信息時(shí)代檔案管理創(chuàng)新思考

陳志新

[摘 要]檔案是人們用來記錄歷史及一些重大事件的文件，如果要保持中國的傳統(tǒng)，發(fā)揚(yáng)并繼承中華古代的文明精神，把我們今天的文化傳遞下去，檔案是必不可少的。而以往的檔案管理模式存在著很多的缺陷，它已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展需要，因此對(duì)于我們來說對(duì)檔案管理工作模式的改革已經(jīng)迫在眉睫了。而本文主要探討在信息化的時(shí)代下如何進(jìn)行檔案管理。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；檔案管理；探討

1.信息時(shí)代下檔案管理創(chuàng)新的重要性

在信息時(shí)代下，檔案管理已經(jīng)實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化，即通過采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分布在不同地域的計(jì)算機(jī)進(jìn)行相互連接，從而實(shí)現(xiàn)各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)資源達(dá)到相互共享的目的以及信息相互傳遞的一個(gè)系統(tǒng)。而且信息化的時(shí)代下，檔案管理還實(shí)現(xiàn)了電子文件的自動(dòng)上傳與收集，這一技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，有效的保證了工作人員的工作效率，使得工作人員可以在第一時(shí)間收到并且儲(chǔ)存相關(guān)的信息。另外，檔案管理工作的創(chuàng)新還順應(yīng)了信息時(shí)代的發(fā)展的需求，例如檔案與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和查詢系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得人們可以及時(shí)準(zhǔn)確的獲取豐富準(zhǔn)確的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上查詢閱讀，這種獲得信息的方法方便快捷準(zhǔn)確，而且獲得信息的速度非常快、效率高。這種在線服務(wù)的開展，滿足了信息化社會(huì)下人們對(duì)信息的需求，展現(xiàn)了信息的時(shí)效性。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息化的檔案管理手段非常科學(xué)，在我們建立起相應(yīng)的數(shù)字檔案室后，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將相關(guān)的數(shù)據(jù)或者文件進(jìn)行整理，將其匯編成專題，利用數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱服務(wù)等服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上快速通訊，強(qiáng)化信息交流，尤其是隨著檔案室查詢資料的人員不斷增多，這種做法可以使公民快速準(zhǔn)確的查詢到自己的資料，這對(duì)于公民來說可以更好的維護(hù)自身的利益，這種做法無疑符合社會(huì)的發(fā)展需求，順應(yīng)了時(shí)代的形式。由此可見，在信息時(shí)代的大前提下，檔案管理的創(chuàng)新十分的重要。

2.信息時(shí)代下帶給檔案管理的弊端

信息化時(shí)代的檔案管理是一個(gè)對(duì)管理的機(jī)構(gòu)以及人員要求較高的工作，但是從目前的狀況來看，檔案管理工作的人員并沒有“與時(shí)俱進(jìn)”，他們依舊停留在檔案的收集、分發(fā)查詢階段，并沒有深刻的了解信息化時(shí)代下檔案管理的精髓，而且他們對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理的基本知識(shí)和操作技能比較缺乏。其次在檔案管理的基礎(chǔ)方面，一些單位做得也不好，他們沒有認(rèn)真的進(jìn)行檔案的歸檔、編目，甚至對(duì)于一些中小型企業(yè)來講，由于他們對(duì)于檔案管理工作的不重視，他們甚至無法進(jìn)行檔案的檢索。還有一些企業(yè)根本就是將檔案管理工作當(dāng)作是公司可有可無的一部分，他們經(jīng)常選擇性的“遺忘”檔案管理工作，或者是雇傭一些兼職人員去解決這些工作，敷衍了事。他們的這些做法已經(jīng)表明了他們對(duì)檔案管理工作的不重視，他們認(rèn)為

只要做好檔案文件的歸檔、保管、無泄漏即可。但是他們卻不知道在信息時(shí)代的檔案管理工作非常重要，員工往往可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案中的一些知識(shí)從而達(dá)到豐富自己學(xué)識(shí)、提高自己的能力的目的，而檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)卻沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，這使得他們投入到檔案管理工作的資源少，而檔案管理的一些必備設(shè)備也處于緊缺狀態(tài)。

