功能缺失采用變通處理方式。通過金蝶系統提供的引出功能，將相關賬表與基礎資料（科目、核算項目）引出成EXCEL表格，再通過EXCEL表格的相關函數公式 （如vlookup）進行數據合并、篩選。（3）銀企互聯。目前金蝶系統的銀企互聯模塊只支持一些常見的銀行接口，對于一些地方性銀行如廈門銀行，需要進行二次開發才能實現對接。（4）合并報表。通過合并報表的不同合并方案，產生不同方式、范圍與層級的合并報表。利用快報功能，實現集團數據的實時呈現，對集團決策提供一些簡單支持。（5）使用便捷性。利用界面自定義，將不同的用戶不需要的功能模塊進行屏蔽，讓界面簡單清爽；利用個人工作臺，將個人常用功能添加到工作臺中，不需要通過菜單式層層點選，直達所需功能；利用各查詢界面的查詢方案，將常用的查詢方式保存為個性化方案，后續查詢直接點選方案，不需要逐個條件的點選。（6）出納工作量。利用系統提供的單行錄入與多行錄入，讓出納人員自行選擇，以建立他們便捷的錄入習慣。對于銀行對賬單，利用系統的引入功能，將網銀信息引入到系統中，再利用自動對賬功能，系統自動勾對，分析未達賬，出具銀行存款余額調節表，一定程度上簡化了出納人員的工作量。

（二）對數據和資源要集中化管理

通過集中管理，部門內部的協調更加順暢，領導層及時掌握數據，讓集團管控更加合理。資金是貫穿企業整個活動的血液，通過實時監控資金流提高企業資金效率，降低運營風險。實現財務資源共享，促進會計核算的精準性，提高財務工作在企業經營活動中事前預測、事中控制和事后分析的功能。提高資金的運作效率，提升整個集團的收益率，使集團健康快速發展，在激烈的市場競爭中處于不敗地位。金蝶財務軟件的推行強化了集團資本經營意識、加強了內部監控的功能、降低了財務費用、提高了公司信貸的信用等級，為企業集團發展戰略的制定與執行提供了良好的財務會計信息。