關于做好檔案管理工作的思考

唐微

[摘 要]在現代社會這樣一種服務型社會的環境下，需要從三個方面去努力，即廣開收集渠道努力做好收集工作，拓寬知識層面，實現管理的現代化，提高檔案的利用效率，才能夠科學的開發以及科學的利用好檔案的資源，從而高質量的完成檔案管理工作。本文就針對如何做好檔案管理工作展開探討，從而能夠進一步提高我國的檔案管理工作。

[關鍵詞]檔案管理工作；檔案管理人員；思考

引言

在這樣的一些服務型社會環境下，如何才能夠更好地科學開發利用好檔案資源，是檔案管理人員的一個重要的挑戰，根據社會上一些先進工作者的經驗以及國內外先進的管理資料，提出了幾點對檔案管理工作所適用的方法。

一、檔案管理工作應用的作用與意義

（一）為領導提供一個分析數據的藍本

首先，檔案管理工作的最重要的一個作用就是可以為領導階層進行檔案指導工作提供一個借鑒的重要材料，起到了領導發展的“參謀”作用。同時，有利于領導對整個工作情況的了解與發展。

檔案管理工作需要做好對各個部門的工作計劃有一個簡單的了解、對于每個部門的工作人員的數量以及編制有一個了解，對于設備的數量也要做好統計工作。要了解整個企業或者行政單位的具體的規章制度以及所執行的各項規定條文等。對于這些東西的了解有利于做好檔案管理工作，需要檔案管理工作人員要進行不斷的實踐與積累總結工作經驗，檔案管理工作者做好這些不同的工作，有利于為不同的工作發展提供一個借鑒的材料，更有利于領導對整個工作大局進行指導工作。通過統計工作者反映出的統計結果領導可以間接地看出整個企業或者行政單位發展的情況做出了解與分析。檔案管理已經在我國大多數的檔案管理工作中普遍的應用，使得檔案管理工作變得更加的完善，起到了很好的效果。

（二）檔案管理工作有利于提高工作效率

在檔案管理工作中應用檔案管理制度有利于提高整個檔案管理工作的工作效率，有利于進一步的對檔案進行整理工作、有利于檔案的編排以及進行檔案數據分析。

檔案管理工作人員在進行對檔案的數據收集、簡單的數據整理、對于數據的分析與編排以及數據的分類工作時，可以將檔案管理工作應用到其中，利用檔案管理制度與針對不同的階段不同的時期發展的情況，此外，針對不同工作類型也要制定不同的檔案管理制度，檔案管理工作人員不能僅僅憑借一小部分人進行全面的數據分析，要縱觀全局不能“怕麻煩”要對大局有所了解進行數據的整理與分析工作。對于統計后的數據與分析結果要反復的檢查，找出其中存在的問題與弊端，在進行數據統計的過程中更要對統計人員加大監督與管理力度，確保整個數據統計的準確性，保證整個檔案的真實性，以確保整個檔案管理能夠起到真實的作用。總而言之，將檔案管理制度應用到檔案管理工作中有利于提高整個檔案管理工作的工作效率，同時可以減少檔案的誤差，增加整個檔案的真實性，使得統計出來的檔案有著真實可靠地作用。

（三）檔案管理工作可以為各項工作提供一個基礎的材料

最后檔案管理工作應用到檔案管理工作中有著一個重要的作用，檔案管理可以利用整個檔案管理工作的自身發展規律為企業或者行政單位提供一個各項工作發展的基礎材料，為各項工作的未來發展提供一個可靠地數據，通過檔案數據的某一些方面的專業的數據統計工作，可以為各項工作的科學性的發展提供一個發展規劃，對于以前的工作計劃有所了解，找出存在的發展問題，通過一系列的數據統計表現出來的數據增長與下降情況分析出未來的發展趨勢。檔案管理工作對于不同的工作部門有著不同的數據需求，對于檔案的整理以及數據的統計要從不同的角度出發，滿足不同的工作崗位對檔案管理的數據需求，在檔案的數據統計方面對于目錄的設計要滿足不同的需求，方便查找與閱覽。所以，一個完整的檔案管理數據可以為不同的工作需求提供一個基礎的材料，為其未來的發展提供一個發展的“藍本”。

二、拓寬知識層面，實現現代化的管理

隨著對檔案的需求不斷地增加，檔案的種類與數量越來越多。所以，只有實現檔案管理的現代化工程，才能夠最有效的解決當前形勢下的全新的問題。

（一）加強管理意識與管理責任。檔案管理具有很強的專業性，需要檔案的管理人員不僅僅需要具備十分專業的職業技能，還需要對工作有一定的責任心，具有良好的職業道德素養，對待工作要嚴肅認真，需要敬業樂業，能夠無私奉獻。同時還需要有扎實的檔案管理的基本功。所以，檔案管理工作人員只有具有先進的專業知識，不斷拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好適應新時期的檔案管理工作。

（二）具有現代化的管理技能，提高管理人員的綜合素質水平。檔案管理不斷地進行更新與發展，檔案管理逐漸朝著現代化、數字化的趨勢發函，信息化是信息時代對檔案工作管理的一個全新的要求，更是現代社會檔案管理的發展必然的趨勢。所以，檔案管理工作人員要不斷的結合自身工作的發展需要，一邊去不斷的自我完善，一邊的完成好檔案管理的工作，在提高檔案管理的業務水平的同時，要注重自身的信息技術的完善與發展，努力使得自身所具有的信息技術和網絡技術能夠應用于檔案管理的工作中去。

（三）利用現代化的科學技術，進行檔案的整理工作。利用電子計算機等一些現代化的設備進行檔案工作的整體，可以很大程度上節約工作時間，提高工作效率，從而可以達到一個事半功倍的效果。利用電子計算建立一個模擬的人工立卷，按著檔案的種類不同進行不同的分類，也可以按著文件的先后順序進行排列與打印。這樣可以很大程度上降低檔案整理人員對整個檔案的主觀因素的影響，也可以利用一些現代化的通訊設備，發揮了電子計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率與工作量，從而能夠使得檔案管理工作能夠更加的完善，更好地為社會所服務，提供必要的資料依據。

三、結束語

作為檔案管理工作者需要努力做好最基本的工作，熟練地對檔案管理的業務進行處理，從而建立健全檔案管理制度，利用先進的科學技術與設備，形成現代化的檔案管理手段，確保對檔案管理的完整性與安全性，提高我國檔案的管理水平。