應用信息技術規范檔案管理的途徑與措施

張宗府

（濟寧市信息中心，山東 濟寧 272017）

應用信息技術規范檔案管理的途徑與措施

張宗府

（濟寧市信息中心，山東 濟寧 272017）

隨著計算機技術和網絡通信技術的不斷運用，應用信息技術進行檔案管理已成為時代發展的必然要求。信息技術在規范檔案管理方面具有傳統檔案管理方式無法比擬的優越性，針對檔案管理的特點，如何正確運用信息技術進行檔案管理成為相關工作人員關注的重點。本文闡述新時代背景下采用信息技術規范檔案管理的優點，并介紹如何進行規范的途徑和措施。

信息技術；規范；檔案管理

1　采用信息技術規范檔案管理的優點

1.1提高檔案管理的工作效率

現代檔案管理信息系統具有采集和整理速度快、存儲信息量大、檢索和查閱方便等特點，可極大地提高檔案管理工作的效率。目前很多單位的檔案信息量非常大，需要整理歸檔和存儲的檔案信息種類也很多，如果單純依靠傳統的紙質檔案管理方式，會耗費大量的人力、物力和財力，而采用檔案管理信息化的方式可方便檔案信息采集，應用各類計算機軟件對信息進行處理，以文字、圖表、各種格式的電子文檔和音頻、視頻等形式進行分類和存儲，在查閱和檢索時只需在系統中簡單輸入關鍵信息就可找到所需要的檔案資料，提高了檔案管理工作的效率。

1.2提高檔案信息的安全性

傳統的紙質檔案管理方式很容易導致檔案信息的丟失和損毀，造成檔案信息不全面、不完整，而采用檔案管理信息化系統則具有非常高的安全性。隨著通信技術和數據庫技術的不斷發展，電子信息的存儲方式發生了很大改變，信息的輸入輸出次數沒有了局限性，不再像傳統檔案信息那樣，每次輸入輸出都會面臨著丟失或者損毀的風險，極大地提高了檔案信息的安全性。

1.3降低檔案管理的成本

相對于傳統的紙質檔案管理方式，采用檔案管理信息化系統只需一次性的投入，少量的運行維護費用，加之電子檔案占用空間小，需要的管理資源少，大大降低了檔案管理的成本。一般單位的檔案管理系統只需兩到三名具有專業素質的檔案管理員就可隨時隨地利用計算機清查統計、檢索和維護各種檔案數據。這減少了翻閱紙質檔案的繁瑣程序，大大降低了檔案管理成本。

1.4使檔案信息更具法律效力

高性能電子設備特別是激光打印機、掃描儀及刻錄機等設備的使用，使得傳統的紙質文件能很好地以電子格式存儲起來，包括已經簽字蓋章的文件。使用者在查閱和使用時可清楚地看到和原始文件一樣的資料信息，這些電子檔案和紙質檔案一樣，都具有法律效力。

2　應用信息技術規范檔案管理的途徑與措施

2.1建立完善的檔案信息化管理標準和體系

各級單位的檔案管理工作既具有一定的共同點，又各有不同之處，每個單位檔案管理信息化都要根據自身工作內容的特點建立完善的檔案信息化管理標準和體系。一方面，檔案管理信息化建設涉及到大量的基礎設施和設備、信息應用系統、資源管理、安全系統和人員培養等諸多方面，需要一套完善的管理標準和體系來規范其建設方法和建設步驟；另一方面，日常檔案信息化管理工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這也是檔案信息化管理工作的主要內容之一。

目前我國對傳統的紙質檔案的管理標準和體系比較健全，但對信息化環境下的檔案管理體系并不完善，要及時加以調整。我國也已經發布了一些電子文件管理標準，各單位要根據國家法律規范圍合理制定適合本單位的標準體系。

圖1　檔案管理信息化系統

2.2加大資金和人力投入，增加檔案信息化管理的軟硬件設施

檔案管理信息化建設是一個長期的過程，需要大量的軟硬件設施來完善和支撐，因此要加強對檔案信息化建設的資金投入和人員投入。從軟件方面來說，選擇適合自身辦公特點的檔案管理軟件和管理平臺是檔案管理信息化的基礎，其體系結構、系統功能、適用網絡結構、后臺數據庫、與辦公自動化系統數據接口以及檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。前期需要單位檔案管理人員做好本單位內部調研和市場調研，也需要單位領導給予大力支持；從硬件方面來說，檔案管理信息化需要大量的設備支撐，單位要將檔案信息化建設經費列入年度財務預算，對檔案數量的增加和檔案載體形態、技術手段的變化要有特定預算，增加經費投入。

2.3創新檔案管理信息化的服務方式

隨著辦公自動化和局域網技術的發展，很多單位通過局域網將本單位各部門的工作內容緊密聯系在一起，檔案工作更是如此。很多單位內部提供檔案信息查詢服務，一是在內部網站上建立各種檔案信息查詢欄目，通過“檔案查詢”鏈接檔案管理軟件系統，檔案管理人員負責用戶注冊，部門用戶可根據權限進入系統，查找科技檔案案卷和文件目錄，查閱電子檔案資料。二是把單位檔案信息資料及時傳輸到檔案信息數據庫中，實現電子檔案資料的一次輸入多次輸出模式，單位內部的用戶可在權限控制下閱讀已錄入的檔案信息。

檔案系統辦公自動化是檔案信息化管理的前提和基礎，只有把高效的管理方式和檔案資源開發能力運用到檔案網絡管理系統中，才能建立從檔案信息的采集、整理、歸檔、存儲到開發利用的現代化管理體系。其中，數據庫建設是檔案信息化管理的關鍵所在，數據庫建立的意義就是依托先進的信息技術科學管理檔案資料。要實現檔案信息化，必須從文件材料的產生開始，運用統一的計算機管理系統，完成撰寫、檢索、借閱及編研等文件處理和檔案管理的全過程，使文件材料的公文處理與檔案管理緊密結合起來，這樣，單位各部門就可以通過網絡實現對檔案信息資料的共享。

2.4提升檔案管理工作者的業務能力

檔案信息化系統建設和維護需要依靠高素質、高水平的檔案工作者。對檔案工作者提出以下幾點要求。一是要對檔案管理工作有一個清晰正確的認識。單位的檔案工作是單位其他工作的基礎，其所涵蓋的紙質和電子信息具有憑證、借鑒和認知的重要作用，是單位正常工作的重要保障，檔案管理人員要有強烈的責任心和事業心，要有堅定正確的政治敏銳性和政治鑒別力。二是要有檔案管理方面的專業知識，主要包括對檔案信息真實性的辨別能力，對檔案信息重要性的評估能力，對檔案信息的整理加工能力等。三是要具備一定的計算機能力和網絡信息安全維護能力，能熟練處理和存讀機讀檔案、聲像檔案及電子檔案等新型檔案載體。

3　結 語

信息技術在檔案管理中應用的廣度和深度隨著計算機技術和網絡技術的發展而不斷發展。檔案管理方式的改變讓很多單位的檔案管理工作步入了新階段，顛覆了傳統檔案管理的思路和方式，檔案管理人員要適應這個轉變，及時掌握新的管理方法和管理方式，把檔案管理工作做得更好。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.164

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0224-02

2015-06-11