3.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

要想進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，首先我們應(yīng)該從思想觀念上入手。只有在檔案管理的思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，我們才可能在檔案管理的行為上做到創(chuàng)新。為此我們要認(rèn)識(shí)到在信息時(shí)代的大環(huán)境下，檔案管理工作的發(fā)展需要突破工作環(huán)境的封閉性、后端性。我們要運(yùn)用創(chuàng)新的思想觀念，以另外的角度來看待檔案管理工作，我們要避免檔案管理工作的墨守成規(guī)，一定要有新意，打開工作的新局面，充分發(fā)揮檔案管理工作在新時(shí)代下的作用和功能。我們要知道檔案管理工作的創(chuàng)新沒有任何的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，必須要通過解放思想，勇于大膽嘗試，更新工作觀念，不斷摸索，不探索中前進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作在創(chuàng)新工作中得以快速發(fā)展。首先我們要明確檔案管理工作都需要在什么方面實(shí)行創(chuàng)新，在筆者看來，首先，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象需要“創(chuàng)新”，在如今，到檔案室查詢資料的人員不斷增多，他們有的是出于自身的利益考慮，想要查明一些資料從而更好的維護(hù)自身的合法利益。還有的是想要及時(shí)的了解相關(guān)的政策信息，以便于為自身的發(fā)展做打算。但無論是怎樣，檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)大了是不爭的事實(shí)。為此我們希望檔案管理工作要跟緊時(shí)代的步伐，擴(kuò)大服務(wù)的范圍，檔案管理部門需要將檔案資料面向政府機(jī)關(guān)或者是企業(yè)單位或者是個(gè)人，即盡全力的面向社會(huì)中需要利用檔案信息的組織個(gè)體。同時(shí)，檔案管理人員也要發(fā)掘檔案信息的潛在價(jià)值以便于吸引更多的群眾走入到利用檔案信息的群體中來，相信在經(jīng)過科學(xué)的規(guī)劃與處理后，廣大的群眾一定會(huì)從檔案信息中汲取到更多的知識(shí)，這會(huì)讓檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象變得更多，也會(huì)讓檔案管理工作的價(jià)值最大化。除了檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象需要“創(chuàng)新”之外，檔案管理工作的服務(wù)技術(shù)也需要?jiǎng)?chuàng)新。無論信息時(shí)代下的檔案管理工作的服務(wù)面有多么廣、作用有多么的大，檔案管理工作的技術(shù)始終是檔案管理工作的基石，我們只有將檔案管理工作的服務(wù)技術(shù)創(chuàng)新，我們才能？從中獲得源源不斷的檔案管理動(dòng)力，推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。首先，我們要加強(qiáng)電子文件的自動(dòng)上傳與收集。“工欲善其事，必先利其器”，若想做好檔案管理工作，我們先要有一個(gè)資源深厚的檔案管理庫，也就是說我們要做好電子文件的自動(dòng)上傳、收集、整理等工作，當(dāng)然與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同的是，電子文件只要通過上傳或者是下載就可以實(shí)現(xiàn)有效的管理。為此我們可以通過信息技術(shù)建造一個(gè)能夠自動(dòng)上傳、收集以及整理電子文件的程序，再加以工作人員進(jìn)行一定的操作，相信這種電子文件的收集和整理一定會(huì)十分的整齊有效，而且效率較人工而言高出很多。其次，在擁有了一個(gè)資源豐富的檔案庫后，我們要懂得高效準(zhǔn)確的去利用他們，我們可以通過開展在線服務(wù)，讓人們可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息系統(tǒng)獲取他們想要的資源，例如知識(shí)、時(shí)事、政策等。我們可以通過建立數(shù)字檔案室的方法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，這樣人們就可以在網(wǎng)絡(luò)上通過檢索得到他們想要的信息，他們也不用再通過專門的人員到檔案室內(nèi)去查詢文件，這對(duì)于人們來說即省時(shí)又省力，還高效的利用了檔案室的資源。由此可見檔案管理信息技術(shù)的創(chuàng)新也十分的重要。

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